Чтобы бизнесу было по-настоящему удобно и выгодно сотрудничать с самозанятым, ему нужно соблюдать законы и знать некоторые тонкости. Если нарушить закон, это будет чревато штрафами — а в некоторых случаях налоговая заставит компанию взять самозанятого себе в штат.
Мы собрали 10 ключевых правил, чтобы вам было проще сотрудничать с самозанятым.
Проверьте, разрешён ли самозанятому нужный вам вид деятельности. Налог на профдоход (НПД) ставит ограничения по видам деятельности. Так, самозанятый не сможет перепродать чужой товар, легально добыть полезные ископаемые и продать их, произвести подакцизную или маркированную продукцию. Подробнее о разрешенных и запрещённых видах деятельности для самозанятых мы писали здесь.
Проверьте, не состоял ли самозанятый у вас в штате последние 2 года. Закон запрещает привлекать к сотрудничеству плательщиков НПД, если с момента увольнения прошло меньше 2 лет. Это сделали, чтобы компании не выводили сотрудников за штат и не маскировали трудовые отношения самозанятостью. Если после увольнения прошло 2 года, можно спокойно начинать сотрудничество.
Важный момент: если ваша компания образована в результате реорганизации, она не имеет права сотрудничать с теми, кто работал на «предыдущее» юрлицо.
Проверяйте статус самозанятого перед заключением договора и перед каждой выплатой. Самозанятый может лишиться своего статуса или права на его применение. Если заказчик после этого переведёт гонорар, ему придётся заплатить налоги и взносы, как за физическое лицо без специального налогового статуса.
Чтобы проверить статус самозанятого, воспользуйтесь сервисом ФНС. Вам понадобится только ИНН самозанятого.
Альтернатива — площадки по работе с самозанятыми и внештатниками. Например, у нас в Qugo самозанятый исполнитель не получает деньги, пока не передаст чек и не подпишет акт. Передача денег исполнителю без самозанятости исключена.
Обязательно оформите договор и подпишите акт. Официально это не всегда обязательно. Например, при сделке, по которой самозанятый получил меньше 10 000 ₽, обязателен только чек.
Но на практике налоговая может заподозрить недобросовестное сотрудничество. Правильно оформленные бумаги помогут парировать претензии. Если у вас нет времени на это, обратитесь в Qugo — мы уже разработали все шаблоны, которые соответствуют нормам закона.
Внимательно выбирайте и указывайте вид работ в договоре. Самозанятый может оказывать только конкретные услуги с измеримым результатом. Если в договоре будут фигурировать штатные обязанности сотрудника или неясная услуга в стиле «разнос блюд и напитков», налоговая сочтёт это грубым нарушением.
Не используйте в договоре трудовую лексику. «Работодатель», «работник», «обеденный перерыв», «зарплата» и прочие слова, которые относятся к трудовым отношениям, использовать нельзя. Они станут для налоговой поводом подозревать вас в найме сотрудника под видом самозанятого. Если трудовой лексики в договоре окажется слишком много, то даже добросовестный заказчик может не доказать свою правоту.
Подстрахуйтесь от недобросовестности исполнителя. Включите в договор пункты, которые налагают на исполнителя обязанность предоставлять чеки в срок и сообщать об утере статуса плательщика НПД. За невыполнение обязательств можно предусмотреть штрафы.
Не заставляйте самозанятого подчиняться правилам внутреннего распорядка. Он не должен находиться в офисе, работать по графику, подчиняться локальным нормативным актам или ходить в отпуск. Все эти нюансы разработаны законодателями для работников бизнеса — а подрядчики свободны от всего этого.
Запрашивайте чек у самозанятого сразу после проведения платежа и проверяйте его. Если вы используете безнал, исполнитель должен предоставить чек не позднее 9 числа месяца, следующего за отчётным. Если расчёт производится наличными, чек выдаётся сразу же при получении денег.
Чек подтверждает, что услуги оказаны и оплата за них получена. Убедитесь, что в нём правильно указаны название услуги, сумма и ИНН компании. Если есть ошибки, чек нужно переделать, а предыдущий аннулировать.
Оформляйте платежи правильно, чтобы не вызывать вопросы у банка. Укажите вид операции (код 01), кодовое назначение платежа (1), очерёдность платежа (5) и назначение платежа словами. В назначении укажите номер договора и дату, а также за какие услуги вы перечисляете оплату.
Эти простые правила позволят вам работать с физическими лицами и ИП, использующими специальный налоговый режим, без риска доначисления налогов и нежелательного внимания со стороны проверяющих органов.
