Приказ об увольнении подписан, кадровое дело сформировано, а расчёт ушёл в бухгалтерию. Казалось бы, процесс расставания с сотрудником завершён, но если у него нет бумажной трудовой книжки, работодатель обязан подготовить справку по форме СТД-Р.
Что такое справка СТД-Р и для чего она нужна
Этот документ подтверждает работу сотрудника у конкретного работодателя. В нём отражается вся кадровая хронология: от момента трудоустройства и внутренних перемещений до расторжения договора. Нормативное регулирование выдачи таких сведений зафиксировано в ст. 66.1 ТК РФ.
СТД-Р не показывает полный трудовой стаж: деятельность в других организациях в неё не включается. Чтобы получить всю историю из базы Социального фонда России (СФР), запрашивается форма СТД-СФР.
Обратите внимание: на внештатных исполнителей, с которыми заключён договор ГПХ, СТД-Р не оформляется. Если вы выбираете между традиционным наймом и привлечением подрядчика, заранее изучите разницу между трудовыми отношениями и ГПХ. А подробнее об учёте стажа для исполнителей по договорам подряда мы писали в другой статье.
Какие сведения содержит форма СТД-Р
В документе отражены:
- персональные данные сотрудника — ФИО, дату рождения, номер СНИЛС;
- сведения о работодателе;
- отметки о выданных заявлениях;
- кадровых мероприятий.
По каждому событию проставляются:
- дата,
- тип процедуры,
- занимаемая должность (функция),
- соответствующий код,
- реквизиты документа-основания.
В случае увольнения обязательно прописывается причина прекращения сотрудничества.
Кому, когда и в какой срок выдают СТД-Р
Алгоритм действий кадровой службы зависит от статуса работника: продолжает ли он работать в компании, увольняется или обратился за выпиской уже в статусе бывшего сотрудника.
Кому работодатель обязан выдать СТД-Р
Ключевой критерий — наличие или отсутствие бумажной трудовой книжки. СТД-Р необходим, когда у сотрудника есть только электронная трудовая книжка. Если же сотрудник сохранил бумажный формат трудовой, дублировать записи через СТД-Р компания не обязана (ч. 5 ст. 66.1 и ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Выдача СТД-Р по заявлению работника
Если действующему сотруднику потребовалась выписка во время работы, он подаёт работодателю заявление с указанием желаемого формата — бумажного или электронного.
Например, СТД-Р может понадобиться сотруднику, если он устраивается на работу по совместительству и новому работодателю нужно подтвердить сведения о текущем основном месте работы. В справке также можно увидеть должность, переводы и другие кадровые события у нынешнего работодателя.
С момента регистрации обращения кадровой службой или делопроизводителем, у организации есть максимум 3 рабочих дня, чтобы выдать заполненную СТД-Р. Дата регистрации важна: именно от неё отсчитывают установленный срок выдачи документа.
Выдача СТД-Р при увольнении
Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, в день увольнения ему не нужно отдельно просить СТД-Р. Кадровик заранее готовит справку и выдаёт её вместе с остальными документами. Чтобы ничего не забыть в последний рабочий день, СТД-Р удобно добавить в стандартный чек-лист увольнения.
Выдача СТД-Р бывшему сотруднику
После увольнения сотрудник всё равно может обратиться к бывшему работодателю за документами, подтверждающими его работу в компании. Запрос лучше зарегистрировать, а при выдаче сохранить подтверждение, что документ был передан лично в руки или отправлен по почте. Такой порядок предусмотрен ст. 62 ТК РФ. Если же экс-работнику нужны данные по всем местам работы, ему нужно запрашивать СТД-СФР.
В каком виде можно выдать справку
Если документ выгружается в электронном формате, его заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя. Бумажный вариант подписывает руководитель либо доверенное лицо, а печать проставляется при её использовании. При внедрении кадрового электронного документооборота (КЭДО) порядок создания и отправки таких форм прописывается в локальных актах. Подробнее — в статье что такое КЭДО и как он работает.
Что делать, если сотрудник отсутствует или отказывается получать документ
В свой последний рабочий день сотрудник может отсутствовать из-за болезни или отпуска либо отказаться принимать документы, например, если он не согласен с причиной увольнения. В таких случаях, согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, справка направляется работнику заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
Факт отказа можно зафиксировать соответствующим актом, однако его составление не освобождает компанию от обязанности отправить документы почтой. Почтовые квитанции и трек-номера необходимо сохранить как доказательство соблюдения закона.
Как выглядит справка СТД-Р и где скачать актуальный бланк
Бланк СТД-Р включает шапку с реквизитами физического лица и организации, а также таблицу с последовательной записью кадровых мероприятий. Действующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н. Обратите внимание: в августе 2026 приказ был изменён, так что сохранённые шаблоны с прошлого года скорее всего будут неактуальны. Свежий бланк можно загрузить с официального портала СФР.
Из каких полей состоит форма:
- Данные сотрудника: ФИО, дата рождения, номер СНИЛС.
