Должен ли самозанятый выставлять акт
Самозанятый не обязан оформлять акт выполненных работ — в №422-ФЗ ничто не указывает на необходимость составить этот документ.
Но для самой компании акты важны — их часто запрашивает налоговая при проверках.
Акт — один из признаков того, что за договором с самозанятым не скрывают трудовые отношения. Он доказывает, что самозанятый оказал конкретную услугу и достиг обозначенного результата. Так налоговая понимает, что вы не пытаетесь уйти от налогов при помощи договора ГПХ.
Случаи, когда акт необходим
Мы рекомендуем заключать договор и составлять акт при любом сотрудничестве.
Но особенно важен он в четырёх ситуациях.
Вы сотрудничаете с исполнителем на постоянной основе. Периодичность и регулярность оказания услуг — первый признак трудовых отношений. ФНС может подумать, что самозанятый у вас трудоустроен, а вы уходите от налогов.
Если дойдёт до суда и переквалификации договора, компании доначислят налоги и заставят платить штрафы и пени. Акты выполненных работ по каждой оказанной услуге с конкретным перечнем задач докажут, что исполнитель оказывал услуги.
Вероятны споры с исполнителем. Договор и акт зафиксируют объём работ и сумму вознаграждения. Документы будут вашим аргументом в споре.
В компании есть строгие требования к документообороту. Обычно проще попросить исполнителя подписать акт, чем спорить с юристами.
А если в компании настроен финучёт, то документы понадобятся, чтобы отнести расходы к нужной статье — например, реклама, логистике, закупкам или чему-то ещё.
Вы хотите зафиксировать штрафы. Для этого может хватить договора — но снижение оплаты работ намного проще обосновать, если вы составите акт. В документе вы сможете указать конкретные нарушения и зафиксировать штрафы.
Как оформлять акт
Акт выполненных работ можно оформить в свободной форме, но он обязательно должен содержать:
-
- реквизиты договора, к которому акт относится;
- виды работ;
- сроки;
- стоимость;
- пункт о наличии или отсутствии нареканий;
- санкции к исполнителю, если нарекания есть — обычно это штрафы.
В одном документе можно перечислить несколько видов работ: например, фотосъёмку и обработку фотографий. К акту можно приложить отчёт или другую важную информацию. В нашем примере это будут готовые фотографии, выполненные по ТЗ заказчика. Всё это подтвердит, что самозанятый действительно выполнил работу в полном объёме и смог продемонстрировать результат.
Акт подписывают обе стороны.
Вопросы и ответы
— Нужен ли акт, если вы работаете с плательщиком НПД по предоплате?
Наличие акта не зависит от порядка расчётов. Мы рекомендуем оформлять его в любой ситуации и при принятии любых услуг от самозанятого.
— Когда подписывать акт?
Срок выполнения работ прописан в договоре. Акт можно датировать и подписать либо последней датой оказания услуг, либо позже (но не раньше).
— Что учесть, чтобы акт защитил от переквалификации договора с самозанятым в трудовой?
При оформлении акта стоит указывать работы и их стоимость максимально конкретно. Например, указать услугу «подготовка 10 карточек товара для маркетплейса», уточнить стоимость подготовки 1 карточки и рассчитать итоговую сумму.
Общая формулировка, вроде «продвижение на маркетплейсе», насторожит налоговую. В таком случае акт не поможет.
Как составить акт без лишних сложностей
Если у компании много договоров с самозанятыми и составление актов трудоёмко, можно автоматизировать этот процесс.
Например, сервис Qugo подгрузит реестр с данными самозанятых в систему, поможет оформить договоры и автоматически сформирует акты. Также система проверит документы и выявит ошибки, что происходит автоматически.
Если у вас в компании принята особая форма актов, её также можно интегрировать в систему Qugo. Готовые документы можно подписать при помощи ЭЦП. Сервис автоматически разошлёт акты исполнителям, примет их, проверит и задекларирует чеки — а после перечислит деньги самозанятому за оказание услуг.
Готовые акты хранятся в системе в электронном виде: среди них легко найти нужный документ, ни один из них не потеряется.
Выводы
Акт — не обязательный документ, если вы заключаете договор с плательщиком НПД. Однако лучше его составить, чтобы избежать возможных споров с исполнителем и внимания со стороны налоговой. Также акт поможет зафиксировать штрафы в случае, если исполнитель оказал услугу не полностью или не вовремя.
Чтобы акт принёс максимум пользы, рекомендуем указать максимально конкретные услуги и прописать их стоимость.
