Как оформить сотрудника по договору ГПХ?

Чаще всего физлицо и бизнес взаимодействуют в сфере трудового права. Договор ГПХ (договор гражданско-правового характера) или, как ещё его называют, ГПД (гражданско-правовой договор) относится к другой отрасли права — гражданской. Компании используют его для привлечения рабочей силы на разовые проекты: ремонт электропроводки в офисе, подготовку помещения к корпоративу и другие.

Во многих случаях бизнесу выгоднее заключить ГПД, а не нанимать человека в штат. Однако здесь есть свои плюсы, минусы и особенности.

В этой статье разберём:

• Плюсы и минусы гражданско-правового договора для бизнеса.
• Плюсы и минусы ГПД для физлица.
• Какие виды ГПД бывают.
• Как правильно составить соглашение.
• С кем можно и нельзя оформлять отношения ГПД.
• Когда ГПД могут переквалифицировать в трудовой договор.
• Можно ли заключить ГПХ со штатным сотрудником.
• Налоги и другие платежи по ГПД.
• Оформление операций по ГПД в 1с.
• Образец соглашения.

• Налоговая нагрузка — меньше. По трудоустроенным сотрудникам вы платите не менее 30,2% от заработной платы в ПФР, ФОМС и ФСС, а также в фонд страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ФСС от несчастных случаев (НС) и профессиональных заболеваний (ПЗ)). Плюс 13% НДФЛ (налог на доходы физлиц). По ГПД с физлицами без статуса самозанятого вы платите только НДФЛ, взносы в ПФР и ФОМС. По договорам ГПХ с самозанятыми не платите ничего.
• Экономия на создании и обеспечении рабочих мест. Штатным сотрудникам вы обязаны предоставить рабочее место и инструменты: например, бухгалтеру понадобится, как минимум, комната, стол, стул и компьютер. Все это нужно купить, плюс ещё ежемесячно оплачивать аренду помещения, коммунальные платежи, возможно, лицензии рабочих программ. Добавьте зарплату уборщицы, сторожа и другого линейного персонала.
  Оформив договор ГПХ с физическим лицом, вы избавляетесь от этих трат: фрилансер сам заботится об условиях для своей работы.
• Экономия на социальных гарантиях. Договор гражданско-правового характера не предусматривает оплату отпускных и больничных.
• Ограниченный срок сотрудничества. Это удобно, если вам нужно выполнить разовый, пусть даже продолжительный проект: сделать ремонт, сменить дизайн сайта и тому подобное. Или подобрать человека в команду: можно поручить ему небольшой проект, посмотреть его в деле. Если возьмете сотрудника в штат, и позже команда с ним не сработается, уволить работника будет проблематично.
• Отсроченная оплата. Сроки выплат по договору ГПХ физическому лицу устанавливаются после приёмки результата, даже если сотрудничество длится несколько месяцев. Иногда предусматривают аванс, но он редко превышает половину оговоренной суммы. Таким образом вы не изымаете деньги из оборота раньше времени.
• Вы не ограничены штатом. В компаниях со строго регламентированной кадровой политикой нельзя нанять человека на должность, которой нет в штате, или если необходимое количество штатных единиц на неё уже набрано. Зато можете заказать работу по договору ГПХ с физическим лицом. Понадобится только согласовать бюджет.
• Можно отказать в заключении соглашения. Найм человека в штат отличается от гражданских отношений: работодатель связан некоторыми ограничениями. Например, он не может отказать человеку в найме из-за возраста, иначе можно получить обвинение в нарушении ТК. В гражданско-правовом поле нет таких условий: вы можете отказаться заключать соглашение по любой причине, не объясняя её.

