Как проводить выплаты внештатным сотрудникам

Выплаты внештатникам — это расчёты с исполнителями по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Такое сотрудничество снижает налоговую нагрузку, но создаёт риски претензий от ФНС. Чтобы обезопасить себя, нужно правильно выстроить процессы и оформить документы.

Разбираемся во всех деталях, чтобы вы могли выстраивать сотрудничество максимально безопасно.

Внештатник — это исполнитель, работающий по договору ГПХ, а не по трудовому договору. Его отношения с компанией регулирует Гражданский, а не Трудовой кодекс.

В отличие от штатного сотрудника, он не подчиняется внутреннему распорядку и не имеет должностных обязанностей. Его цель — сдать конкретный результат к определённому сроку. За эту работу он получает не зарплату, а вознаграждение.

Бизнес привлекает исполнителей на проектные и разовые задачи. Это позволяет не раздувать штат ради временных работ, например, для разработки сайта или подготовки квартального отчёта.

Главная выгода — экономия на налогах и взносах. При работе с ИП и самозанятыми компания не платит за них НДФЛ и страховые отчисления в СФР. Это сокращает издержки на привлечение специалист по сравнению со штатным сотрудником.

Чаще всего сотрудничество с тем, у кого есть специальный налоговый статус, выгоднее на 43% — 13% НДФЛ и 30% взносов. Эти цифры могут отличаться, если штатный сотрудник зарабатывает больше 200 000 или компания ведёт деятельность в сферах, где количество взносов законодательно отличается от стандартного. Например, для IT есть льгота — компании платят 15% взносов вместо 30%. Для сфер, сопряжённых с тяжёлыми и опасными условиями труда, наоборот, есть дополнительные взносы — на травматизм.

Вторичная выгода — отсутствие отчётности. Если у исполнителя есть статус ИП или самозанятого, то по нему не нужно подавать отчётность.

За сотрудников и исполнителей без специального налогового статуса нужно отчитываться: сдавать форму 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам и подраздел 1.1 формы ЕФС-1.

Основной риск — переквалификация договора ГПХ в трудовой. В таком случае бизнес заставят доплатить налоги, заплатить пени и штрафы, сдать отчётность и принять человека на работу. Налоговая служба пристально следит за такими договорами и может признать их схемой уклонения от налогов.

При этом попасть под переквалификацию может и бизнес, который строил честное сотрудничество с подрядчиком, но делал это неправильно. В таком случае для ФНС и суда бизнес внешне не будет ничем отличаться от нарушителей — поэтому его ждут те же неприятные последствия.

На что обращает внимание ФНС:

• • Регулярные, фиксированные выплаты в одни и те же даты, совпадающие с днями выплаты зарплаты.
  • Исполнитель подчиняется внутреннему графику и распорядку компании.
  • В договоре описан процесс труда, а не конечный результат (например, «оказание консультационных услуг» вместо «подготовка 10 аналитических справок»).
  • Заказчик предоставляет исполнителю рабочее место, оборудование и материалы.
  • Договор носит систематический характер и перезаключается на длительный срок без оформления допсоглашений с конкретными перечнями работ и оплаты за них.

Также есть риск блокировки счёта. Массовые переводы физлицам без чёткого назначения могут показаться банку подозрительными. Счёт могут заблокировать до выяснения легальности операций.

Налоговые обязательства компании напрямую зависят от статуса исполнителя.

Физлица без специального налогового статуса. Бизнес должен исчислить, удержать и заплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. НДФЛ в 2025 году рассчитывается по прогрессивной шкале — от 13% до 22%. Ставка страховых взносов — около 30%. Также необходимо сдавать отчётность: 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1.

Самозанятые (плательщики НПД). Компания не платит налоги и взносы, не сдаёт отчётность. Самозанятый сам платит налог на профдоход (6% при работе с юрлицами).

Главный риск — утрата права на применение НПД. Самозанятый может лишиться его по трём причинам:

• • превысил годовой лимит дохода,
  • доброволся «снялся» с самозанятости,
  • нарушил законы так, что его лишили права на НПД.

Если заплатить человеку после того, как он перестал быть самозанятым, то на эти переводы будут действовать те же правила, что и для физлиц. Придётся платить НДФЛ и взносы, оформлять и сдавать отчётность.

То же самое случится, если договор заключат со штатным сотрудником, если с момента его увольнения прошло менее двух лет.

Индивидуальные предприниматели (ИП). Компания также не является налоговым агентом. ИП сам платят налоги в соответствии со своим налоговым режимом (УСН, ОСН, патент).

Ключевые документы:

• • Договор ГПХ (подряда или оказания услуг).
  • Акт выполненных работ. Фиксирует, что услуга оказана в полном объёме и у заказчика нет претензий.
  • Платёжные документы. Для самозанятых — это чек из приложения «Мой налог». Без него учесть выплату в расходах невозможно.

Чётко пропишите результат. Прямым текстом уточните конкретный результат должен предоставить исполнитель. Не «выполнять работу маляра-штукатура», а «предоставить готовые к покраске стены площадью Nм² на объекте, расположенном по адресу…»

Уберите все трудовые термины. Бизнес может «погореть» на неправильном использовании терминов и использовании шаблонов трудовых договоров, даже если не нарушает закон. Обязательно изучите лексику в Трудовом и Гражданском кодексах, и не путайте её.

В договоре используйте «вознаграждение» вместо «зарплаты», «исполнитель/подрядчик» вместо «сотрудник», «заказчик» вместо «работодатель».

Пропишите сроки и стоимость. Обязательно укажите конкретный срок выполнения работ и точную сумму вознаграждения.

Укажите ответственность исполнителя. Добавьте в договор пункт об обязанности самозанятого немедленно сообщать об утрате своего статуса и предусмотрите штраф за неисполнение

Проверьте статус исполнителя перед выплатой. Это можно сделать на специальном сервисе ФНС.

Подготовьте реестр получателей для банка.

Отправьте платёжные документы и дождитесь зачисления средств.

Получите от исполнителя чек, если сотрудничаете с самозанятым.

Подпишите акт приёма выполненных работ.

Расчёты с внештатными исполнителями отражаются в бухучёте по счёту 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».

Выплаты исполнителям без специального статуса (не ИП и не самозанятым) можно включить в расходы на оплату труда для целей налога на прибыль. Основание — ст. 255 НК РФ.

Отчётность по ИП и самозанятым не требуется. Они отчитываются за себя сами. ИП сами готовят отчёты, а за самозанятых все документы формирует «Мой налог» — им нужно только выбивать чеки.

Отчётность по физлицам без специального налогового статуса статуса. Компания обязана сдать по ним форму 6-НДФЛ, Расчёт по страховым взносам (РСВ) и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 о датах заключения и прекращения договора ГПХ.

Проверяйте статус исполнителя. Он определяет, кто платит налоги и взносы: вы или он. Делайте это перед каждой выплатой.

Оформляйте договор грамотно. Формулируйте предмет договора как конечный результат, а не трудовую функцию. Избегайте слов «зарплата», «должность», «график работы».

Всегда подписывайте акт и требуйте чек от самозанятых. Без чека из приложения «Мой налог» вы не сможете учесть выплату в расходах.

Не создавайте признаков трудового сотрудничества. Не делайте регулярных выплат в одни и те же даты, не предоставляйте исполнителю рабочее место и не встраивайте его в организационную структуру компании.