Как оформлять сделки и рассчитываться с фрилансерами

Фрилансер — это исполнитель, который не вступает с заказчиком в трудовые отношения. Ему не нужно находиться в офисе и следовать правилам компании. Он может быть самозанятым, индивидуальным предпринимателем или физлицом без специального статуса.

Фрилансеров привлекают на разовые или повторяющиеся, но специфические работы. Фрилансер не может постоянно выполнять трудовую функцию сотрудника компании — но может перевести инструкцию, написать статью, покрасить стены или разработать брендбук. Вы можете только давать ему разовые или проектные задачи с чётко измеримым результатом.

Расходы на оплату услуг фрилансеров можно включить в затраты, если правильно оформить документы.

Отношения с фрилансерами-физлицами регулирует договор ГПХ — обычно это договор подряда или возмездного оказания услуг. При таком сотрудничестве компания становится налоговым агентом, удерживает с исполнителя НДФЛ и уплачивает его сама.

Организация также должна платить страховые взносы. Взносы на пособия по временной нетрудоспособности не требуются — фрилансер не может взять больничный. Тарифные ставки для других взносов одинаковы для фрилансеров и штатных сотрудников.

Помните: сотрудничество с фрилансерами регулирует Гражданский кодекс, а не Трудовой.

Самозанятые сами платят налог в 6% от суммы сделки с компаниями. Взносы с них не взимают.

Для сотрудничества заключают договор ГПХ. Дополнительно в нём указывают, что:

• • исполнитель имеет статус плательщика НПД;
  • заказчик освобождён от уплаты налогов и взносов;
  • исполнитель обязан предоставить чек после получения оплаты;
  • самозанятый должен уведомить заказчика в случае снятии с учёта как плательщика НПД.

С ИП тоже заключают договор ГПХ, и они сами платят за себя налоги и взносы.

В случае с ИП обязательно оформление даже небольших сделок. Исполнитель подписывает договор и предоставляет закрывающие документы, а бухгалтерия заказчика формирует платёжное поручение.

Налоговый нерезидент — лицо, находящееся в России меньше 183 дней в году. Этот статус не зависит от гражданства: даже россиянин, долго живущий за границей, может стать нерезидентом.

В работе с нерезидентами существует три разные ситуации:

• • Нерезидент получает доход по договорам, заключенным за пределами России. Этот доход не облагается НДФЛ. Организация не выступает налоговым агентом.
  • Нерезидент-гражданин России живет за границей, но получает оплату от российского заказчика. Тогда организация обязана платить за него страховые взносы по договору.
  • Иностранный исполнитель оказывает услуги в России. Тогда российская компания выступает налоговым агентом. Она удерживает налог. При международном договоре налогообложение регулируется специальными нормативными актами для конкретной страны — их нужно упомянуть в договоре.

Фрилансер должен опдтвердить своё резидентство документами, перечисленными в ст. 312 НК РФ.

Как сотрудничать с самозанятым, если он вне РФ

Полный гайд по взаимодействию в разных ситуациях

Читать статью

Наличный расчёт ограничен суммами в 100 000₽ за один договор. За превышение предусмотрены штрафы:

• • 4–5 тысяч рублей для должностных лиц;
  • 40–50 тысяч рублей для юридических лиц.

Безналичный расчёт с резидентами РФ легко проводится в банке — потребуется только платёжная ведомость.

В расчётах с иностранцами работает валютный контроль. При оплате банк запросит список документов — их нужно будет оформить. При сумме договора свыше 3 млн рублей нужно зарегистрировать договор в отделе валютного контроля банка. Основание — ФЗ №173 от 10.12.2003.

Электронные деньги разрешены только в работе с самозанятыми и физлицами без особого статуса. Здесь важно соблюдать два правила:

• • В кошельке компании не может быть больше 600 тысяч рублей.
  • Кошелёк исполнителя должен быть персонифицированным.

Каждую сделку нужно подкрепить договором и актом. В случае с самозанятым ещё и чеком. Есть два варианта оформления:

• • Заключать отдельный договор и акт по каждой сделке.
  • Сделать «рамочный» договор, а в последующем по каждой сделке оформлять техническое задание и акт.

Эти документы защитят вас при проверках налоговой. Акт необязателен по закону, но без него трудно обосновать расходы.

Если вы сотрудничаете с самозанятым, обязательно нужно запросить у него чек и проверить полученный документ на корректность.

Как проверить чек самозанятого

Все детали и тонкости — в одной статье

Читать статью

Документы можно хранить и в бумажном, и в электронном виде.

Что учесть в работе с иностранцами. Рекомендуем подключить юриста — особенности сделки зависят от гражданства и налогового резидентства исполнителя. Знание правовых особенностей в оформлении работ поможет избежать проблем с налоговой и вам, и исполнителю.

Сделайте сотрудничество с внештатниками проще

Регулярно постим полезные статьи о работе бизнеса и взаимодействии с персоналом

Перейти в канал

Если не оформить договор и акт, есть риск, что налоговая признает сделку незаконной. Тогда заказчика оштрафуют, а ещё ему могут доначислить налоги и взносы.

Также служба безопасности банка может решить, что платёж подозрительный. Тогда счёт компании заблокируют до выяснения обстоятельств.

Привлечение удалённых работников, или фрилансеров, которые не числятся в штате компании, — это удобное и выгодное для обеих сторон решение. Исполнитель получает свободу: он не привязан к чёткому графику, рабочему месту, может находиться в другом городе или даже стране. Компания минимизирует налоговые обязательства (если исполнитель — плательщик НПД), не организует рабочее место, не тратит время на обучение сотрудника, в меньшей степени контролирует ход работ. Компании нужен лишь конкретный результат. Сотрудничать в таком формате можно с физлицами, индивидуальными предпринимателями и самозанятыми. Все они могут быть налоговыми нерезидентами. Каждый из этих вариантов предполагает нюансы в оформлении договора и свою налоговую ставку. Оплачивать услуги фрилансеров можно любым удобным способом: наличными, безналом или электронными деньгами.