К минусам можно отнести:

• Недостаток контроля за работой фрилансера. Вам будет сложнее контролировать, как выполняется работа, на каком она сейчас этапе. Для проектов, которые длятся несколько месяцев, есть риск потерять время и не получить результат. Для снижения рисков предусмотрите в соглашении поэтапную сдачу.
• Возможность поручать только разовые задачи с чётким результатом и ограниченным сроком выполнения. По договору ГПХ нельзя, например, поручить вести бухгалтерский учёт на постоянной основе, но можно заказать сдачу отчётности за 3 квартал.

В целом для физического лица работа по договору ГПХ менее выгодна, чем по трудовому. Но это в теории, а на практике для конкретного человека плюсы такого сотрудничества могут перевешивать минусы.

Преимущества для физлица

• Возможность зарабатывать без образования и опыта работы. При официальном трудоустройстве компании предъявляют определённые требования к квалификации сотрудника. А договор гражданско-правового характера содержит только условия относительно качества результата.
• Работа в собственном темпе, графике, без контроля со стороны заказчика. Независимый исполнитель обязан соблюдать только сроки сдачи работы или её этапов, оговоренные в ГПД.
•  Простое оформление сотрудничества. Трудоустройство – это целый пакет документов, обязательный медосмотр и тому подобная бюрократия. Для заключения договора ГПХ вам всего лишь нужно будет предоставить заказчику паспорт, СНИЛС, ИНН и подписать соглашение.
• Свободное совместительство. Большинство компаний не приветствуют, когда сотрудники дополнительно работают на «стороне», хотя запретить не имеют права. Фрилансер, оформленный по ГПД, имеет не только полное моральное право сотрудничать с несколькими компаниями сразу, но и возможности для этого – он не привязан к графику или месту работы у заказчика.
• Возможность привлекать субподрядчиков. На штатной должности такое вряд ли возможно, а вот в рамках ГПД вы имеете право поручить выполнение своих обязанностей другим. Но, только если это не запрещено в соглашении.
• Пенсионный стаж. Сотрудничество по ГПД зачисляется в стаж для получения пенсии. Речь идёт только о социальной пенсии. Чтобы рассчитывать на страховую пенсию, фрилансер должен зарегистрироваться и добровольно вносить страховые пенсионные платежи (кроме индивидуальных предпринимателей, они платят их в обязательном порядке).

Недостатки

• Нет оплачиваемых отпусков, больничных. Фрилансер, работающий по договору ГПХ, теоретически может отдыхать, когда захочет, и болеть столько, сколько посчитает нужным, а не работать полубольным. На практике же для этого нужно обеспечить себе «финансовую подушку». Потребуется достаточно зарабатывать, чтобы собрать сбережения на то время, когда вы не будете работать. Какие-то социальные пособия можно оформить через органы социальной защиты. Но на это нужно потратить время. Да и размер пособий будет минимальным — ведь, работая по договору ГПХ, вы не являетесь застрахованным лицом.

• Риск банкротства заказчика. Если заказчик-должник объявил о банкротстве, то вы в очереди на выплаты будете находиться ниже штатных работников. И есть риск, что имущества банкрота на выплату вашего долга не хватит. Кроме того, штатные сотрудники при банкротстве компании в более выгодном положении, так как помимо зарплаты получают различные компенсации.
• Расторжение в один день. Большинство заказчиков прописывают в ГПД возможность его досрочного расторжения по своей инициативе, без особых уважительных причин. Можно оговорить расторжение только по взаимному согласию или с компенсацией, но не все заказчики на это идут.
• Пустая трудовая книжка. Доказать свой опыт будущим потенциальным заказчикам или при трудоустройстве будет сложнее, так как записи о выполненных по ГПД работах и услугах в трудовую книжку не вносятся. Понадобится предоставлять прошлые акты выполненных работ и рекомендации заказчиков.
• Отсутствие пособий при травме на работе. По договорам ГПХ с физическими лицами бизнес не обязан оплачивать страхование от НС и ПЗ. Поэтому внештатный персонал не имеет права на пособие при травме. Придётся либо обращаться в суд, либо изначально прописывать в тексте соглашения соответствующие компенсации или пункт о платежах на НС и ПЗ.
• Сложнее взять кредит в банке. Наёмному работнику проще подтвердить свой доход, и для банка заработная плата выглядит более стабильным источником дохода. А вот фрилансер, который всё время работает по ГПД, скорее всего, будет оценен как менее надёжный заёмщик, а значит, получит менее выгодный процент по кредиту или меньшую сумму. Или кредит вообще не выдадут.
• Риск полного возмещения ущерба и убытков. Ответственность штатного сотрудника ограничена: возмещение ущерба в полной мере предусмотрена только в некоторых случаях. А вот по ГПД заказчик вправе обратиться в суд и взыскать с фрилансера полную сумму ущерба, убытков и недополученной прибыли.

