Кейс сферы ивентов : как оперативно выводить на смену ведущих и аниматоров — самозанятых

По условиям договора мы не можем назвать компании клиентов, но можем рассказать о результатах на проектах.

В прошлом году к нам обратились несколько компаний из сферы ивентов — организаторы концертов, свадеб, выпускных и детских праздников. Они проводят мероприятия на разных площадках и в разных городах, каждый раз привлекая новых специалистов: аниматоров, ведущих, монтажников, маркетологов и других подрядчиков под конкретные задачи. Чаще всего это самозанятые — они позволяют быстро масштабироваться и выводить людей на смены день в день.

До внедрения Qugo каждый ивент означал ручную работу с десятками подрядчиков, риски ошибок в договорах и постоянное напряжение между организаторами, HR и бухгалтерией. По мере роста количества мероприятий удерживать процессы под контролем становилось всё сложнее.

Чтобы упростить документооборот и интегрироваться с системой «БОСС Контроль», клиенты внедрили Qugo.

Теперь организация ивентов больше не упирается в подрядчиков и бумажную волокиту: подключение персонала занимает часы, документы оформляются без ошибок, а фактическое время работы автоматически сверяется с данными площадки. Команды на местах готовят события, не отвлекаясь на администрирование.

Держать большой штат исполнителей в сфере ивентов нерентабельно. Нагрузка зависит от сезонности, типа и размера проекта. Возить команду для монтажа декораций вместе с условным оркестром по всей России — сложно и накладно.

За год каждый клиент сотрудничает более чем с 1000 подрядчиков.

Проверенных исполнителей компании могут привлекать на другие проекты. Параллельно всегда ищут новых специалистов: например, фотографов и видеографов.

Классический набор документов при работе с самозанятыми состоит из:

• договора,
• чеков,
• актов выполненных работ.

В некоторых случаях к этому набору добавляются дополнительные соглашения и акты по ним. Получается большое количество оригиналов документов, которое надо подписывать с исполнителями по всей стране. Такой процесс занимает много времени.

В первую очередь регистрация в Qugo позволила клиентам автоматизировать работу с документами. На платформе предзагружены шаблоны документов с юридически корректными формулировками, которые отражают гражданско-правовой статус отношений с самозанятыми. Это снижает риски переквалификации отношений в трудовые.

При необходимости клиенты могут скорректировать шаблоны договоров, актов и дополнительных соглашений под свои нужды, а затем согласовать их с юристами Qugo. Организатор концертов так и сделал: мы согласовали новые формулировки одним днём.

Исполнители тоже регистрируются на платформе. Мы создаём для них простую электронную подпись, чтобы в пару кликов подписывать документы и обмениваться ими через приложение.

Выплаты исполнителям тоже автоматизированы: их можно провести все разом без риска получить блокировку счёта по 115-ФЗ. Перед отправкой документов система автоматически проверяет актуальность статуса и лимит дохода самозанятого. Исполнители получают деньги только после того, как подпишут акты в приложении. Затем система сама формирует чек от имени самозанятого. Это возможно благодаря официальной интеграции Qugo с ФНС.

Ещё мы предоставили клиентам API, чтобы они интегрировали Qugo со своими 1С. Данные из 1С попадают на платформу, затем исполнители подписывают документы, а после эти документы попадают обратно в 1С.

«Одной кнопкой» происходит множество операций: формируются и подписываются закрывающие документы, проходят выплаты.

У клиента, который занимается организацией детских праздников, есть дополнительная система учёта времени — «БОСС Контроль». С помощью пластиковых пропусков исполнители проходят, например, на территорию торгового центра. Тем самым они отмечают время, которое проводят на объекте. Позже это время пересчитывается в сумму выплат в зависимости от исполнителя. С этой системой мы тоже смогли интегрироваться по API.

Сейчас клиенты продолжают работать с нами. В пик сезона — декабрь—январь — они проводили до 2000 выплат исполнителям.