Риски при организации выплат самозанятым и методы их минимизации

Основной риск работы с самозанятыми — переквалификация договора ГПХ в трудовой. Для заказчика это означает доначисление налогов, взносов и штрафы. В 2025 году ФНС усилила контроль за такими схемами, выявляя подмену трудовых отношений с целью экономии на ФОТ.

Если налоговая инспекция заподозрит подмену, она инициирует проверку. При подтверждении ФНС доначислит НДФЛ и страховые взносы, выставит пени и штрафы, а бухгалтерии придется пересдавать отчетность.

Признаки трудовых отношений:

• • Регулярные одинаковые выплаты. Деньги поступают в одни и те же даты фиксированными суммами, как зарплата.
  • Подчинение. Исполнитель соблюдает ваш график работы (например, с 9 до 18) и подчиняется внутреннему распорядку.
  • Оплата за процесс, а не за результат. В актах нет перечня конкретных выполненных задач. Пример: оплата за «маркетинговые услуги за май», а не за «5 написанных статей и 2 отчета».
  • Высокая зависимость исполнителя от конкретного заказчика. Более 90% дохода самозанятый получает от вашей компании.

Первый сигнал о проблеме — письмо от ФНС. В нём инспекция либо запросит пояснения по сделкам, либо сразу выставит требование доплатить налоги.

Игнорировать такое письмо нельзя. Отсутствие ответа — прямой путь к выездной проверке, которая изначально будет проводиться с позиции «компания скрывает нарушения».

Как предотвратить. Главное средство предотвращения претензий — правильное ведение документооборота. О том, как вести документы, мы подробно расскажем дальше, но сейчас дадим один из главных советов.

Если вы уже сотрудничаете с самозанятым, проверьте, насколько детализированы ваши акты, и, если в них не перечислены конкретные услуги с конкретными вознаграждениями — переоформите документы. Внесите туда реальные данные об оказанных услугах и гонораре за каждую услугу.

Что делать, если вы уже получили письмо. Ваша задача — привести все существующие доказательства того, что вы находитесь с исполнителем в гражданских отношениях. Обычно это акты оказанных услуг и переписки, в которых ставите конкретные задачи, обсуждаете гонорар, принимаете работы. Также может помочь грамотно составленный договор.

По закону 115-ФЗ банки должны вести финмониторинг. Отдел финмониторинга следит за тем, чтобы переводы были «белыми», а не «обналичкой» или финансированием терроризма.

Помимо людей, переводы контролируют автоматизированные системы. Если они отследят подозрительные транзакции, то привлекут людей для подробной проверки.

Регулярные переводы физическим лицам одинаковых сумм — типичный признак «серой» зарплатной схемы. Системы банков заметят такие переводы и заблокируют счёт «до выяснения».

Как предотвратить. Необходимо правильно оформлять платёжные ведомости — указывать оплату услуг самозанятого по конкретному договору. По возможности стоит детализировать, за какие услуги самозанятый получает деньги.

Что делать, если счёт уже заблокировали. Точно так же доказывать законность сотрудничества, но уже сотрудникам банка. К сожалению, смотреть переписки они не будут, здесь намного важнее правильно оформленные договоры ГПХ и акты.

В случае отсутствия нарушений с вашей стороны мы рекомендуем предоставлять все документы, которые запрашивает банк.

Когда исполнитель превышает годовой лимит дохода в 2,4 млн рублей, он теряет право пользоваться статусом плательщика НПД.

Если после превышения лимитов заказчик выплатит деньги, он будет обязан провести выплату как физлицу без специального налогового статуса. Компания автоматически обязана удержать с выплат НДФЛ, уплатить сверху страховые взносы и оформить документы о сотрудничестве с физлицом.

Чаще всего НДФЛ будет равен 13%, а страховые взносы — 30%, но это зависит от доходов человека и сферы деятельности компании.

Отследить этот момент вручную почти невозможно, так как вы не знаете о доходах исполнителя от других заказчиков. Некоторые заказчики требуют у самозанятых справку о доходах — но исполнители обычно не хотят раскрывать такие данные.

Можно следить, не теряет ли человек статус самозанятого. Перед каждой выплатой вы можете вручную вводить ИНН самозанятого в специальном сервисе налоговой, и видеть, сохраняется ли у него статус.

Если сотрудничать с исполнителями через сервис Qugo, то система автоматически будет перед каждой выплатой проверять статус. Чем больше у вас исполнителей и чем чаще вы проводите выплаты, тем больше времени сэкономит сервис.

Закон 422-ФЗ содержит прямой запрет на привлечение бывших сотрудников в качестве самозанятых, если с момента увольнения не прошло двух лет.

Еще одно грубое нарушение — оформление на третье лицо. Нельзя заключать договор с одним лицом, а по факту работу выполняет другое. Оплату должен получать тот, чье имя указано в контракте.

Как предотвратить. Проверяйте данные исполнителя при оформлении.

Ведите корректный документооборот. Это основной инструмент защиты.

Оформите правильный договор. В первую очередь соблюдайте три главных правила:

• • избегайте трудовых терминов,
  • делайте акцент на результате,
  • прописывайте конкретный объём работ и срок сдачи.

Как правильно оформить договор...

… и сотрудничать с самозанятыми, чтобы не столкнуться с претензиями от налоговой

Читать статью

Детально прописывайте акты. В актах выполненных работ фиксируйте конкретный результат. «Разработан дизайн-макет главной страницы сайта», а не «оказаны услуги дизайнера».

Корректно проводите выплаты. Это тоже важно.

Проверяйте статус самозанятого вручную через сервис налоговой или через автоматические сервисы.

Не оплачивайте услуги в зарплатные дни. В идеале и вовсе избегайте регулярных платежей — просто оплачивайте услуги по мере их оказания.

Подробно заполняйте платёжки. Указывайте, что это оплата услуг самозанятого по конкретному договору.

Контроль ужесточается. ФНС и банки активно выявляют схемы подмены трудовых отношений.

Риски материальны. Переквалификация грозит компании доначислением налогов, взносов и штрафов на сумму около 43% от всех выплат.

Соблюдайте «карантин». Не работайте с бывшими сотрудниками, если с момента увольнения прошло менее двух лет.