Предоплата самозанятому допустима: Закон № 422-ФЗ не запрещает компаниям и ИП платить исполнителю до того, как он передаст результат работы. Дата платежа не влияет на сделку и то, считается ли она законной. Законность сделки определяют документы и фактическая модель сотрудничества: действующий статус плательщика НПД (налога на профдоход), договор с понятным заданием, назначение платежа, чек и подтверждение результата.
Можно ли платить аванс самозанятому
Компания вправе перечислить деньги исполнителю до начала работы или по этапам. Предварительную оплату нужно согласовать в договоре. По общему правилу заказчик платит после приёмки результата, но стороны вправе установить другой порядок в договоре — это указано в ст. 711 и 781 ГК РФ.
В документах можно использовать термины «предоплата», «аванс» или «задаток» — но важно знать, чем они отличаются друг от друга, и использовать один и тот же термин по всему тексту договора и приложений к нему.
Аванс и предоплата — синонимы. Их можно прописать в договоре, а при расторжении договора по общему правилу их нужно возвращать. Возможен частичный возврат, если исполнитель понёс расходы или частично выполнил работу.
Задаток — отдельный вид платежа. Он требует отдельного письменного оформления. При этом возврат зависит от причины расторжения договора:
- при расторжении договора по инициативе заказчика задаток по закону остаётся у исполнителя;
- при расторжении по инициативе исполнителя задаток возвращается в двойном размере;
- при расторжении по соглашению сторон условия возврата определяются в соглашении.
Основание — ст. 380 и 381 ГК РФ.
| Аванс или предоплата | Задаток | |
|---|---|---|
| Как оформляется | Прописывается в договоре | Требует отдельного письменного соглашения |
| Возвращается ли при срыве сделки по вине заказчика | Да | Нет |
| Возвращается ли при срыве сделки по вине исполнителя | Да | Да, в двойном размере |
| Возвращается ли при отмене сделки по согласованию сторон | Да, но в документе об отмене можно предусмотреть иное | Да, в одинарном размере, но в документе об отмене можно предусмотреть иное |
Предоплаты касаются все те же правила, что и остальных платежей самозанятым. Если вы даёте самозанятому предоплату, он обязан выдать вам чек на размер предоплаты. После оплаты работы самозанятый выдаёт отдельный чек на оставшуюся сумму.
Перед выплатой проверьте статус самозанятого. Если вы перечислите деньги в момент, когда у человека нет права на применение режима НПД, эта выплата будет считаться оплатой услуг физлица без специального налогового статуса. Тогда с неё придётся удерживать НДФЛ и платить взносы.
Как прописать аванс самозанятому в договоре
По закону договор не обязателен, если общая сумма меньше 10 000 ₽. Однако мы советуем всё-таки заключать договоры даже на такие суммы. Чем больше документов будет у вас на руках, тем проще доказывать свою правоту в случае споров и тем очевиднее законность операций для налоговой.
Вот что нужно прописать в договоре, если вы хотите перечислить предоплату.
Сумма, срок и условие выплаты. Укажите размер предоплаты самозанятому, дату перевода или событие, после которого платите. Например: «Заказчик перечисляет аванс в течение 3 рабочих дней после подписания договора. Размер аванса — 15 000 ₽».
Не привязывайте дату выплаты исполнителю к дате выплаты зарплат штатным сотрудникам. Каждый платёж самозанятому должен быть привязан к конкретному этапу работ; это же касается и предоплат. О том, как безопасно организовать выплаты самозанятым написали отдельную статью: правила из неё стоит соблюдать и при выплате авансов.
Окончательный расчёт. Разделите аванс и доплату. Укажите, какую сумму заказчик перечисляет после приёмки, на основании какого документа и в какой срок. Например: «Заказчик перечисляет оставшиеся 15 000 рублей в течение 3 рабочих дней после подписания акта приёмки работ».
Возврат денег. Определите, когда исполнитель возвращает неотработанную сумму: при отказе от задания, нарушении срока, невозможности выполнить работу или иных обстоятельствах. Стоит предусмотреть срок возврата, реквизиты для перевода и порядок расчёта суммы, если исполнитель выполнил часть задания.
Чеки и статус исполнителя. Укажите в договоре тот факт, что стороны заключают договор исходя из наличия у исполнителя статуса плательщика НПД. Также закрепите обязанность исполнителя формировать чек на каждую выплату — так, если вы платите аванс и постоплату, самозанятый должен выдать 2 чека. Пробить 1 чек на общую сумму нельзя.
