Как компаниям работать с самозанятыми в 2025 году

Если ваш бизнес-процесс можно разбить на множество отдельных задач, то их можно поручить самозанятым. Это будет выгоднее, чем нанимать штатного работника. Но при сотрудничестве с самозанятыми нужно соблюдать определённые правила — иначе ФНС может доначислить налоги, оштрафовать компанию и заставить принять самозанятого в штат.

Рассказываем, какие выгоды бизнес получает от сотрудничества с самозанятыми, и как избежать потенциальных проблем.

За штатных сотрудников работодатель должен платить НДФЛ и страховые взносы. Обычно это 13% от суммы зарплаты и 30% от суммы зарплаты и НДФЛ. В итоге почти половина фонда оплаты труда уходит на налог.

За самозанятых платить налоги не нужно — они платят их за себя сами: при сотрудничестве с бизнесом налог на профдоход составляет всего 6%. Даже если учесть, что налог включён в цену услуги, при сделке с самозанятым он выходит в разы меньше.

Но ФНС понимает, насколько это выгодно — и следит за сотрудничеством самозанятых и их заказчиков.

Если у вас есть стандартный договор ГПХ с подрядчиком, возьмите его за основу. Ни в коем случае не берите трудовой договор. При внесении изменений слишком легко оставить слова, указывающие на трудовой характер работы — а это риск даже для случаев, когда сотрудничество с самозанятым проходит без нарушений.

Что должно быть в договоре ГПХ. По гражданскому законодательству, в договоре нужно указать:

• • дату заключения и срок действия;
  • предмет;
  • стоимость услуг и способы их оплаты заказчиком;
  • порядок оказания услуг и правила приёмки работ, документ, который это фиксирует (акт выполненных работ);
  • права, обязанности и ответственность сторон;
  • санкции в случае нарушения обязанностей для обеих сторон;
  • способы разрешения возможных споров;
  • реквизиты и подписи сторон.

Также мы рекомендуем указать сроки оказания услуги.

Если вы планируете сотрудничать с самозанятым долго, вы можете составить рамочный договор. В таком договоре описываются общие правила взаимодействия, а каждый заказ оформляется через приложение-заявку. И уже в заявке указывают конкретную задачу, её стоимость и сроки выполнения.

В чём специфика договора с самозанятым. Стоит добавить, что исполнитель платит налог на профдоход. Укажите, что с заказчика снимаются обязанности налогового агента на основании п. 8 ст. 2 закона № 422-ФЗ от 27.11.2018.

Стоит добавить обязанность самозанятого предупредить заказчика о лишении права на применение НПД и штраф на случай, если самозанятый этого не сделает.

Запрашивайте чек по каждой сумме, которую вы перевели самозанятому. Чек — единственное подтверждение оплаты услуг исполнителя, платящего НПД. Акт не даст основания учесть оплату как расходы бизнеса, и отсутствие чека может вызвать вопросы у налоговой.

Проследите за корректностью чека. Все услуги, которые вы перечислили в акте, должны быть названы в чеке так же, и по ним самозанятый должен указать те же суммы.

Не забудьте проверить ИНН и название компании — самозанятые могут ошибиться при заполнении. В теории самозанятый может не уточнить в чеке дату оказания услуги — но, если он выдал чек после получения оплаты, проблем это не вызовет.

Данные самого плательщика НПД проверять не нужно — Мой Налог заполняет их автоматически.

Распечатывать чеки не нужно. Налоговая может проверить любой платёжный документ по идентификатору, который есть в электронной версии.

Если вам не выдали чек и не отвечают на просьбы, можно обратиться в налоговую. Тогда специалисты налоговой инициируют проверку самозанятого. А у вас будет официальное подтверждение того, что вы оплачивали услугу, и сейчас добиваетесь выдачи подтверждающих документов.

Что делать, если самозанятый не выдал чек

Рассказали, по каким правилам самозанятый должен выдавать чек, и что делать в случае нарушения

Читать статью

Самозанятых нельзя нанимать вместо штатных работников — им можно доверять только отдельные задачи. Об этом мы расскажем подробно в следующем разделе.

Нельзя привлекать тех самозанятых, которые уволились со штатной должности в вашей компании меньше двух лет назад. Если ваша компания образована путём реорганизации, то нельзя привлекать тех самозанятых, которые работали на «предыдущую» компанию.

Также для самозанятых есть ограничения по видам деятельности. Главные запреты:

• • самозанятому курьеру нельзя принимать оплату без кассы заказчика;
  • самозанятый не может работать по агентскому договору и выполнять обязанности агента;
  • самозанятому нельзя продавать подакцизную продукцию и товары, подлежащие маркировке;
  • самозанятому нельзя добывать полезные ископаемые, работать с ними и продавать их;
  • самозанятому нельзя перепродавать чужие товары: только производить и продавать свои.

