Онбординг сотрудников — как проводить и чем может помочь бизнесу

Онбординг — это процесс интеграции в компанию, адаптации к ней. Во время онбординга HR-служба и руководитель рассказывают сотруднику или исполнителю, как всё устроено.

За счёт этого новичок быстрее знакомится с людьми, вливается в работу и реже обращается с вопросами к коллегам. А команда снижает шанс того, что новый сотрудник покинет компанию на испытательном сроке.

Всего можно выделить пять видов онбординга.

Организационный — новому сотруднику рассказывают об общих правилах работы компании. Проводит HR-специалист или начальник.
Исполнителю в рамках организационного онбординга можно объяснить, с кем он должен контактировать и кому отправлять готовые задачи.

Технический — новому человеку передают нужные доступы. Пароли для учётной записи, 1С, электронной почты, программы учёта рабочего времени и другого ПО. Проводит HR вместе с сисадмином.

Социальный — нового человека знакомят с другими людьми. Его подключают к рабочим чатам, посвящают в тонкости корпоративной культуры. Проводит HR-специалист или начальник. В случае с фрилансерами — заказчик по задаче.

Профессиональный — новому сотруднику объясняют, чем он будет заниматься. Ему выдают должностные инструкции, регламенты предприятия, алгоритмы работы. Важно рассказать, к кому из коллег можно обратиться за помощью и по каким вопросам во время адаптации. Также будет полезно рассказать о продукте.

Исполнителю-фрилансеру тоже может потребоваться профессиональный онбординг, но реже. Например, подрядчику-рекламщику может понадобиться информация о продукте компании, а электрику — схема электросети здания и подробный проект по её изменению.

Процессуальный — новому человеку объясняют, как он должен выполнять задачи. В идеале — дают свободу действий, а после собирают и выдают обратную связь, чтобы внести коррективы.

Онбординг самозанятого начинается уже на этапе поиска. Он продолжается при заключении договора, передачи задач и интеграции к той части коллектива, которая будет взаимодействовать с ним в работе.

Даже когда вы размещаете объявление, важно сразу дать понять исполнителю: ему не предлагают штатную работу, от него ждут оказания услуг. Это поможет не нарушить законы и не потратить время на тех, кто хочет стать вашим сотрудником.

Чтобы составить корректное объявление, мы советуем:

• • Не указывать график работы, должность и обязанность оказывать услуги в конкретной локации (если их можно оказывать удалённо).
  • Пользоваться терминами Гражданского Кодекса, а не Трудового. Так, у исполнителя не может быть зарплаты — только гонорар или вознаграждение.
  • Не указывать, что вы отдаёте предпочтение самозанятым исполнителям. Технически это могут посчитать дискриминацией исполнителей с другим статусом. Маловероятно, что на вас заведут дело, но лучше перестраховаться.

Что учесть при составлении договора ГПХ

С этой статьёй вы сможете избежать распространённых ошибок в договорах

Читать статью

Пребординг помогает сохранить подходящих кандидатов и вовремя подобрать замену, если кто-то откажется от договора. Во время пребординга HR «держит руку на пульсе»: запрашивает документы, вводит в курс дела и объясняет, как дальше пойдут процесса.

Всё это снижает шанс того, что исполнитель внезапно пропадёт без объяснения причин. Самому эйчару в ходе диалога будет проще понять будущего исполнителя, и это поможет выстроить знакомство со штатной командой.

Процесс первичного онбординга состоит из оформления новичка и первых знакомств. На этом этапе оформляют договор с исполнителем и необходимые приложения, заводят аккаунты и подключают к ним человека. Параллельно с этим или сразу после человека знакомят с базовой информацией об организации, проекте и отвечающих за проект людях.

Обычно этот шаг актуален только для сотрудников. Подрядчиков и исполнителей не нужно обучать и контролировать, что снижает косвенные затраты компании на создание конкретного проекта.

Бывают случаи, когда обучение исполнителя всё-таки нужно. Например, компания радикально сэкономила на подрядчике, и его следует дообучить, чтобы получить соответствующую пользу. Или, напротив — компании нужен настолько сложный проект, что нанять подрядчика с подходящим опытом ей почти невозможно.

В таких ситуациях нужно:

• • Как можно подробнее описать желаемый результат.
  • Рассказать, как компания видит его достижение.
  • Проставить и согласовать с подрядчиком контрольные точки. Желательно расставить их почаще на первых этапах проекта, когда всё только планируется.
  • Ответственно отнестись к согласованию результата на каждой контрольной точке. И давать максимум обратной связи на первых этапах — чтобы скорректировать планы до того, как потребуются серьёзные переделки.

Это рабочие процессы, а не обучение. Но на деле компания попросту учит подрядчика создавать именно тот проект, который ей нужен.

Больше полезных инструкций для бизнеса — в Телеграме

Подписывайтесь, чтобы грамотно сотрудничать с самозанятыми

Перейти в канал

Если компания заботится о своём имидже и хочет эффективно использовать рабочий ресурс, качественный онбординг необходим. С ним новым сотрудникам и исполнителям будет в разы проще вовлечься в рабочие процессы и закрепиться в организации.

Вот что должна включать адаптация нового человека в компании:

• • грамотно составленная вакансия / объявление;
  • знакомство с необходимыми программами;
  • приветственные информационные письма или презентации с информацией о предприятии и продукте;
  • знакомство с коллегами, подключение к рабочим чатам, рассказ о корпоративной этике.

Сотрудникам также необходимо:

• • предоставление наставника, который расскажет о новой должности и непосредственных обязанностях;
  • сопровождение во время испытательного срока, выяснение «болей» и их закрытие, устранение ошибок в работе новичка;
  • подведение итогов и принятие в команду в случае успешного прохождения испытательного срока.