Предмет договора и результат. Описывайте предмет договора и результат максимально подробно. В идеале любой человек при просмотре документа должен сразу понять, за что конкретно самозанятый получает выплату. Если вы разбиваете работу на этапы, опишите результаты для каждого этапа.
Какие документы нужны при выплате аванса самозанятому
Чтобы избежать блокировки расчётного счёта в банке и лишнего внимания налоговой, вам нужно правильно оформить документы.
Договор — основной документ по сделке, в котором нужно прописать условие о выплате аванса. Оформляется до старта работ.
Акт или отчёт — документ, подтверждающий факт принятия работы или услуги. Не обязателен с точки зрения закона, но сделает сделку прозрачнее для налоговой. Оформляется по факту сдачи услуги. Если у вас ещё нет шаблона, вы можете взять его из статьи «Как оформить акт выполненных работ».
Чек — документ, который самозанятый формирует через «Мой налог» сразу после получения вознаграждения. На каждый платёж нужен отдельный чек. Так, если вы отправляете аванс и постоплату, самозанятый в итоге выдаст вам два чека: первый после оплаты аванса, и второй после постоплаты. Если вы по договору проводите три выплаты, самозанятый также должен будет предоставить три чека на каждый полученный платёж.
Для компании чек служит обязательным подтверждением расходов при работе с плательщиком НПД, ч. 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ. Договор и акт не заменяют чек.
Когда самозанятый должен выдать чек на аванс
Самозанятый должен выдавать чеки на каждую выплату. Если заказчик дал предоплату, потом сделал выплату посреди проекта и заплатил остаток по факту сдачи работ, самозанятый должен сформировать ему три чека. Иными словами, самозанятый всегда должен выдавать чек на аванс.
В какие сроки самозанятый должен выдать чек. Чек на аванс самозанятый должен сформировать после получения денег, а не после завершения работы. При наличных расчётах и оплате на карту он должен сформировать чек в момент расчёта. При перечислении оплаты на счёт исполнитель передаёт чек не позднее 9 числа месяца, следующего за месяцем расчёта. Основание — ч. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ. Подробнее о сроках выдачи чека рассказали в тематической статье.
Что должно быть в чеке. Проверьте, что в документе указан исполнитель, компания-заказчик, сумма и описание расчёта. Состав обязательных реквизитов устанавливает ч. 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ. Если в чеке указана другая компания, неверная сумма или неясное назначение, запросите корректный документ у исполнителя.
Что делать, если чека нет. Запросите его у исполнителя письменно и зафиксируйте обращение. Если исполнитель игнорирует запросы, остановите следующие платежи до урегулирования документов, оцените его фактический налоговый статус и обратитесь в налоговую. Специалисты запросят документы по сделке и выплате — и сами оформят чек. До получения чека не учитывайте выплату в расходах как расчёт с плательщиком НПД — это прямо запрещено ч. 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ.
Как учитывать аванс самозанятому
Аванс не означает, что компания уже получила работы или услуги. До приёмки результата сумму обычно учитывают как выданную предоплату поставщику, а не как расход за выполненную работу.
Бухгалтерский учёт. Конкретные проводки зависят от учётной политики и рабочего плана счетов компании. На практике расчёты с поставщиками и подрядчиками часто отражают на счёте 60 в соответствии с Планом счетов, утверждённым приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. После приёмки бухгалтер закрывает аванс документами по сделке.
Налоговый учёт. При методе начисления расходы по налогу на прибыль признают в периоде, к которому они относятся, с учётом ст. 272 НК РФ. Сам перевод предоплаты самозанятому не подтверждает, что услуга оказана. Для расходов компании нужен чек от НПД и документы, из которых виден результат сделки.
НДФЛ и взносы. Пока исполнитель применяет НПД и доход подпадает под этот режим, заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы, ч. 8 ст. 2 Закона № 422-ФЗ, п. 1 ст. 420 НК РФ.
Как вернуть аванс от самозанятого
Предположим, вы заключили договор с самозанятым и выдали аванс — а он не стал выполнять работу. В таком случае вы имеете право вернуть аванс.
Однако условия и порядок возврата зависит от договора и от того, успел ли исполнитель выполнить часть задания. Если это так, у него будет законная возможность вернуть лишь часть денег. Чтобы этого не происходило, обязательно пропишите в договоре условия возврата: подробно опишите, в каких ситуациях вы можете требовать возврат аванса, сроки его возврата и его размеры.
