Закрывающие документы от самозанятого

Гражданско-правовое сотрудничество с внештатными исполнителями подразумевает составление не только договоров, но и актов оказанных услуг. Рассмотрим подробнее, какие документы нужны от самозанятого для юридических лиц, чтобы избежать проблем с законом и надзорными органами.

Схема сотрудничества с внештатным исполнителем выглядит следующим образом: 

• Проверка налогового статуса контрагента.
• Заключение договора.
• Непосредственное исполнение обязанностей по договору.
• Процедура сдачи-приёмки — для этого часто требуется составление акта выполненных работ.
• Оплата услуг.

Рекомендуется проверять налоговый статус внештатного исполнителя перед каждым подписанием договора и оплатой услуг, чтобы избежать риска переквалификации договора в трудовой и штрафов со стороны ФНС. У многих предпринимателей и организаций часто возникает вопрос, нужен ли акт выполненных работ от самозанятого. Разберём это детально.

По законодательству, единственный документ, который является обязательным при завершении сотрудничества с плательщиком НПД, — это чек. Он выполняет сразу две функции: подтверждает доход внештатного исполнителя и выступает одним из закрывающих документов для бухгалтерии заказчика. Иные закрывающие документы от самозанятого для ООО, ИП и прочих не нужны.

Хоть плательщик НПД и не обязан вести бухучёт, на практике может возникнуть потребность в составлении дополнительной подтверждающей документации. Особенно это касается организаций, которые работают либо на общей системе налогообложения, либо на упрощёнке по формуле «доходы — расходы». В таких ситуациях компании нужно получить отчётную документацию по всем расходам. Именно данную задачу выполняет акт оказанных услуг. Составление указанного документа ощутимо увеличивает лояльность компаний и предпринимателей к внештатному исполнителю.

Увы, но ограничиться одним лишь приложением «Мой налог» не получится, сервис предлагает только составление чека. Способы, как сделать акт сверки самозанятому: 

• Самостоятельное оформление. Это возможно, так как законодательством не установлено единого образца. Можно без проблем использовать произвольную форму.
• Через специальные инструменты и сервисы. Здесь на помощь могут прийти цифровые платформы — например, Qugo.

Единственное правило — отразить в документе всю необходимую информацию, чтобы он был идентифицирован именно как акт оказанных услуг.

Образец акта выполненных работ с самозанятым в 2023

Акт выполненных работ с самозанятым должен включать следующие сведения: 

• наименование и номер документа;
• дату составления;
• сведения об исполнителе — ФИО и ИНН;
• реквизиты заказчика — полное наименование, адрес;
• информацию об оказанных услугах — их название, объём и сроки;
• цену за единицу и общую стоимость;
• подписи сторон.

Документ составляется в двух экземплярах — по одному на каждую сторону.

В качестве дополнительных данных можно также добавить: 

• сведения о договоре между самозанятым и заказчиком;
• статус плательщика НПД;
• условия оплаты;
• факт отсутствия претензий по поводу качества и количества выполненных работ.

Как уже было отмечено, составленный акт ощутимо повышает надёжность сотрудничества заказчиков и внештатных исполнителей. Самозанятый таким способом гарантирует для себя лояльность контрагентов — бизнесу нравится, когда формируется качественная отчётность.

По результатам сотрудничества заказчика с внештатным исполнителем проводятся расчёты. В списке, какие закрывающие документы предоставляют самозанятые, значится только чек. Нюансы следующие: 

• сформировать чек необходимо в момент расчёта с исполнителем, во всех остальных случаях его нужно составить не позднее 9 числа следующего месяца;
• в электронном формате чек может быть передан как по электронной почте, так и в виде сообщения или QR — кода.

Чтобы самозанятому сформировать чек, необходимо воспользоваться специальной опцией приложения «Мой налог». В сущности, ничего сложного в процедуре нет, сервис был разработан для того, чтобы оформлять данный документ. 

Какие документы от самозанятых для подтверждения расходов нужны для бизнеса? Ключевую роль будет играть именно чек, поэтому его составление, как и правильное отображение расходов, имеет очень серьёзное значение.

Если закрывающие документы от самозанятого для ООО и ИП имеют несоответствия, то признать расходы можно двумя способами: либо через кассовый метод, либо через метод исчисления. В первом случае расходы надо признавать на дату чека, во втором — расходы будут признаны по условиям сделки, то есть на момент подписания акта. На данный момент существует явный пробел в регулировании вопроса. ФНС снабдила этот момент следующими  пояснениями: 

• чтобы признать расходы, нужен только чек, но акт будет очень желательным;
• если дата составления чека более ранняя, чем дата акта, то расходы нужно принимать датой акта;
• в обратном случае расходы принимаются на дату чека.

Таким образом, работает правило наиболее позднего документа. Крайне рекомендуется не забывать регулярно проверять у внештатного исполнителя актуальность статуса плательщика НПД.

Как оплачивать самозанятым услуги с ООО по безналу?  Оплата проводится по общим расчётным правилам. В безналичной форме компания может осуществлять переводы как на банковский счёт, так и на карту или любые другие реквизиты.

Следует ли требовать от исполнителя акт выполненных работ?  У заказчиков нет оснований требовать составление акта по законодательству, но данное обязательство можно закрепить в договоре. Разумеется, об этом должен знать ваш контрагент.

Как проще всего проверить налоговый статус самозанятого?  Вы можете самостоятельно проверять статус плательщика НПД, но делать это вам предстоит перед каждой выплатой. Имеет смысл воспользоваться преимуществами Qugo — цифровая платформа самостоятельно за вас в автоматическом режиме проверит статус контрагента.