Электронные подписи и онлайн-документы упрощают кадровый документооборот. Этот эффект особенно заметен в крупных компаниях и в бизнесе, который работает с удалёнными сотрудниками. Рассказываем обо всех важных особенностях и показываем, что нужно для перехода на КЭДО.
Что представляет собой КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) это система, которая переводит всю работу с документами в онлайн.
После внедрения КЭДО почти любой документ можно создать, подписать и сохранить в электронном архиве. Это поможет сэкономить время на подписание документов: их больше не придётся отправлять почтой и курьерами к людям в других городах и странах.
Для внедрения КЭДО руководителю компании и всему персоналу нужно получить персональные электронные подписи.
Предприятие может заменить бумажную документацию электронными документами. На бумаге нужно будет сохранить только малую часть документации. Вам не придётся выделять помещение и хранить многочисленные папки с приказами, заявлениями, отчётами и так далее.
Основание — статья 22.1 Трудового кодекса РФ.
На что не распространили ЭДО в кадровой сфере
На бумаге должны остаться три вида документов:
-
- инструктажи по охране труда;
- приказы об увольнении;
- акты Н-1 о несчастных случаях на предприятии.
Основание — часть 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ.
Обязательно нужно дублировать на бумаге, но можно оформлять электронно два типа документов:
-
- трудовые книжки — в тех случаях, когда сотрудник не успел перейти на электронную трудовую книжку;
- форму СТД-Р — это справка, которая содержит сведения о трудовой деятельности.
Преимущества КЭДО
У перехода на систему КЭДО есть следующие преимущества:
-
- Отсутствие бумажной рутины. Это сократит расходы на печать, доставку и хранение документов.
- Ускорение работы с кадровыми документами сэкономит ресурсы бухгалтерии и упростит сбор информации для подачи отчётности.
- Оперативная работа с удалённым персоналом — они быстро узнают о появлении новых приказов и локально-нормативных актов, и будут обязаны работать в соответствии с новыми правилами.
- Контроль статуса документа в онлайн-режиме. Если по каким-то причинам работа с документами ведётся хаотично, вы можете за пару минут найти все документы, которые ещё не подписали.
- Прозрачность документооборота. Сфальсифицировать документы в КЭДО крайне сложно.
- Безопасность информации. В системе создаётся электронный архив с защищённым доступом. Персонал организации получает документы по закрытым каналам с ограниченным доступом.
Минусы КЭДО
К минусам системы относятся следующие особенности:
-
- Возможные расходы на создание электронных подписей для всего персонала организации. Если вы используете сервисы, которые требуют квалифицированные электронные подписи, вам потребуется приобрести их.
- Возможное сопротивление персонала переходу на КЭДО. Нововведения могут быть непонятны для возрастных сотрудников или для тех, кто редко пользуется компьютером.
- Привязка работы кадров к работе электричества и интернета. Если пропадёт свет или связь, работа встанет.
|
Плюсы |
Минусы |
|
→ Отсутствие бумажной рутины → Упрощение и ускорение работы с документами → Оперативная работа с удалённым персоналом → Контроль статуса документа в онлайн-режиме → Прозрачность документооборота → Безопасность информации |
→ Расходы на создание квалифицированных электронных подписей → Возможное сопротивление персонала → Привязка работы кадров к электричеству и интернету |
Обязательно ли переходить на электронный документооборот
Не обязательно. Внедрять ли КЭДО, выбирает сама организация. Закон не принуждает бизнес переходить на полное электронное делопроизводство. Даже отчётность, которую компании обязаны подавать в электронном виде, для себя можно дублировать на бумаге.
Основание — часть 1 статьи 22.2 Трудового кодекса РФ.
Как легально и правильно перейти на КЭДО
Для легального внедрения понадобится электронная подпись руководителя и специальный защищённый сервис.
После этого нужно будет оформить приказ об использовании в локальный нормативный акт и собрать согласие персонала. Согласие персонала нужно будет оформить письменно — и, если отдельный сотрудник не даст своё согласие, кадровое делопроизводство по нему придётся вести в бумажном формате.
После этого останется зарегистрировать сотрудников на платформе и выпустить для них электронные подписи.
Подготовка сотрудников к переходу на электронный документооборот
Чтобы подготовить персонал к переходу на КЭДО, нужно:
-
- Известить сотрудников о планах перейти на электронное делопроизводство.
- Подготовить приказ о переходе на электронный документооборот.
- Получить согласие персонала на работу с ЭДП.
- Выдать каждому сотруднику уникальную цифровую подпись.
- Провести инструктаж по работе с системой.
Основание — статья 22.2 Трудового кодекса РФ.
Заключение
КЭДО может стать удобным решением для бизнеса. Этот способ ведения делопроизводства поможет сэкономить время и сократить расходы предприятия. КЭДО позволит эффективно работать с удалёнными подразделениями. С помощью цифровой подписи можно подписывать документы даже с теми сотрудниками и исполнителями, которые находятся в других городах или странах.
