Qugo × «Алтай-Актив-Тур»: упростили работу одной из старейших туристических компаний Алтая

«Алтай-Актив-Тур» работает с 2002 года. Компания начинала с обычных конных туров, но после расширяла диапазон услуг.

Сперва добавились пешие походы, в которых вещи перевозили на конях. Не все любят конную езду — а вот отправиться в поход налегке, покормить лошадей и погладить их любят очень многие.

Фото 2019 года из паблика АлАкТу

Ассортимент услуг со временем расширялся.

Сейчас «Алтай-Актив-Тур» может предложить путешественникам что угодно — пешие, конные, водные и горнолыжные туры, прогулки по горам, лесам, озёрам и пещерам.

Со временем у компании появились кейтеринг, который может организовать еду ресторанного уровня в любой точке Алтая, и отель «Таёжник».

Так «Таёжник» украшают к Новому Году

Чтобы настолько расшириться и при этом не раздувать ФОТ, компания очень давно сотрудничает с внештатниками.

В туризме много подрядной работы. Дело в специфике самой сферы — в «сезон» инструкторы и гиды требуются в большем количестве, а в «несезон» компании не готовы платить зарплаты в условиях отсутствия работы.

Как в сфере обстояли дела до 2019 года. До появления самозанятости выстраивать легальную работу было сложно.

Дело было в исполнителях. У них для легальной работы было два пути. Путь первый — оформить ИП и тратить много времени на отчётность. Путь второй — соглашаться с тем, что привлёкший его бизнес будет тратиться на налоги и взносы, а потому исполнитель получит меньше.

Многих подрядчиков не устраивал ни один вариант. Они выбрали работать только «вчёрную» — за наличные и без документов. Из-за этого у «Алтай-Актив-Тура» не получалось привлекать всех, кто мог предоставить качесвтенную услугу.

Как это повлияло на работу компании. «Алтай-Актив-Тур» с самого начала выбрали стратегию легальной работы. Самым экономным режимом в таких условиях оказался УСН «Доходы минус расходы». Это стало дополнительным стимулом не работать за наличные.

С одной стороны, это сужало круг возможностей — привлечь можно было далеко не любых исполнителей. не все поставщики услуг могли давать закрывающие документы по оплатам.

С другой стороны, всё это помогло выстроить модель, готовую к росту. Пока одни конкуренты скрывались от ФНС, а другие разбирались в специфике работы с отчётностью, перестраивали экономику бизнеса и думали, как дальше сотрудничать с уходящими от налогов подрядчиками, «Алтай-Актив-Тур» спокойно масштабировали бизнес.

«Алтай-Актив-Тур» начал сотрудничать с самозанятыми почти сразу. Руководители компании следили за самим проектом о самозанятости с момента обсуждения его в Госдуме. Легализация помогла привлечь многих новых подрядчиков, и сильно вырасти.

Сейчас самозанятые подрядчики помогают компании почти во всей деятельности. Так, плательщики НПД:

• • Проводят экскурсии.
  • Предоставляют лошадей для конных прогулок.
  • Выступают ведущими, артистами и персоналом квестов на мероприятиях «Алтай-Актив-Тура».
  • Готовят и подают блюда на кейтеринге.
  • Создают фотоальбомы, если люди, пришедшие на групповой тур, хотят запечатлеть яркие моменты.
  • Создают презентации компании.

Самозанятых нет только в отеле — но там, если необходима быстрая уборка, привлекают подрядчика-ИП.

Примерно год компания работала с самозанятыми самостоятельно. Для бухгалтерия взаимодействие с подрядчиками было не в новинку — раньше компания и так крайне активно работала с ИП.

Были попытки сразу автоматизировать работу через Excel, но это оказалось слишком сложно и трудозатратно. Проект отложили «на потом».

В январе 2023 года стало понятно, что большое количество самозанятых создаёт хаос. В «Алтай-Актив-Тур» привыкли к ИП — эти подрядчики сами отчитывались перед ФНС, а потому ответственно относились к документам.

Но среди самозанятых далеко не все были достаточно ответственны. Не все из них вовремя подписывали договоры и акты, не все выдали чеки.

Появилось очень много однообразной менеджерской работы:

• • Проверить все отчисления конкретному подрядчику.
  • Проверить по каждому отчислению, какие документы уже есть.
  • При необходимости запросить подпись на документах и чеки.

При этом далеко не все сразу отвечали и делали то, что от них требуется. Пускать это на самотёк было нельзя — это ударило бы по компании из-за неподтверждённых расходов.

Нас нашли через поиск. Руководитель компании, Татьяна Зяблицкая, вспоминает:

«Решила, что должны быть какие-то сервисы автоматизации, это же не только у меня проблемы. Нашла вас, позвонила. Ответил кто-то, и человек грамотно говорил и с точки зрения продаж, и с точки зрения продукта. Подробно всё обсудили, я поняла, что мои задачи сервис закрывает — и заключила договор»

Мы внедрили платформу Qugo в работу компании за пару недель. И руководство, и бухгалтер компании понимали проблему и были максимально нацелены на её решение.

Мы познакомили бухгалтера с платформой и её возможностями, отправили инструкции подрядчикам, ответили на их вопросы и помогли им зарегистрироваться в приложении.

«Алтай-Актив-Тур» больше всего ценит автоматизацию. С Qugo все документы выдаёт система.

Чтобы получить деньги, самозанятому нужно дать разрешение на выдачу чеков, а после — согласиться с подписанием документов. Всё это делается в несколько кликов — и на выходе у компании полный порядок с документами.

Всё это экономит бухгалтеру огромное количество времени. По словам руководства, чтобы собирать все документы вручную, пришлось бы привлекать дополнительный персонал.

В какой-то момент компания изучала свою структуру расходов. Когда рассматривали траты на Qugo, стало понятно, что даже с финансовой точки зрения сервис выгоднее, чем наём дополнительного бухгалтера или менеджера по работе с документами.

Бухгалтерия положительно отмечает интеграции и поддержку. Интеграция с 1С ещё сильнее упрощает работу, а возможность обратиться к отзывчивому менеджеру и задать ему любые вопросы помогает работать без пауз на освоение разных функций сервиса.