Виды документооборота с самозанятыми

Сотрудничество бизнеса с самозанятыми исполнителями подразумевает ведение определённого документооборота. Без тех или иных документов бухгалтерия не сможет оплатить услуги привлечённого специалиста. К тому же отсутствие договора (или некорректно оформленная форма соглашения), неправильно оформленный чек или неподписанный акт выполненных работ могут стать причиной появления проблем с налоговой службой.

Какие документы нужны для сотрудничества с независимыми исполнителями? Можно ли автоматизировать документооборот? Давайте разбираться.

При сотрудничестве с самозанятыми исполнителями юридическим лицам и ИП понадобятся следующие документы: 

• Договор ГПХ (гражданско-правового характера).
• Чек об оплате услуг самозанятого.
• Акт выполненных работ.

Из всего вышеперечисленного только чек является обязательным документом, но мы крайне рекомендуем заключать договор по каждому заданию и подписывать с исполнителями акт выполненных работ. В некоторых случаях заказчику услуг также может потребоваться счёт на оплату, но самозанятые вправе не выставлять счёт.

Документооборот может быть двух видов: 

• бумажным;
• электронным.

Одно из преимуществ сотрудничества с самозанятыми исполнителями — возможность привлечения для работы над проектом высококвалифицированных специалистов из разных областей. Такие специалисты могут находиться в разных городах и даже странах. Именно поэтому электронный документооборот оптимален для самозанятых исполнителей (договоры и акты выполненных работ можно подписывать дистанционно). Чеки об оплате также удобнее отправлять в электронной форме.

Договор — важный документ, регламентирующий сотрудничество с независимым исполнителем (в договоре можно прописать условия работы, порядок приёма проекта и другие нюансы). При этом важно помнить, что юридические лица или ИП не могут заключить с самозанятым трудовой договор. Это запрещено законом. Нарушение данного требования приведёт к неприятным последствиям и дополнительным расходам (проверкам налоговой службы, штрафам, доначислениям НДФЛ и страховых взносов, судебным предписаниям оформить исполнителя в штат компании).

С плательщиком НПД (налог на профессиональный доход) заказчики могут взаимодействовать на срочных проектах или на сезонных работах, без фиксированной зарплаты, но с заранее оговоренным вознаграждением за услуги, которое может выплачиваться после окончательного выполнения задания или частями. Срок выполнения проекта, сумма вознаграждения и другие аспекты сотрудничества с  самозанятым исполнителем должны быть отражены в договоре ГПХ. Такое соглашение можно заключить с плательщиком НПД как при личном присутствии (в бумажном виде), так и дистанционно (в электронной форме).

В договоре ГПХ могут быть указаны следующие сведения: 

• статус исполнителя (при заключении договора плательщик НПД может подтвердить свой статус справкой из налоговой службы);
• вид предоставляемых услуг и объём выполняемых работ;
• срок сдачи проекта;
• особенности оплаты услуг (выплаты плательщику НПД производятся без учёта НДС, при этом заказчик услуг не должен уплачивать за исполнителя ни НДФЛ, ни страховые взносы);
• необходимость своевременного предоставления чека об оплате (в гражданско-правовом договоре заказчик может указать не только сроки предоставления чеков, но и штрафные санкции за нарушение данных обязательств);
• необходимость своевременного предоставления сведений об утрате статуса плательщика НПД в течение 1-3 дней;
• срок действия договора.

Чек является обязательным документом при сотрудничестве с самозанятым. Чеки нужны юридическим лицам и ИП для подтверждения своих расходов при оплате услуг исполнителя. Такие требования налоговой службы прописаны в официальном письме ФНС от 20.02.2019 №СД-4-3/2899@. Неважно, в какой форме были оплачены услуги самозанятого (наличными, переводом на карту или на счёт в банке), плательщик НПД обязан выдать заказчику чек о полученной оплате в установленный срок.

По требованиям законодательства (ст.14 закона №422-ФЗ) самозанятый должен выдать заказчику чек об оплате не позднее 9 числа следующего месяца (после месяца, в котором была произведена оплата услуг самозанятого). При этом самозанятый может выдать заказчику электронный чек из мобильного приложения «Мой налог». Цифровой документ равносилен бумажной версии. Электронный чек, по сути, является ссылкой на документ, который хранится на сайте ФНС и используется для учёта доходов самозанятого (распечатывать его не обязательно).

Если чек удалён или не выбит, заказчик не сможет подтвердить свои расходы. Чтобы избежать претензий со стороны налоговой службы, стоит проверять не только факт наличия чека, но и его корректное оформление (с указанием правильных сведений: верной суммы, актуальных данных заказчика и исполнителя и так далее).

Акт выполненных работ относится к закрывающим документам и позволяет подтвердить целевое назначение расходов юридических лиц или ИП. Независимый исполнитель может прислать этот документ на подпись заказчику сразу после выполнения своих услуг по договорённости с заказчиком. 

Акт должен содержать такие обязательные сведения, как: 

• данные исполнителя (включая статус плательщика НПД);
• данные заказчика;
• номер и дата заключения договора ГПХ между заказчиком и исполнителем;
• наименование оказанных услуг;
• сумма вознаграждения.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет ускорить процесс подписания документов между заказчиком и исполнителем. Благодаря ЭДО можно исключить лишние расходы на распечатку и пересылку документов. Договор и акт выполненных работ в электронном виде можно подписать за считаные минуты, тогда как доставка документов в бумажном формате займёт от нескольких дней до недели. Если заказчик и исполнитель находятся в разных городах или странах, процесс подписания документов может и вовсе затянуться на месяцы.

К преимуществам электронного документооборота относятся следующие особенности: 

• комфортный формат работы (подписать документы можно в любое время);
• удобный архив электронных документов (при необходимости можно быстро найти нужный договор, чек или акт);
• безопасность данных (все документы в ЭДО имеют ограниченный доступ и передаются исключительно по закрытым каналам в зашифрованном виде).

Чтобы участвовать в электронном документообороте, самозанятому необходимо получить ЭП (электронную подпись). Без неё исполнитель не сможет дистанционно заключать договоры с заказчиком или подписывать другие документы. Плательщик НПД может получить ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре.

Современные способы ведения бизнеса позволяют упростить бизнес-процессы и организовать документооборот в электронном виде. С помощью ЭДО становится возможным дистанционно заключать договоры, получать чеки об оплате и подписывать акты выполненных работ. Такой формат обеспечивает комфортное сотрудничество между заказчиком и исполнителем, экономит время и средства. Платформа Qugo поможет организовать электронный документооборот между вашим бизнесом и привлечёнными исполнителями.