Оказания услуг. Одна сторона обязуется оказать другой услуги, которые вторая сторона обязуется оплатить. Например, услуги аудита, оценки недвижимости, юридической консультации и тому подобные.
Подряда. Самый распространённый вид договора ГПХ. По этому соглашению исполнитель выполняет определённую работу, а заказчик её принимает и оплачивает. От соглашения на оказание услуг он отличается тем, что результатом является создание или изменение чего-то материального. Например, классические соглашения подряда — на строительство и ремонт зданий.
Авторский. Предметом здесь выступают права на объекты интеллектуальной собственности: литературные и музыкальные произведения, компьютерные программы, научные труды и тому подобное.

Чтобы правильно составить договор ГПХ с физическим лицом, прежде всего не забудьте указать срок его завершения. Это ключевой момент, который отличает ГПД от трудового соглашения (есть и другие признаки, о них напишем в одном из следующих разделов).

Для оформления физлицо предоставляет компании свой паспорт, СНИЛС и ИНН – данные из этих документов вписываются в текст соглашения. Также в тексте нужно указать:

• дату составления;
• место составления;
• предмет договоренности – какой результат, в каком качестве исполнитель должен предоставить заказчику;
• если физлицо является самозанятым, указать это;
• сроки и порядок оплаты;
• ответственность, права заказчика и исполнителя;
• порядок изменения, расторжения, продления соглашения;
• реквизиты сторон.

Договор ГПХ можно заключать как с физлицами без специального налогового статуса, так и с ИП (индивидуальными предпринимателями) и самозанятыми. С ИП и самозанятыми это наиболее выгодно из-за экономии на налогах и социальных платежах.

Оформление договора ГПХ не разрешается с вашими бывшими наёмными сотрудниками – если они работали у вас в течение последних двух лет, а теперь зарегистрированы как самозанятые. Вы можете заключить с ними договор ГПХ, но будете обязаны платить НДФЛ в бюджет и страховые взносы в фонды как по физическому лицу без специального статуса (Письмо Минфина от 20.11.2020 г. N 03-11-11/101180).

Также нужно внимательно относиться к формулировкам в тексте соглашения и сути поручаемых независимым исполнителям задач, чтобы не оказалось, что по факту у вас с физлицом трудовые отношения, а оформлены они договором ГПХ. Такая подмена может повлечь за собой крупные штрафы и доначисления налогов и взносов.

При заключении договора ГПХ с физическим лицом важно контролировать, чтобы он не заменял собой фактические трудовые отношения.

Если коротко, то в трудовых отношениях работнику платят за выполняемую профессиональную функцию, рабочий процесс, а в гражданских – заказчик платит исполнителю за результат.

Какие условия в тексте соглашения проверяющие органы толкуют в пользу того, что у вас на самом деле оформлены трудовые отношения, а не гражданско-правовые?