Подробно виды деятельности мы рассмотрели в отдельной статье — и там же привели письма Минфина, уточняющие, разрешена ли определённая деятельность.

Исполнителю по НПД можно передавать только конкретные задачи с измеримым результатом. Передавать ему рабочие обязанности нельзя — это уже подмена трудовых отношений.

При этом сами задачи могут быть сложными, в них могут быть свои процессы и они могут подразумевать плотное взаимодействие с работниками заказчика.

Что налоговая посчитает нарушением гражданского характера договора? Любые признаки трудовых отношений могут вызвать подозрения у налоговой. Однозначно обратят внимание:

• • на наличие рабочего графика у самозанятого;
  • на вписывание самозанятого в график отпусков в компании;
  • на ознакомление самозанятого с ЛНА и подчинение им;
  • на наличие трудовой терминологии — «зарплата», «отпуск», «больничный», «время работы»;
  • на социальные гарантии — у самозанятого их быть не должно.

В случае нарушений договор могут переквалифицировать в трудовой. Чем больше нарушений найдёт налоговая, тем выше шанс того, что заказчика заставят принять самозанятого на работу, платить все налоги и взносы.

Если у вас одно или два нарушения, и они объяснимы спецификой сотрудничества, шансы доказать свою правоту будут велики.

Например, компания привлекла дизайнера, чтобы тот делал по 10 баннеров в месяц для их рекламы. Из-за этого каждый месяц она перечисляет ему одни и те же суммы.

Но в такой ситуации возможно доказать сдельный характер работ, ведь:

• • компания может показать все баннеры,
  • дизайнер использует свой компьютер — технику ему не выдавали,
  • оплату переводят не в конкретный день, а по факту принятия баннеров,
  • у дизайнера нет рабочего графика.

В 2024 году появились межведомственные комиссии по труду. Вокруг комиссий уже наплодили мифы. Мы их разбирали в отдельной статье, но кратко перескажем здесь.
На самом деле почти всё осталось так же, как было раньше. В частности, сохранились:

• • Правила сотрудничества с самозанятыми.
  • Порядок проверки со стороны налоговой.
  • Обмен информацией между ведомствами.

Но есть два реальных изменения:

• • Раньше трудовая инспекция и налоговая сами решали, какую информацию и о каких работодателях передавать друг другу. Сейчас появились чёткие критерии.
  • Раньше допрашивать вас и самозанятого по деталям сотрудничества могла только налоговая. Теперь могут собрать комиссию с представителями трудовой инспекции, профсоюзов, СФР, региональных властей, МВД и прокуратуры.

Все волнения и беспокойства появились, потому что теперь налоговая передаёт комиссиям информацию сразу обо всех компаниях, которые:

• • привлекают больше 10 самозанятых для сотрудничества;
  • платят в среднем каждому из самозанятых больше 20 тысяч рублей в месяц;
  • сотрудничают с исполнителями дольше трёх месяцев.

За такими компаниями и раньше следили особенно внимательно, но с 2024 года этот надзор упорядочили и формализовали. Даже если вы соответствуете всем критериям, вам достаточно соблюдать те правила, которые мы перечислили выше — и у комиссии не будет претензий.

Актуальные новости о сотрудничестве с самозанятыми

В Телеграме мы рассказываем, что на самом деле влияет на работу с самозанятыми — читайте, чтобы оставаться в курсе

Перейти в канал

Всего есть три вида рисков, и все они купируются грамотно выстроенным сотрудничеством с самозанятым.

Риски сотрудничества с самозанятыми можно радикально снизить за счёт платформы Qugo. У нас уже есть шаблоны договоров и актов, и мы выстроили работу так, чтобы самозанятый выдавал чек и акт перед получением денег. А ещё с нами вам будет легче автоматизировать работу любых внештатников: ИП, самозанятых и физлиц без особого статуса.

Сотрудничать с самозанятыми выгодно и удобно, но нужно учитывать особые правила:

• • Соблюдать № 422-ФЗ: не сотрудничать с самозанятым по запрещённой для них деятельности, не привлекать бывших сотрудников 2 года после увольнения.
  • Передавать только задачи с измеримым результатом.
  • Заключать договор без признаков трудового.
  • Вести сотрудничество так, чтобы в нём не было признаковых трудовых отношений.
  • Обязательно запрашивать чеки и подписывать акты.

Если не соблюсти эти правила, налоговая через суд может переквалифицировать отношения в трудовые.