Заказчики должны оформлять задания для самозанятых: как выполнить новые требования ФНС

Специалисты ФНС обновили «Протокол информационного обмена». В нём появились изменения для тех, кто сотрудничает с самозанятыми через платформы.

Теперь заказчик обязан формировать детальное задание на площадке до начала работ и проведения выплаты. Отсутствие чёткого техзадания или попытка использовать платформу только как инструмент для реестровых выплат будет сигналом о возможной подмене трудовых отношений самозанятостью.

Рассказываем, что делать, чтобы защитить бизнес от лишних рисков и соблюсти законы.

ФНС обновили стандарты работы для платформ. Государство хочет видеть прозрачную цепочку работы с самозанятыми: «задание — отклик — выполнение — оплата». Теперь площадки отвечают за соблюдение этой цепочки.

Мы в Qugo ещё в 2020 году организовали работу с самозанятыми по заданиям. Изменениями в «Протоколе № 35» ФНС лишь сделали цепочку обязательной для всех участников рынка. Порядок взаимодействия с самозанятыми остался прежним:

• заказчик формирует задание,
• исполнитель откликается на него,
• исполнитель выполняет задание,
• только после этого площадка проводит выплату.

Теперь важно чётко формулировать задания. Технически, раньше это тоже было нужно — так компания подтверждала свою добросовестность и снижала риски проверок и блокировок при выплатах. Это требование не было формализовано, а потому налоговая активно следила только за оформлением договоров, актов и чеков.

Теперь есть формализованное требование, которое площадки должны соблюдать. Из-за этого всем, кто сотрудничает с самозанятыми через платформу, важно формулировать задания так же тщательно, как и договор.

Нечёткое и расплывчатое описание задания будет сигналом о том, что компания может нарушать закон. При этом ответственности за сам факт нарушения нет — он только «ляжет в копилку» прочих нарушений, на основании которых налоговая может выдвинуть обвинение в сокрытии трудовых отношений.

Рассказываем, как соблюдать новые требования. Теперь при работе через площадку важно:

• формировать задания до начала оказания услуг;
• детализировать требования к выполнению заданий;
• заключать корректный договор ГПХ;
• оформлять закрывающие документы.

Далее расскажем, как правильно формулировать задания для самозанятых.

Формулировка задания должна содержать чёткий, измеримый результат. Вместо «Услуги по составлению текстов маркетингового характера» необходимо указывать: «Написание 5 статей объемом от 3000 зн. каждая, согласно ТЗ (прилагается)».

Услуги и работы всегда имеют чёткие рамки по времени и объёму. Отсутствие даты окончания работ или формулировки вида «до полного выполнения задачи» будут признаком маскировки трудовых отношений.

Фиксируйте точную дату начала работ и дедлайн. Нужно максимально конкретно обозначить время на выполнение задания.

Зафиксируйте объём. Он должен быть чётко измерим: количество созданных макетов, работающих программ, перевезённых грузов или квадратных метров убранной площади. А вот почасовая оплата за «нахождение на связи» — прямой риск переквалификации.

1. Заключите договор до старта работ. Это стандартные требования к любым сделкам гражданско-правового характера.

При работе через платформу задание тоже нужно сформировать до старта работ. В Qugo договор формируется сразу, как только вы прописываете задание и публикуете его. Когда самозанятый принимает задание, он передаёт согласие на подпись договора.

2. После приёмки работы получите чек и акт. Их платформа тоже выдаёт автоматически, когда самозанятый подтверждает выполнение задания.

Документы показывают, что вы действительно дали конкретную задачу и приняли результат по ней.

Подключите ЭДО для взаимодействия с внештатным персоналом

От вас потребуется только подробное описание задания — остальное платформа сделает самостоятельно.

Подключить ЭДО

Если вы работаете через Qugo, то при формировании задания описывайте атрибуты, необходимые для его поиска на платформе и оказания услуги. Для этого заполните абсолютно все поля в форме. Что нужно указать в поле:

• «Сумма» — точную сумму за указанное задание. При сдельной оплате по факту оказанных услуг указывайте цену за 1 единицу.
• «Адрес» — город или конкретный адрес объекта.
• «Дата» — весь период оказания услуги.
• «Описание» — уточнение и спецификацию оказания услуги, объём услуг и принцип формирования оплаты.

Если вы работаете через другую платформу, там может не быть этих атрибутов. Тогда всю информацию о задании укажите в его описании.

Основная ошибка во всех неправильных примерах — описание процесса деятельности без фиксации конечного, измеримого результата. С точки зрения налогового комплаенса, такие формулировки прямо указывают на выполнение трудовой функции (ст. 15 ТК РФ). Написание статей за месяц без указания объёма и тем — это фактически нахождение в штате. Оплата курьерских услуг за неделю — это маскировка штатного расписания и системы мотивации сотрудников доставки.

Формулировки в правильных вариантах содержат результат, который заказчик может принять или отклонить, проверив его качество. «Отрисовка 3-х баннеров», «Написание 5-ти статей с четкими метриками», «Выполнение 20 успешных доставок» в конкретный срок — это классические гражданско-правовые отношения (ст. 702 ГК РФ). Такие задания алгоритмы технического контроля ФНС квалифицируют как безопасные. Отсутствие в ТЗ требований по соблюдению внутреннего трудового распорядка, дисциплины труда или предоставления заказчиком инструментов дополнительно защищает бизнес от переквалификации отношений в трудовые.