Когда можно требовать возврат. Основаниями могут быть:
- отказ исполнителя от работы,
- нарушение срока по договору,
- невозможность выполнить задание,
- или некачественно выполненная работа, которую не принял заказчик.
По договору подряда заказчик вправе отказаться от договора до сдачи результата, но должен оплатить выполненную часть работ и возместить подрядчику убытки. Эти обязанности детализирует ст. 717 ГК РФ. По договору услуг заказчик может отказаться от исполнения договора при оплате фактически понесённых исполнителем расходов, основание — п. 1 ст. 782 ГК РФ.
Когда не получится вернуть аванс. В двух ситуациях вернуть деньги невозможно:
- исполнитель уже выполнил работу без нареканий,
- у вас есть претензии к выполненной работе, но исполнитель переделал работу в указанный в договоре срок на доработки.
Как оформить возврат. Направьте исполнителю требование или подпишите соглашение о прекращении договора. В документе укажите основание возврата, сумму, реквизиты и срок перевода. Если исполнитель выполнил часть работы, отдельно зафиксируйте принятый объём и цену этой части.
Например, самозанятый обязался выполнить десять доставок за 3000 рублей, но по факту сделал три. До старта вы выплатили аванс — половину от общего вознаграждения. В таком случае пропишите в соглашении такой текст: «В связи с оказанием части услуг (выполнено 3 доставки из 10) и отсутствием по ней претензий заказчик оплачивает эти услуги; сумма оплаты — 900 рублей. Прочую сумму аванса заказчик требует вернуть в срок, установленный договором №12345 от 12.09.2026»
Что делать с чеком. При полном возврате денег исполнитель аннулирует чек на первоначальную сумму с причиной «возврат денежных средств». Возврат денег позволяет скорректировать доход плательщика НПД. При частичном возврате самозанятый обязан аннулировать чек, а после выдать новый, на оставшуюся у исполнителя сумму..
Вернёмся к примеру выше: самозанятый получил 1500 рублей, выдал чек, а потом вернул 600 рублей. Это значит, что после возврата он должен аннулировать чек на 1500 рублей и сформировать новый на 900 рублей.
Что делать, если вернуть нужную сумму не получается. В таких случаях остаётся только возможность составить досудебную претензию, и через месяц после отправки обратиться в суд. Перспективы выиграть суд зависят от договора, позиции самозанятого и фактического положения дел. Если в договоре прописана поэтапная оплата и исполнитель фактически выполнил первый этап работ, чему есть доказательства, вернуть аванс будет намного сложнее, чем в случае, когда самозанятый просто пропал с авансом.
Риски при выплате аванса самозанятому
Наличие или отсутствие аванса никак не влияет на то, воспримет ли налоговая отношения трудовыми. В реальности проблемы приносят следующие обстоятельства.
В сделке есть признаки трудовых отношений. Здесь всё зависит от количества признаков трудовых отношений и того, насколько они серьёзны. Например, требование быть на связи в определённые часы в договоре вряд ли станет доказательством трудовых отношений, если других нарушений нет.
Возможна другая ситуация, когда компания привлечёт внимание налоговой, её проверят и решат, что бизнес скрывает трудовые отношения. Обычно для этого требуется несколько нарушений, которые нехарактерны для подрядной работы.
Например:
- компания каждый месяц перечисляет одному исполнителю одинаковую сумму как «аванс за услуги», при этом одинаковая сумма не обосновывается выполнением конкретных работ;
- от исполнителя требуют быть на связи в рабочие часы;
- исполнителю ставят задачи через руководителя;
- в документах не прописывают конкретный результат проведённых работ или оказанных услуг.
При такой комбинации компании почти гарантированно вменят сокрытие трудовых отношений, заставят принять человека на работу и выплатить за него все налоги и взносы.
Чтобы у налоговой не было претензий, и договор, и процессы взаимодействия необходимо оформлять корректно. Самозанятый не должен быть привязан к рабочему графику компании, подчиняться её локальным нормативным актам, получать больничные и отпуска. При этом он должен оказывать конкретные услуги за конкретную плату. Регулярные одинаковые выплаты возможны только в случае, если он делает идентичное количество идентичной работы — например, пишет ровно 10 постов в месяц для вашего ТГ-канала, и в актах прописано название каждого поста.
Если компании нужен человек, соблюдающий рабочий график и закрывающий какие-то функции, оформите его как штатного сотрудника. Гражданско-правовой договор с самозанятым для такой ситуации не подходит.
Нет договора и задания. Без договора сложнее подтвердить, за что компания перечислила деньги и на каких условиях требует возврат. Платёжное поручение и чек не раскрывают весь объём договорённостей.