- Данные работодателя: наименование компании, ИНН, КПП, регистрационный код в СФР.
- Даты заявлений: отметки о выбранном способе ведения трудовой книжки.
- Дата события: число, месяц и год приёма, перевода, расторжения договора и т. д.
- Кадровое мероприятие: ПРИЁМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ и аналогичные.
- Трудовая функция: наименование должности/специальности и структурного подразделения.
- Код функции: цифровой код из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ).
- Причина увольнения: нормативная формулировка прекращения трудовых отношений.
- Документ-основание: наименование, дата и номер распорядительного акта.
- Подпись и дата: финальное заверение формы.
Как заполнить форму СТД-Р: пошаговая инструкция
Шаг 1. Проверьте персональные данные
Сверьте сведения в карточке работника: ФИО, дату рождения и СНИЛС. Особое внимание уделите случаям смены фамилии или недавней миграции базы данных.
Шаг 2. Укажите реквизиты компании
Уточните юрлицо, указанное в трудовом договоре. В холдингах и группах компаний единый бренд часто состоит из разных юридических лиц. Внесите ИНН, КПП, наименование и регистрационный номер СФР именно той организации, где числился сотрудник; для филиалов проверяйте спецификацию подразделения.
Если организация сменила название в период работы сотрудника, просто заменить старое название новым нельзя. В СТД-Р для этого делают отдельную запись «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» и указывают дату изменения и документ-основание.
Шаг 3. Внесите сведения о заявлении по трудовой книжке
Убедитесь, что заявление о выборе формата книжки подавалось именно вашей компании. Даты обращений, оформленные у предыдущих работодателей, в СТД-Р нового места работы не переносят.
Шаг 4. Отразите историю кадровых мероприятий
Восстановите хронологию событий за период работы у вас. Допустимые виды мероприятий: приём, перевод, переименование, установление (присвоение), увольнение, приостановление и возобновление.
Соблюдайте цепочку: событие → распорядительный документ → дата → запись в СТД-Р. Информацию об отпусках, премиях или взысканиях в СТД-Р не заносят.
Шаг 5. Внесите трудовую функцию и код по ОКЗ
Заполняйте должность и квалификацию в строгом соответствии с кадровыми приказами. Подразделение вписывается только при его упоминании в трудовом договоре. Код функции подбирается по Общероссийскому классификатору занятий с опорой на фактические обязанности, а не только на название должности.
Шаг 6. Заполните основания увольнения и реквизиты приказа
Причину расторжения договора копируйте из приказа дословно, избегая разговорных сжатий и произвольных трактовок — она должна точно повторять формулировку ТК РФ (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). В соседних графах укажите тип, дату и номер документа-основания, предварительно сверив их с оригиналом.
Шаг 7. Подпишите и заверьте справку
Финальный шаг зависит от формата справки. Бумажный вариант подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник с приложением печати (при наличии). Электронную форму визируют УКЭП работодателя.
Данные правила зафиксированы в пп. 11–12 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.
Ошибки в СТД-Р чаще всего возникают из-за рассинхронизации данных в системах. В приказе может фигурировать одна дата перевода, в программе — другая, а в отчётности СФР — третья. Поэтому перед выдачей справки рекомендуем провести сверку трёх источников: первоисточника (приказа), кадровой базы и ранее отправленных отчётов в фонд. Разобраться с несоответствиями лучше до передачи формы работнику.
Как выдать СТД-Р работнику: порядок действий
Шаг 1. Определите повод и формат выдачи
Сначала разберитесь, почему сотруднику нужна СТД-Р. Если справку запросил действующий или бывший работник, ориентируйтесь на дату его заявления. Если человек увольняется, документ должен быть готов к последнему рабочему дню. Сразу уточните и формат. Например, если сотрудник попросил электронную СТД-Р, нет смысла её печатать, а потом переделывать в электронный вид.
Шаг 2. Проверьте сформированный документ
Сверьте ФИО и СНИЛС сотрудника, реквизиты работодателя, даты кадровых событий, должность, код ОКЗ и номера приказов. Например, если в приказе перевод оформлен с 15 марта, а в СТД-Р стоит 14 марта, это будет ошибкой, и хорошо, если вы найдёте её до выдачи. То же касается и должности: формулировка в справке должна совпадать с кадровыми документами, а не с тем, как её привыкли называть внутри компании.
Шаг 3. Заверьте форму
Бумажную СТД-Р подписывает руководитель или уполномоченное лицо. На справку ставят печать (если она есть у организации). Электронный документ оформляют с квалифицированной электронной подписью. Просто выгрузить файл из кадровой программы и отправить его сотруднику недостаточно: документ должен быть оформлен по установленным правилам.
Шаг 4. Передайте справку сотруднику
Если сотрудник сам запросил СТД-Р, передайте её в том формате, который он сам выберет. При увольнении лучше заранее учитывать и ситуацию, когда вручить справку лично не получится. Например, человек заболел в последний рабочий день или отказался получать документы из-за конфликта с работодателем. В таком случае справку направляют почтой в установленном порядке.