• Не указан срок сдачи работы.
• Прописано выполнение должностных обязанностей или постоянной трудовой функции, а не предоставление определённого результата.
• Фрилансера обязывают выполнять корпоративные правила, работать в соответствии с определённым графиком.
• Фрилансеру оплачивают больничные и отпуск.
• Физлицу бесплатно предоставляются инструменты и материалы для выполнения обязанностей.
• Фрилансер должен работать на территории заказчика (за исключением случаев, когда это связано с характером работ – например, ремонт помещений).
• Фрилансер ежемесячно получает оплату в одном и том же объёме.
• На исполнителя возложена материальная ответственность за ценности, инструменты, оборудование компании; ему передаются какие-то вещи, товары под отчёт.
• Фрилансер выполняет периодически возникающие задачи, заранее не оговоренные в ГПД.
• Место работы исполнителя часто меняется по распоряжению начальства.
• Оформляются путевые и маршрутные листы.
• Фрилансер получает большую часть дохода (или весь) только от одного заказчика.

Инициировать переквалификацию гражданских правоотношений в трудовые могут:

• ГИТ (госинспекция труда);
• ФНС (налоговая служба);
• органы социального страхования;
• исполнитель (через суд).

Если суд или контролирующий орган примет решение о переквалификации, то компания понесет убытки:

• штраф (до 100 тысяч рублей);
• доначисление НДФЛ плюс пени;
• доначисление страховых взносов;
• компенсации физлицу: за переработки, неиспользованный отпуск, задержку выплат и другие

Если суд или контролирующий орган примет решение о переквалификации, то компания понесет убытки:

• штраф (до 100 тысяч рублей);
• доначисление НДФЛ плюс пени;
• доначисление страховых взносов;
• компенсации физлицу: за переработки, неиспользованный отпуск, задержку выплат и другие

Выше мы разобрали, что есть ограничение на оформление ГПД с бывшими наёмными сотрудниками. Но можно ли оформить ГПД, если сотрудник ещё работает у вас?

Такое возможно, но при определённых условиях:

• обязанности сотрудника, которые он выполняет на официальной работе и по договору ГПХ, не должны быть аналогичными. Например, ваш менеджер по продажам умеет работать с графикой. Можно оформить с ним договор гражданско-правового характера на подготовку рекламных баннеров, и это будет вполне законно. А вот со штатным маркетологом аналогичное соглашение заключать рискованно, так как это предельно близко к его стандартным должностным обязанностям.
• предмет, суть, формулировки ГПД не должны напоминать трудовое соглашение.

Налоговая нагрузка компании по договору ГПХ зависит от статуса исполнителя: самозанятый, ИП или физлицо без специального налогового статуса.

НДФЛ – не платится.
Страховые взносы:

• на ОПС (пенсионное страхование) – не платится;
• на ОМС (медицинское страхование) – не платится;
• в ФСС – не платится;
• в ФСС от НС и ПЗ – не платится, но в тексте соглашения с самозанятым можно предусмотреть такой пункт. ИП может оплачивать такие взносы сам, по желанию.

НДФЛ – платится. 13%–15% для резидентов (15% – на сумму, превышающую 15 млн рублей), 30% – для нерезидентов.
Страховые взносы:

• на ОПС – платится. 10% – для компаний из категории малого и среднего бизнеса (МСП); 22% – все остальные компании;
• на ОМС – платится. 5% – для компаний МСП; 5,1% – все остальные;
• в ФСС – не платится;
• в ФСС от НС и ПЗ – стандартно не платится, но можно предусмотреть в соглашении такой пункт.

В итоговую сумму оплаты по договору с физлицом может входить не только сумма непосредственного вознаграждения (дохода), но и другие суммы. Начисляется ли на них налог и другие платежи?

Например, вы поручаете сделать ремонт в офисе. В сумму входит не только оплата за ремонт (100 тысяч рублей), но и стоимость строительных материалов, которые исполнитель должен купить самостоятельно (200 тысяч рублей). Базой для начисления налогов и платежей в фонды будет только сумма вознаграждения — 100 тысяч рублей.

Проведение операций по ГПД в 1С отличается в зависимости от продукта: «1С:ЗУП», «1С:Бухгалтерия», а также от наличия у физлица статуса самозанятого.