Нет чека. Компания не может подтвердить расходы по выплате плательщику НПД только договором, актом и банковским переводом: нужен чек. Без него услуга считается не оказанной.
Если самозанятый не выдаёт чек по вашему требованию, вы можете сами обратиться в налоговую — специалисты проверят документы и сами пробьют чек от имени самозанятого. Самого плательщика НПД в таком случае будут ждать штрафы.
Самозанятый утратил свой статус. Исполнитель может перестать применять режим НПД между авансом и финальным расчётом. Если это произойдёт, то следующую выплату придётся оформлять как выплату подрядчику-физлицу. В таком случае придётся вносить данные о сотрудничестве в отчётность для СФР, удерживать из вознаграждения НДФЛ и платить взносы. Чтобы избежать такой ситуации проверяйте статус перед каждым платежом.
Частые ошибки при выплате аванса самозанятому
В договоре нет условия о предоплате. Компания переводит деньги до получения результата, но не определяет срок работы и условия возврата предоплаты. Чтобы избежать этой ошибки, укажите в договоре сумму предоплаты, срок её перечисления и условия возврата предоплаты.
В назначении платежа написано только «оплата услуг». Такая формулировка не объясняет, за какой договор и этап работы перечислены деньги. Чтобы снизить вероятность претензий со стороны налоговой или банка, добавьте в назначение платежа информацию о договоре и конкретизируйте, за какие услуги проводится предоплата.
Статус исполнителя проверили только один раз. Исполнитель мог утратить право на НПД к следующему платежу. Проверяйте статус исполнителя перед каждым расчётом.
Исполнитель не выдал чек. Компания не запрашивает чек или исполнитель его не выдаёт — а после этого налоговая отказывает компании в праве зачислить потраченную сумму в расходы. Чтобы не попасть в такую ситуацию, обязательно запрашивайте чеки по каждой выплате самозанятому.
Стороны не договорились о возврате. Бывает так, что исполнитель выполнил часть работ, а после этого или он, или заказчик решил отказаться от сделки. В такой ситуации есть вероятность, что вы не сможете договориться о сумме возврата. Исполнителю захочется получить хоть какие-то деньги за проведённые работы, а заказчику — получить обратно весь аванс, поскольку работа не завершена. Чтобы предотвратить споры, стоит заранее прописать цену каждой услуги и каждого этапа, порядок приёмки работ и порядок возврата неотработанного аванса.
В чек-листе рассказываем, что делать на каждом этапе сделки, чтобы максимально обезопасить себя.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли платить аванс самозанятому без договора?
Заплатить аванс самозанятому без договора возможно, но для компании это слабая модель. Без договора сложнее доказать предмет сделки, согласованный срок, порядок приёмки и основание для возврата. Чем больше сумма, длительность работ и число этапов, тем выше потребность в письменных условиях.
Может ли юридическое лицо платить аванс самозанятому?
Да, юридическое лицо может платить аванс плательщику НПД.
Однако, чтобы обезопасить себя, компании нужно:
- проверить статус плательщика НПД на дату заключения договору и дату платежа;
- получить чек на сумму выплаченного аванса.
Можно ли перечислять предоплату самозанятому несколькими платежами?
Да, если это предусмотрено договором или согласовано сторонами. Например, самозанятый делает вам сайт и получает предоплату за каждый этап работ: текст, дизайн, вёрстку. Это абсолютно законная практика, но важно:
- прописать это в договоре;
- в назначении каждого платежа указать договор, по которому вы выплачиваете деньги, и этап оказания услуг;
- запросить и получить чек на каждую выплату.
Какой размер аванса установить?
Закон № 422-ФЗ не устанавливает специальный размер аванса для сделок с самозанятыми. Размер зависит от цены договора, этапов, расходов исполнителя и риска заказчика.
Что важнее: акт или чек?
Нужно и то, и другое. Чек необходим для подтверждения расчёта с плательщиком НПД и учёта расходов по ч. 8 ст. 15 Закона № 422-ФЗ. Акт или отчёт подтверждает выполнение работы либо оказание услуг.
Что делать, если самозанятый получил деньги и не выполнил работу?
Направьте требование о выполнении работы или возврате денег. Используйте способ, которым можно доказать, что требование вы отправили — это может быть:
- отправка заказного письма по почте;
- имейл-письмо с адреса электронной почты заказчика на адрес электронной почты исполнителя, при условии, что эти адресы указаны в договоре;
- отправка документа через систему электронного документооборота.