Шаг 5. Зафиксируйте факт передачи
Для бумажной формы подтверждением станет подпись сотрудника на втором экземпляре и запись в журнале выдачи. Если документ отправили почтой, сохраните квитанцию. При электронной передаче — подтверждение доставки письма. Через несколько месяцев именно эти документы помогут доказать, что работодатель выдал СТД-Р вовремя.
Как исправить или отменить ошибочную запись в СТД-Р
Корректировать отдельные ячейки в уже выданной СТД-Р нельзя. Если кадровое событие требует отмены, в новой строке полностью дублируют ошибочную запись и проставляют знак «X» в колонке «Признак отмены записи». Если информацию нужно заменить, следующей строкой заносят правильные данные.
Например, кадровик указал перевод сотрудника на новую должность с 1 апреля, а в приказе стоит 3 апреля. В этом случае ошибочную запись с датой 1 апреля сначала отменяют, а затем добавляют правильную — с 3 апреля. Так же поступают, если неверно указали должность, код выполняемой функции или основание увольнения. Если кадровое событие внесли по ошибке и его вообще не было, достаточно отменить запись.
Если ошибочные сведения успели уйти в базы СФР, одной правки СТД-Р сотруднику недостаточно — нужно направить скорректированный отчёт в фонд. Обязанность компании исправлять неверные сведения по заявлению работника закреплена в ст. 66.1 ТК РФ. О том, что грозит работодателю за невыдачу или ошибки в СТД-Р, читайте в соответствующем разделе.
Чем СТД-Р отличается от СТД-СФР и где получить сведения
Главное различие между справками кроется в источнике информации: СТД-Р выдаёт конкретная организация, а СТД-СФР формирует фонд по всем имеющимся у него сведениям.
| СТД-Р | СТД-СФР | |
|---|---|---|
| Кто оформляет | Текущий или бывший работодатель | Социальный фонд России (СФР) |
| Объём сведений | Период работы у конкретного работодателя | История трудовой деятельности из базы фонда |
| Куда обращаться | В отдел кадров компании | В СФР, МФЦ или через портал «Госуслуги» |
| Когда необходима | Требуется подтверждение стажа в конкретной организации | Нужна полная картина трудового стажа по всем работодателям |
Можно ли получить СТД-Р через Госуслуги
Получить СТД-Р через Госуслуги нельзя, поскольку формирование этой справки — обязанность работодателя. На портале «Госуслуги» заказывают выписку из информационных систем фонда — форму СТД-СФР.
Что грозит работодателю за невыдачу или ошибки в СТД-Р
Срыв сроков выдачи СТД-Р — нарушение трудового законодательства. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, должностным лицам и ИП грозит предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, а юрлицам — предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Бывают ситуации, когда из-за задержки документов человек не может вовремя устроиться на новую работу и теряет заработок. В таком случае работодателю придётся возместить неполученный доход по ст. 234 ТК РФ. Однако если в справке просто допущена мелкая опечатка, которая ни на что не повлияла, выплачивать компенсацию компания не обязана.
СТД-Р относится только к трудовым отношениям, поэтому её выдачу нужно включить в стандартный регламент увольнения штатных сотрудников. Для исполнителей по ГПХ действует другой порядок оформления документов. О том, какие документы нужны при таком сотрудничестве, читайте в статье «Как оформить исполнителя по договору ГПХ».
Если компания хочет часть задач передать исполнителям по ГПХ, важно заранее проверить, подходит ли такой формат под характер работы.
Однако, исполнитель, оформленный по договору, по сути может работать как штатный сотрудник: с установленным графиком, подчинением внутренним правилам и постоянным выполнением одну трудовую функцию. Такие отношения могут признать трудовыми. Например, это может произойти по решению суда или после предписания трудовой инспекции. Подробнее о таких ситуациях и рисках читайте в материале о рисках вывода персонала за штат.
Что проверить перед выдачей справки СТД-Р
Чтобы не запутаться, документооборот по штатному персоналу, самозанятым, исполнителям по ГПХ лучше вести раздельно. Форма СТД-Р относится исключительно к кадровому учёту сотрудников, тогда как договоры, акты и чеки подрядчиков оформляются по иным правилам.
Перед передачей справки убедитесь, что:
- выбрали актуальный бланк формы;
- сверили персональные данные сотрудника;
- указали верное юридическое лицо и его реквизиты;
- даты заявлений относятся к вашей организации;
- кадровые мероприятия совпадают с приказами;
- проверили формулировку указанной должности и код по ОКЗ;
- основание увольнения списали без искажений;
- реквизиты документов-оснований соответствуют оригиналам;
- форма подписали и заверили печатью/УКЭП;
- выбрали верный способ и соблюли срок передачи;
- у вас осталось доказательство выдачи справки.
