Сотрудничество в рамках гражданско-правового соглашения с внештатными исполнителями подразумевает составление не только договоров, но и актов оказанных услуг. Рассмотрим подробнее, какие документы нужны от самозанятого для юридических лиц, чтобы избежать проблем с законом и надзорными органами.
Документооборот при работе с самозанятым гражданином
Схема сотрудничества с внештатным исполнителем выглядит следующим образом:
- Проверка налогового статуса контрагента.
- Заключение договора.
- Непосредственное исполнение обязанностей по договору.
- Процедура сдачи-приёмки — для этого часто требуется составление акта выполненных работ.
- Оплата услуг, формирование чека.
Рекомендуется проверять налоговый статус внештатного исполнителя перед каждым подписанием договора и оплатой услуг, чтобы избежать риска переквалификации договора в трудовой и штрафов со стороны ФНС. У многих предпринимателей и организаций часто возникает вопрос, нужен ли акт выполненных работ от самозанятого. Разберём это детально.
Нужен ли акт выполненных работ от самозанятого?
По законодательству, единственный документ, который является обязательным при завершении сотрудничества с плательщиком НПД, – это чек. Он выполняет сразу две функции: подтверждает доход внештатного исполнителя и выступает одним из закрывающих документов для бухгалтерии заказчика. Иные закрывающие документы от самозанятого для ООО, ИП и прочих не нужны.
Стоит пояснить, что согласно № 422-ФЗ фактом оказания и оплаты услуг является чек, но мы рекомендуем подписывать с исполнителем также и акт оказанных услуг, поскольку ФНС зачастую требует и его, как дополнительное подтверждения расходной части. Особенно это касается организаций, которые работают либо на общей системе налогообложения, либо на упрощёнке по формуле «доходы минус расходы». В таких ситуациях компании нужно получить отчётную документацию по всем расходам. Именно данную задачу выполняет акт оказанных услуг.
Акт – это закрывающий документ, который подтверждает факт оказанных услуг, их объём и стоимость. Для проведения оплаты акт не обязателен, но его наличие крайне желательно по следующим причинам:
- В акте содержится больше сведений, чем в оформленном чеке, что в дальнейшем может помочь обосновать расходы перед налоговой инспекцией в случае возникновения каких-либо вопросов. Например, это может быть полезно предпринимателям, работающим на УСН «доходы минус расходы».
- Акт фиксирует объём и качество выполненных работ. При возникновении спора это поможет обосновать свою позицию.
- Документ является признаком гражданско-правовых, а не трудовых правоотношений. Это означает, что снижается риск переквалификации отношений с самозанятым.
Как самозанятому составить акт выполненных работ?
Увы, но ограничиться одним лишь приложением «Мой налог» не получится: сервис предлагает только составление чека. Способы, как сделать акт самозанятому:
- Самостоятельное оформление. Это возможно, так как законодательством не установлено единого образца. Можно без проблем использовать произвольную форму.
- Через специальные инструменты и сервисы. Здесь на помощь могут прийти цифровые платформы — например, Qugo.
Единственное правило — отразить в документе всю необходимую информацию, чтобы он был идентифицирован именно как акт оказанных услуг.
Образцы документов
Акт выполненных работ с самозанятым должен включать следующие сведения:
- наименование и номер документа;
- дату составления;
- сведения об исполнителе — ФИО и ИНН;
- реквизиты заказчика — полное наименование, адрес;
- информацию об оказанных услугах — их название, объём и сроки;
- цену за единицу и общую стоимость;
- подписи сторон.
Документ составляется в двух экземплярах — по одному на каждую сторону.
В качестве дополнительных данных можно также добавить:
- сведения о договоре между самозанятым и заказчиком;
- статус плательщика НПД;
- условия оплаты;
- факт отсутствия претензий по поводу качества и количества выполненных работ.
Порядок формирования и передачи чека
По результатам сотрудничества заказчика с внештатным исполнителем проводятся расчёты. В списке, какие закрывающие документы предоставляют самозанятые, значится только чек. Нюансы следующие:
- лучше всего, если чек вы будете получать сразу в день оплаты, хотя закон позволяет в случае безналичного платежа передавать чек до 9-го числа следующего месяца;
- в электронном формате чек может быть передан заказчику как по электронной почте, так и в виде сообщения или QR-кода, а также ссылкой.
Чтобы самозанятому сформировать чек, необходимо воспользоваться специальной опцией приложения «Мой налог». В сущности, ничего сложного в процедуре нет: сервис был разработан для того, чтобы оформлять данный документ.
Какие документы от самозанятых для подтверждения расходов нужны бизнесу?
Ключевую роль будет играть именно чек, поэтому его составление, как и правильное отображение расходов, имеет очень серьёзное значение.
Чек необходим для правильного определения налогооблагаемой базы, поэтому его получение крайне важно для юридических лиц. Например, он требуется для учёта в качестве расходов выплаченного вознаграждения по ОСН, УСН, ЕСХН. Отсутствие корректно оформленного чека может стать причиной доначисления налогов, пени и штрафов.
Отказ самозанятого от предоставления чека с высокой вероятностью говорит о том, что он не уплатил налог. В таком случае можно подать соответствующую жалобу в налоговую инспекцию. Однако выплаченный доход все равно нужно будет включать в налогооблагаемую страховыми взносами базу.
Что делать если в акте и чеке разные даты
Если закрывающие документы от самозанятого для ООО и ИП имеют несоответствия, то признать расходы можно двумя способами: либо через кассовый метод, либо через метод исчисления. В первом случае расходы надо признавать на дату чека, во втором — расходы будут признаны по условиям сделки, то есть на момент подписания акта. На данный момент существует явный пробел в регулировании этого вопроса. ФНС снабдила этот момент следующими пояснениями:
- чтобы признать расходы, нужен только чек, но акт будет очень желательным;
- если дата составления чека более ранняя, чем дата акта, то расходы нужно принимать датой акта;
- в обратном случае расходы принимаются на дату чека.
Таким образом, работает правило наиболее позднего документа. Крайне рекомендуется не забывать регулярно проверять у внештатного исполнителя актуальность статуса плательщика НПД.
Ответы на популярные вопросы
Как оплачивать самозанятым услуги с ООО по безналу?
Оплата проводится по общим расчётным правилам. В безналичной форме компания может осуществлять переводы как на банковский счёт, так и на карту или любые другие реквизиты.
Следует ли требовать от исполнителя акт выполненных работ?
У заказчиков нет оснований требовать составление акта по законодательству, но данное обязательство можно закрепить в договоре. Разумеется, об этом должен знать ваш контрагент.
Как проще всего проверить налоговый статус самозанятого?
Вы можете самостоятельно проверять статус плательщика НПД, но делать это вам предстоит перед каждой выплатой. Имеет смысл воспользоваться преимуществами Qugo — цифровая платформа самостоятельно за вас в автоматическом режиме проверит статус контрагента.
