Какая отчётность по самозанятым нужна от бизнеса

Сотрудничество с самозанятыми исполнителями довольно выгодно для бизнеса, так как за услуги плательщиков НПД (налога на профессиональный доход) не нужно уплачивать ни НДФЛ, ни страховые взносы, а оплата производится исключительно за результат. Но расчёты с самозанятыми требуют не только проводки в бухучёте, но и предоставления соответствующей отчётности в ФНС и СФР.

Какие документы должны сдавать юридические лица и ИП для отчёта по взаимодействию с независимыми исполнителями? Требуется ли предоставление отчётности от самих плательщиков НПД (нужно ли подавать декларацию о доходах самозанятым)?

Давайте разбираться.

Юридические лица и ИП должны регулярно подавать отчётность в Федеральную налоговую службу (ФНС). Указанные в отчётности сведения раскрывают информацию о доходах бизнеса, уплаченных налогах и страховых взносах. Причём отсутствие прибыли, простой в работе бизнеса и даже полное отсутствие хозяйственной деятельности не освобождают предпринимателей от сдачи отчётов (ст.119 Налогового кодекса РФ). В этих случаях бизнес сдаёт нулевые декларации и не проводит налоговые исчисления.

Налоговой отчётностью считаются следующие документы: 

• налоговые декларации;
• расчёты и прочие отчёты, которые составляются для исчисления и дальнейшей уплаты налогов;
• уведомления, адресованные ФНС.

Какую именно отчётность необходимо сдавать юридическим лицам и ИП? Всё зависит от вида деятельности бизнеса, характера проводимых сделок и выбранного налогового режима.

Отчётность в налоговую сдают юридические лица и ИП, которые используют следующие системы налогообложения: 

• УСН (упрощённая система налогообложения). Нужно сдавать только декларацию УСН.
• ЕСХН (единый сельскохозяйственный налог). В ФНС необходимо подать декларацию по ЕСХН.
• АУСН (автоматизированная упрощённая система налогообложения). Помимо формы ЕФС-1, бизнес отчитывается за импорт товаров из ЕАЭС (если он есть) и подаёт декларацию по ввозному НДС.
• ОСНО (общая система налогообложения). Потребуется отчётность по НДС, земельному, транспортному или водному налогам, а также по форме 3-НДФЛ.
• ПСН (патентная система налогообложения). Если бизнес работает по патенту, то юрлицам или ИП потребуется сдать персонифицированные сведения, а также отчёты по формам ЕФС-1, РСФ и 6-НДФЛ.

Обычно налоговой отчётностью занимается бухгалтерия. Если бизнесу накладно иметь в штате бухгалтера, ведение бухучёта передаётся на аутсорсинг. Юрлица и ИП могут заключить договор с фирмой, которая предоставляет услуги профессионального сопровождения.

Нередко индивидуальные предприниматели занимаются самостоятельно ведением бухгалтерского учёта и составлением налоговой отчётности. В этом случае важно соблюдать сроки подачи документов, вести документооборот и сохранять не только отчётность, но и всю документацию, связанную с деятельностью ИП (договоры с контрагентами, чеки, акты о выполненных работах и т.д.). Архив должен сохраняться как минимум несколько лет – документы могут понадобиться, если налоговая служба инициирует проверку бизнеса.

Юридические лица и ИП должны своевременно сдавать отчётные документы в ФНС и СФР (Социальный фонд России). Бизнесу также необходимо отражать самозанятых в своей отчётности. При этом перечень документов для различных форм бизнеса будет отличаться (в зависимости от вида деятельности и системы налогообложения).

К обязательным видам отчётности, сдаваемой в ФНС и СФР, относятся следующие виды документов: 

• Декларация. Для разных систем налогообложения требуются декларации по УСН, ЕСХН, а также по НДС и 3-НДФЛ.
• Форма 6-НДФЛ.
• Уведомление об уменьшении налога на патенте.
• Персонифицированные сведения о физических лицах.
• Расчёт по страховым взносам.
• Форма ЕФС-1 (сдаётся в СФР).

Согласно законодательству (ст.264 Налогового кодекса РФ, а также письму Минфина №03-03-06/1/63730 от 22.07.2020), расходы бизнеса на услуги самозанятых могут быть отражены в следующих налоговых декларациях: 

• по налогу на прибыль;
• УСН «доходы минус расходы»;
• ЕСХН;
• 3-НДФЛ.

Юридические лица и ИП не смогут указать в налоговой декларации свои затраты на услуги независимых исполнителей, если такие расходы не будут соответствовать следующим критериям: 

• экономической целесообразности (услуги привлечённого исполнителя важны для эффективного ведения бизнеса);
• наличию закрывающих документов (чеков об оплате услуг самозанятых исполнителей и подписанных актов выполненных работ);
• содержанию данных расходов в закрытом списке затрат (этот пункт актуален для заказчиков, которые являются плательщиками УСН или ЕСХН).

