Выполнять задачи с помощью самозанятых обычно дешевле, чем с помощью штатных сотрудников или аутсорсеров — но важно учесть разные тонкости при сотрудничестве.
Если работать с самозанятыми неосторожно и без учёта нюансов, проверяющие органы могут переквалифицировать договор в трудовой. А из-за этого придётся доплатить НДФЛ и взносы со всей выплаченной суммы — и продолжать платить их с зарплаты. При этом чем больше у компании самозанятых, тем больше она привлекает внимания налоговой и трудинспекции, и тем дороже обойдётся оформление всех самозанятых в штат.
Какие существуют риски — и как их избежать
Мы выявили три основных риск-фактора.
Исполнитель может перестать быть самозанятым — тогда оплата ему проходит как физлицу без специального налогового статуса. А это значит, что компании придётся платить за него налоги и взносы.
Самозанятый исполнитель сам может отказаться от статуса в любой момент. А может потерять право на НПД — например, если получит более 2,4 млн рублей за календарный или попадётся на нарушении, за которое его лишат статуса.
Можно по незнанию составить договор ГПХ с признаками трудового. Даже добросовестные заказчики могут составить и заключить договор, по которому налоговая решит, что самозанятостью маскируют трудовые отношения. Тогда самозанятого придётся принять в штат.
Такое случается, если в договоре находят сразу несколько пунктов из этого списка:
-
- исполнитель оказывает услуги организации дольше трёх месяцев подряд и ни с кем больше не сотрудничает;
- исполнитель получает одинаковые суммы в одни и те же даты и они не зависят от объёма оказанных услуг;
- исполнитель выполняет рабочие обязанности, а не оказывает конкретные услуги;
- в договоре установлена «зарплата», а не чёткая оплата конкретных работ и услуг;
- в договоре не указано, какие именно работы проводит исполнитель;
- исполнитель обязан выполнять работы на территории заказчика;
- исполнитель обязан соблюдать режим организации и подчиняться её распорядку или внутренним документам.
Отдельные пункты допустимы, если они обоснованы реальными потребностями бизнеса, а у заказчика есть доказательства сдельного характера работ. Однако, чем больше таких признаков, тем выше шанс, что у налоговой будут претензии, от которых не получится отбиться.
Бухгалтерия заказчика может проявить лишнюю инициативу, зайти в аккаунты самозанятых и сама всё оформить. Иногда бизнес привлекает неквалифицированных самозанятых, которым сложно разобраться с оформлением работ и услуг. Тогда бухгалтерия может зайти в аккаунты самозанятых, всё оформить и пробить чеки.
Фактически всё может обстоять честно и по закону — заказчик привлёк исполнителей, они действительно оказали услугу, а потом бухгалтерия просто помогла им с документами.
Однако налоговая видит эту ситуацию по-другому. Самозанятые по факту не самостоятельны, а оформление документов с одного и того же устройства подтверждает трудовые отношения.
Чтобы избежать этих рисков, нужно:
-
- проверять статус самозанятого по ИНН перед каждой выплатой;
- составить договор ГПХ без признаков трудового;
- проинструктировать бухгалтерию не входить в чужие аккаунты.
А ещё этих проблем можно избежать с помощью платёжных сервисов — например, с нашим Qugo.
Мы:
-
- автоматически проверяем статусы перед выплатами;
- уже составили шаблон договора без признаков трудовых отношений;
- сами проводим все выплаты и автоматически формируем корректные чеки.
Особенности бухгалтерии при работе с большим количеством самозанятых
Самая большая проблема в такой работе — организация документооборота и своевременное проведение платежей.
Чтобы сотрудничать с самозанятым, нужно выполнить поэтапно следующие шаги:
-
- проверить статус плательщика НПД у исполнителя;
- корректно составить договор;
- по каждой оказанной услуге вовремя оформить акты;
- оплатить услуги исполнителя, предварительно проверив, не пропал ли статус;
- получить корректные чеки.
В работе с тремя-пятью самозанятыми это достаточно легко. А вот если компания реализует масштабный проект, которому нужны десятки мелких подрядчиков, бухгалтерии точно будет сложно обработать и закрыть всё.
Как сервисы упрощают процессы работы с самозанятыми
Сервисы для работы с самозанятыми сильно упрощают работу за счёт автоматизации. Наш Qugo — один из таких сервисов. Вот что мы предлагаем компаниям, которым нужно работать с большим количеством самозанятых:
-
- в сервисе есть типовой договор без признаков трудовых отношений;
- автоматически проверяется статус самозанятых перед заключением договора и каждой выплатой;
- автоматически формируются акты.
- автоматически формируются корректные чеки.
За счёт автоматизации упростится вся рутинная работа, а для бухгалтерии и кадровой службы процесс станет в разы проще. При этом риски будут ниже — договоры составлены с учётом чужих ошибок, платит заказчик только нашей компании (а не множеству самозанятых), и вдобавок мы контролируем корректность всех закрывающих документов.
Также мы следим за уплатой налога самозанятых — удерживаем его сами с каждого платежа и направляем в налоговую.
Итоги
Работа с самозанятым выгодней для компании, чем сотрудничество с физлицом по договору ГПХ. Важно правильно вести документооборот и организовывать сотрудничество таким образом, чтобы налоговая не нашла в нём признаков трудовых отношений. Работа с самозанятым требует соблюдать ряд правил, нарушение которых может повлечь штраф. Автоматизировать рутинные операции и снизить нагрузку на бухгалтера и кадровую службу можно при помощи специальных сервисов для работы с самозанятыми.
