Реестр выплат самозанятым в 1С

Реестр выплат в «1С:Бухгалтерия» помогает автоматизировать платежи самозанятым. Он позволяет сформировать единый платежный документ для банка и провести все расчеты одной операцией. Это снижает ручную нагрузку на бухгалтерию и уменьшает риск ошибок.

С реестрами бухгалтерия может заранее подготовить список однотипных платежей, а потом провести все выплаты одним кликом.

Автоматизация. Единый реестр заменяет десятки отдельных платежных поручений. Это прямая экономия времени бухгалтера.

Упрощение учёта. Расходы по услугам всех привлеченных исполнителей отражаются в учете централизованно, а не разрозненными операциями.

Упрощение в работе с документами. При использовании сервиса 1С:ДиректБанк реестры уходят в банк, а выписки и чеки загружаются обратно в 1С автоматически.

Снижение рисков. При интеграции с банком статус самозанятого может проверяться автоматически перед каждой выплатой. Это защищает от доначисления НДФЛ и взносов, если исполнитель утратил статус.

Процесс состоит из шести шагов.

Шаг 1 — активируйте функцию. Перейдите в меню Главное → Функциональность → Расчеты. Установите флажок «Реестры выплат самозанятым». Эта опция доступна в «1С:Бухгалтерия» начиная с релиза 3.0.100.

Шаг 2 — добавьте самозанятых в списки контрагентов. Зайдите в раздел «Справочники», найдите подраздел «Покупки и продажи» и выберите пункт «Контрагенты». Затем нажмите кнопку «Создать». В поле «Вид контрагента» выберите «Физическое лицо» или «Самозанятый» (зависит от версии программы). Обязательно внесите ФИО, ИНН и банковские реквизиты.

Шаг 3 — сформируйте реестр. Перейдите в раздел «Покупки» → «Реестры выплат самозанятым» и нажмите «Создать».

Шаг 4 — заполните документ «Реестры выплат самозанятым». Укажите, оказывают исполнители одну и ту же услугу («Единая») или разные («В списке»). Проверьте счет затрат. Добавьте самозанятых в табличную часть — их реквизиты подтянутся из справочника.

Шаг 5 — отправьте реестр в банк. Нажмите «Отправить реестр» для автоматической отправки через 1С:ДиректБанк или «Выгрузить реестр» для ручной загрузки файла в ваш клиент-банк.

Шаг 6 — загрузите выписку и чеки. После проведения выплат банк сформирует реестр чеков. При использовании 1С:ДиректБанк они загрузятся автоматически вместе с выпиской. Статус документа изменится на «Оплачено полностью». Если появился статус «Оплачено частично», значить, в каких-то реквизитах есть ошибки.

Если ваш бизнес пользуется нашей платформой, то вы сможете импортировать все данные через наш модуль и выплатить гонорары самозанятым в несколько кликов.

Подключите модуль Qugo.

Запустите информационную базу с помощью режима 1С:Предприятие.

Зайдите в «Администрирование» → «Настройки программы» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Расширения».

В открывшемся окне на панели сверху нажмите кнопку «Добавить из файла…».

Если появится предупреждение, нажмите «Продолжить».

В открывшемся окне система предложит выбрать файл расширения конфигурации. Найдите файл модуля Qugo с расширением .cfe и нажмите кнопку «Открыть».

Подключаемое расширение появится в общем списке расширений. В этом списке снимите галочку в колонке «Безопасный режим».

Нажмите «Перезапустить» в верхней части экрана.

После перезапуска программы расширение появится в конце списка разделов.

По нашему мнению и опыту, вести учёт большого количества выплат будет проще всего через поступление услуг.

В разделе «Вариант создания бухгалтерских документов (Qugo)» выберите «Через поступление услуг».

В разделе «Вариант связи документов (Qugo)» выберите удобный вам вариант.

Если вы выберете первый вариант, то нужно будет настроить формирование документа. Надёжнее всего будет проставить каждую галочку.

После нажмите кнопку «Создать бухгалтерский документ».

«Акт, УПД №», «дата УПД» и дата документа заполнились автоматически из чека самозанятого.

На этом этапе у вас сформировался готовый документ. Дальше — информация по деталям и тонкостям заполнения. Она понадобится только тем, кто захочет вручную перепроверить все данные.

Сам чек можно найти в документе: «Задания» → проваливаемся в документ «Выплата» → гиперссылка «Чек».

Первый шаг по поиску чека

Второй шаг по поиску чека

«Содержание услуги» заполняется из реквизита «Описание задания» документа «Задания». Если поле пусто, то в строку записывается значение реквизита «Название» из документа «Задание».

«Комментарий» заполнился из «Задания».

Использовать реестр для выплаты авансов нельзя. Функционал реестров предназначен только для постоплаты. Если в договоре ГПХ прописан аванс, его нужно перечислять через обычную платёжку.

Документ «Реестры выплат самозанятым» одновременно проводит списание денег и отражает расход в учете. Использовать его для выплаты авансов нельзя, даже если это прописано в договоре ГПХ.

Нужно подгружать документы. Для признания расходов в налоговом учете ФНС требует два документа: чек от самозанятого и акт выполненных работ. При работе через реестр чеки загружаются от банка автоматически, что снимает с бухгалтерии задачу по их сбору.

Нужно правильно оформить бухгалтерские проводки. Для расчетов по реестрам используется специальный счет 76.16 «Реестры выплат самозанятым»:

• • Дт 76.16 Кт 51 — перечислена оплата исполнителю по реестру.
  • Дт 20.01 (или 26, 44) Кт 76.16 — услуги самозанятого учтены в затратах.

Если ваш банк не поддерживает прямую интеграцию, реестр можно выгрузить в виде файла (стандартные форматы — CSV или XML). Для этого используется кнопка «Выгрузить реестр».

Для внутреннего контроля или предоставления реестра в банк на бумаге можно использовать печатную форму. Она доступна в документе «Реестры выплат самозанятым» по кнопке «Печать».

Внедрение реестровых выплат помогает масштабировать взаимодействовать с внештатным персоналом. Процесс становится контролируемым, прозрачным для ФНС и менее рискованным.

По разным оценкам, автоматизация сокращает время бухгалтера на обработку платежей на 60–70%, а риск ошибок из-за человеческого фактора — до 80%.

Реестры — только для постоплаты. Функционал реестров не подходит для выплаты авансов, так как оплата и признание расхода проводятся одной операцией.

Нужна настройка. Перед началом работы включите опцию в настройках (Главное → Функциональность → Расчеты) и уточните в своем банке, работает ли он с реестрами выплат самозанятым.

Используется счёт 76.16. Все расчёты по реестрам ведутся через специальный субсчет 76.16 «Реестры выплат самозанятым».

Чеки загружаются автоматически. При интеграции с банком через 1С:ДиректБанк чеки от самозанятых подгружаются в систему вместе с банковской выпиской.