Юридические лица не указывают выплаты независимым исполнителям в отчёте 6-НДФЛ. Такое право предусмотрено законодательством (Федеральным законом №422-ФЗ от 27.11.2018, а также официальным письмом ФНС №КВ-4-20/11364@ от 12.08.2012). Это связано с тем, что самозанятые не платят НДФЛ. Соответственно, заказчик, который заключил договор гражданско-правового характера (ГПХ) с плательщиком НПД, не является налоговым агентом для независимого исполнителя, не осуществляет за него выплаты в госбюджет и не предоставляет отчётность о доходах, полученных физическими лицами.

Юридические лица и ИП (кроме тех, кто пользуется АУСН) должны до 25 числа каждого месяца сдавать в ФНС персонифицированные сведения о физических лицах (по классификатору налоговых документов этот отчёт имеет код 1151162). Новая форма отчётности обязательна с 2023 года. Данный отчёт содержит сведения о сотрудниках, которые работают у юрлица или ИП (в том числе исполнители, оформленные по гражданско-правовому договору). Форма нужна для корректного назначения социальных выплат и пособий сотрудникам предприятия или ИП (ФНС передаёт соответствующие данные в СФР).

При этом бизнесу не нужно сдавать персонифицированные сведения о самозанятых исполнителях. В этом отчёте подаются данные исключительно о застрахованных сотрудниках. Независимые исполнители не имеют с заказчиками трудовых отношений и, соответственно, юрлица и ИП не перечисляют за них страховые взносы.

Расчёт по страховым взносам не содержит сведений о самозанятых исполнителях. Юридические лица и ИП заказывают у самозанятых исполнителей разовые услуги или заключают с ними договор ГПХ на выполнение определённого проекта. Заказчики лишь оплачивают услуги плательщиков НПД и не принимают их в штат, не выплачивают за них страховые взносы в СФР и не указывают самозанятых исполнителей в расчёте по страховым взносам.

Единая форма сведений (ЕФС-1) составляется для СФР и содержит следующие сведения: 

• данные о трудовой, проектной или иной деятельности физических лиц, которые работают в штате предприятия или сотрудничают с юрлицом по гражданско-правовому договору (кроме плательщиков НПД);
• сведения о страховом стаже сотрудников предприятия;
• информацию о заработной плате персонала, а также данные о дополнительных страховых взносах, перечисляемых юридическим лицом на накопительную пенсию сотрудников;
• данные о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное социальное страхование персонала (выплаты на случай профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве).

Форму ЕФС-1 не требуется заполнять ни при заключении договора ГПХ с самозанятым, ни при прекращении действия этого документа. Это связано с тем, что при оформлении гражданско-правового соглашения плательщика НПД не будут считать застрахованным по общему пенсионному страхованию.

Самозанятые указываются в отчёте ЕФС-1 в случаях, когда независимые исполнители не выдали чек заказчику, утратили в процессе сотрудничества статус плательщика НПД и т.д. При таких обстоятельствах заказчик услуг самозанятого должен будет уплатить за него страховые взносы и отобразить эту информацию в отчётности.

Юридическое лицо или ИП передаёт данные о самозанятых исполнителях в следующих случаях: 

• Самозанятый нарушил обязательства и не выдал чек об оплате.
• Исполнитель утратил статус плательщика НПД до окончания действия гражданско-правового договора. В этом случае заказчик должен будет уплатить за исполнителя НДФЛ и страховые взносы и внести сведения в отчётность.
• Выплаты исполнителю не облагаются НПД. Такое возможно, если ранее исполнитель был штатным сотрудником заказчика (менее 2 лет назад).

Как отчитываться самозанятым? Специальный налоговый статус позволяет исполнителям этого не делать. По сути, отчётность самозанятых в налоговую службу поступает автоматически через мобильное приложение «Мой налог». Сервис самостоятельно учитывает доходы плательщика НПД (по выданным им чекам) и отправляет сведения в ФНС.

Своевременная сдача отчётности в  ФНС и СФР позволит бизнесу избежать осложнений со стороны контролирующих органов. При сотрудничестве с самозанятыми юридические лица и ИП могут не заполнять формы, установленные законодательством для учёта штатного персонала и перечисленных за них страховых взносов и налоговых отчислений.

Современные сервисы дают возможность проверять статус самозанятых в автоматическом режиме. Такие платформы как Qugo позволяют автоматизировать документооборот и хранить в архиве документы, необходимые при сотрудничестве с плательщиками НПД. Такие меры помогают бизнесу меньше времени тратить на рутину и больше внимания уделять актуальным рабочим процессам.