Чтобы отражать операции по ГПД в 1С, для начала необходимо включить в настройках «1С:ЗУП» пункт, который разрешает регистрацию выплат по договорам ГПХ.

Далее:

• Создаём в программе карточку исполнителя. Возникает вопрос — как оформить сотрудника ГПХ в 1С? Ведь фактически, исполнитель по такому ГПД — не сотрудник, а сторонний контрагент. Тем не менее, предусмотрено заведение карточки именно как сотрудника («Кадры» — «Сотрудники» — «Создать сотрудника»). Внимательно вносим его паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
• Создаём и проводим договор на него (на вкладке «Зарплата»). В реквизитах прописываем сроки начала и окончания, сумму, а также порядок оплаты. Предусмотрены варианты: оплата один раз в конце срока, оплата по актам выполненных работ, а также в конце срока по акту с авансами каждый месяц. Выбираем подходящий вид — скорее всего, это будет первый или второй варианты. Ежемесячные авансы равными суммами могут быть чреваты переквалификацией договора в трудовой, поэтому к этому варианту нужно относиться с осторожностью.

Начисление суммы к оплате можно провести с помощью:

• документа «Акт приёмки выполненных работ». Его можно создать на основании документа договора или отдельно, в разделе «Акты выполненных работ». На основании этого начисления формируется платежная ведомость в соответствующем разделе. НДФЛ и другие платежи начисляются документом «Начисление зарплаты и взносов», в обычные сроки суммы из актов попадают туда автоматически;
• документа «Начисление зарплаты и взносов» — его можно использовать, если вы оплачиваете работы по ГПД вместе с начислением зарплаты сотрудникам, или у вас выставлена функция ежемесячных авансов — тогда эти суммы будут попадать в документ автоматически. Для этого в документе предусмотрена отдельная вкладка «Договоры»;
• документа «Начисление по договорам» (на вкладке «Зарплата»). Этот документ можно создать в любое время, а не только в сроки выплат заработной платы штатным сотрудникам. В нем отражаются начисления и удержания (в том числе НДФЛ) дохода исполнителю. Но начисление страховых взносов в этом документе не предусмотрено — расчёт нужно делать в конце месяца, в документе «Начисление зарплаты и взносов».

В «1С:Бухгалтерия» добавлен функционал специально для отражения взаимоотношений с самозанятыми лицами:

• Создаёте исполнителя в справочнике контрагентов. В поле «Вид контрагента» выбираете «самозанятый».
• Для начисления сумм к оплате создаёте документ "Выплаты самозанятым". В нём можно указать, за что осуществляется оплата, сумму, прописать несколько самозанятых лиц.
• Выплату денежных средств можно оформить как обычным поставщикам – документами «Платежное поручение», «Списание с расчётного счета». Или выдать через кассу – документом «Выдача наличных».

• Сотрудничество с физлицом по договору ГПХ для бизнеса может быть выгоднее, чем трудоустройство.
• Особенно выгодно сотрудничество с самозанятыми и ИП: компания не платит никакие налоги и взносы.
• Для исполнителя в целом выгоднее работать в штате, чем по ГПД, но не всегда – у независимого сотрудничества есть множество плюсов.
• Заменить в целях экономии всех сотрудников в штате на независимых исполнителей по ГПД нельзя – это может повлечь штрафы и доначисления налогов и платежей в фонды соцстрахования.
• При составлении соглашения важно указать срок его окончания, а в качестве предмета – результат, а не процесс.
• Суть отличия трудового соглашения и ГПД в том, что в рамках отношений «работодатель-работник» вы «покупаете» постоянную работу сотрудника на вас, трудовую функцию, а в рамках гражданско-правовых – определённый результат.
• Инспекция труда, ФНС и социальные фонды проверяют, нет ли подмены трудовых отношений на ГПД по перечню признаков – мы привели их в статье.
• По ГПД с физлицом вы платите НДФЛ и взносы на пенсионное и медицинское страхование. Если соглашение заключено с ИП или самозанятым, не платите ничего.