Дмитрий Опанасюк

Глава клиентского сервиса Qugo

Если проигнорировать новые требования, бизнес привлечёт внимание ФНС. Регулярные нарушения точно приведут к проверке.

Это самый мягкий сценарий, но даже он болезненный. Новая версия «Протокола» обязывает площадки проверять исходящие платежи на соответствие новым стандартам. Перед совершением выплаты алгоритмы проверят, как заполнены поля. Тем, кто не выполнит требования нового Протокола, площадка заблокирует выплату.

Всё это нарушит бизнес-процессы. Придётся потратить ресурсы на «ручное управление» и связываться с техподдержкой. Это потеря времени и репутации среди исполнителей.

Автоматизированные системы ФНС заметят оплату «услуг общего характера» большим группам самозанятых без конкретного, измеримого результата. Даже если платформа пропустит платёж, несоблюдение правильного цикла работы с самозанятым создаст высокий риск проверки.

Бизнесу поступит требование о предоставлении пояснений и копий документов. Компании придётся тратить время юристов и бухгалтерии на подготовку документации — и не факт, что получится доказать свою позицию.

Если у бизнеса наберётся слишком много признаков подмены трудовых отношений, инспектор переквалифицирует гражданско-правовые отношения в трудовые. От этого не застрахованы даже абсолютно добросовестные компании, которые просто небрежно оформляли договоры и забывали об актах.

Как избежать признаков подмены трудовых отношений

Рассказываем, как работать с самозанятыми: договоры, чеки, налоги, ограниченения

Читать статью

Последствия переквалификации:

• Доначисление НДФЛ за весь период работы исполнителей (13%).
• Доначисление страховых взносов во все фонды (около 30% от суммы выплат).
• Пени за просрочку платежей.
• Штрафы за нарушение налогового законодательства — 20–40% от суммы недоимки по ст. 122 НК РФ.

Чем больше самозанятых переквалифицируют — тем выше будет сумма доначислений.

Вручную формировать описание заданий для большого количества самозанятых сложно — потребуется дополнительный трудовой ресурс. При этом площадки не имеют права формировать описание задач.

Единственный легальный способ сохранить скорость операций и соблюсти требования ФНС — тотальная автоматизация подготовки и квотирования заданий на стороне заказчика.

Чтобы автоматизировать подготовку, нужно провести интеграцию учётной системы заказчика с API площадки.

Вот что могут сделать ваши программисты, чтобы создать автоматизированный модуль.

Создать базы данных. Внутренняя система заказчика должна содержать структурированные данные о требуемых работах. Каждая запись должна включать обязательные реквизиты, требуемые Протоколом: уникальный ID задачи, чёткий результат, измеримый объём (штуки, кг, метры, доставки), точные дату начала и окончания, а также метрики приёмки.

Разработать динамические шаблоны ТЗ. У заказчика должны быть универсальные шаблоны заданий. Вместо статического текста в шаблоны внедряются динамические поля, которые автоматически заполняются данными из БД перед отправкой по API.

Шаблон может выглядеть так: «Выполнить [Объём] успешных доставок заказов в [Район] в период с [ДатаНачала] по [ДатаОкончания] согласно маршрутному листу [НомерМаршрутногоЛиста]. Результат считается принятым при наличии статуса „Вручено“ в системе автоматического учёта».

Внедрить автоматическое пакетное квотирование. В начале отчётного периода (например, еженедельно) внутренняя система заказчика инициирует пакетный запрос к API площадки. Система автоматически генерирует сотни персонализированных заданий на основе шаблонов и актуальных данных, размещает их на маркетплейсе.

Чтобы минимизировать риск ошибки, внедрите чек-лист.

• Поле «Предмет задания». Содержит ли глагол совершенного вида, указывающий на результат (сделать, отрисовать, перевезти), а не на процесс? Исключены ли формулировки «оказание услуг», «поддержка», «ведение»?
• Можно ли результат работы физически отделить от исполнителя и принять его по Акту?
• Поле «Объём работы». Указаны ли точные, измеримые метрики? (Количество штук, объём данных, конкретные адреса). Избегайте использования часов в качестве метрики объёма.
• Поля «Дата начала» и «Дата окончания». Зафиксированы ли жёсткие временные рамки? Дата окончания не может быть открытой.
• Метрики приёмки. Автоматический ли характер носит фиксация результата во внутренней системе (например, статус в логистическом софте) или требуется ручное подтверждение менеджера? Порядок сдачи-приёмки должен быть однозначным.

Такая система поможет автоматизировать работу, соблюдать требования 422-ФЗ и «Протокола № 35», а также минимизировать риски переквалификации отношений в трудовые.

Внедрите новые стандарты цифровой и юридической гигиены при работе на платформах по взаимодействию с внештатниками.

Шаг 1. Проверьте статус электронной площадки на сайте ФНС. Только официальные операторы имеют право выступать посредниками во взаимодействии с самозанятыми. Работа через неавторизованные сервисы небезопасна для заказчика.

Шаг 2. Внедрите стандарты заданий. Утвердите внутренний регламент, исключите из него использование расплывчатых формулировок. Каждое ТЗ для самозанятого должно содержать измеримый конечный результат.

Шаг 3. Проинструктируйте сотрудников, ответственных за работу с самозанятыми. Расскажите им о новых требованиях. Внедрите чек-лист проверки заданий, который мы дали выше — он поможет и при ручной работу с заданиями.

Это поможет соблюдать новые требования ФНС. А платформа Qugo поможет автоматически формировать все нужные документы и безопасно проводить выплаты самозанятым.