Компании и ИП используют реестры платежей, чтобы перевести деньги разным исполнителям «одним пакетом». Так бухгалтеры экономят время. Рассказываем, что учесть при проведении платежей по реестрам, чтобы не было сложностей с контролирующими органами.
Для чего необходимы реестры платежей
Реестры платежей нужны для одновременного перевода денег большому числу получателей, в том числе:
-
- плательщикам НПД (налога на профессиональный доход);
- физическим лицам без особого налогового статуса;
- независимым исполнителям со статусом ИП.
Удобство использования реестров платежей:
-
- Автоматизация процесса. Текущие платежи самозанятым исполнителям проводятся за пару кликов. Бухгалтеру достаточно заранее подготовить реестр (специальный файл со списком получателей). Оплата будет зачислена каждому получателю в автоматическом режиме.
- Экономия времени. Сам процесс перевода денег по реестру занимает 1–2 минуты. Если бухгалтер будет формировать платёжное поручение для каждого исполнителя отдельно, то ему нужно будет гораздо больше времени на заполнение реквизитов.
- Неограниченное число получателей. При сотрудничестве с большим количеством самозанятых компании или ИП могут с помощью реестровых платежей обеспечить быструю оплату услуг всех исполнителей.
- Оптимизация финансовых операций. Автоматизация системы оплаты даёт возможность более эффективно управлять финансовыми операциями, минимизирует риск возможных ошибок и упрощает отчётность.
Потенциальная опасность: что учесть, чтобы не было санкций от ФНС
ФНС может трактовать реестровые выплаты самозанятым как массовые выплаты зарплаты. Это грозит дополнительными проверками, переквалификацией отношений в трудовые, штрафами, доначислением НДФЛ и страховых взносов.
Чтобы защитить бизнес, соблюдайте четыре ключевых правила.
Проверяйте статус исполнителя перед каждой выплатой. Если самозанятый утратил право на специальный налоговый режим, вам придется заплатить за него НДФЛ и страховые взносы как за физлицо без специального статуса.
Заключайте договор ГПХ с каждым исполнителем, даже при разовых услугах. В документе обязательно укажите статус исполнителя: плательщик НПД (самозанятый), ИП или физлицо без специального статуса.
Подробно указывайте назначение платежа в платёжном поручении. В реестре отражайте сведения о получателях, их налоговом статусе, виде услуг, номере договора и других существенных деталях.
Избегайте регулярных выплат одним и тем же самозанятым. Постоянные переводы одним и тем же исполнителям могут вызвать подозрения налоговой и стать причиной переквалификации отношений в трудовые со всеми вытекающими последствиями.
Что учесть при проведении текущих платежей по реестрам
Без документов операция может показаться подозрительной сотрудникам банка. Если он заподозрит бизнес в махинациях и отмывании денег, то расчётный счёт компании заблокируют на основании № 115-ФЗ от 07.08.2001.
После проверки счёт разблокируют — но можно не довести до блокировки. Но можно до этого не доводить.
Регулярно оплачивайте НДФЛ и страховые взносы в СФР (Социальный фонд России). Главное — не допускать низкой налоговой нагрузки (менее 0,9% от дебетового оборота по счёту организации). Иначе у банка появятся причины заблокировать ваш счёт до выяснения обстоятельств.
Не допускать отсутствия денег на счёте. Даже при слишком малом остатке банк может как заблокировать ваш расчётный счёт, так и отказать в дальнейшем обслуживании (или даже внести в «чёрный список»).
Как безопасно проводить выплаты большому количеству самозанятых исполнителей
Максимальную безопасность обеспечивает работа с самозанятыми через специализированные сервисы. Они сами проводят оплату — а потому бизнес значительно снижает риски.
Qugo обеспечит безопасность выплат и упростит взаимодействие с самозанятыми. Платформа автоматически сформирует договоры, акты выполненных услуг и чеки об оплате.
Заключение
Расчёты по реестрам — оптимальный вариант для тех организаций, которые сотрудничают с большим количеством самозанятых. Реестровые выплаты помогают бизнесу ускорить процесс расчёта с исполнителями и разгрузить бухгалтерию предприятия. Чтобы такие платежи не вызвали подозрений у контролирующих органов, важно правильно указывать назначение перевода в платёжном поручении.
Удобнее всего использовать для реестровых выплат исполнителям специальные сервисы, предназначенные для сотрудничества с самозанятыми. Такие онлайн-платформы, как Qugo, помогают бизнесу вести взаиморасчёты с исполнителями, автоматически проверять их налоговый статус и получать все нужные документы. Это позволяет обезопасить своё предприятие и заниматься более важными бизнес-процессами.
