Налоговые риски при работе с самозанятыми

При сотрудничестве с самозанятыми есть несколько подводных камней. При нарушениях компанию-заказчика оштрафуют и доначислят налоги и взносы. Разберемся, какие риски есть и как их избежать в таких сделках.

При сотрудничестве с самозанятыми компания может допустить нарушения. Есть определенные запреты и ограничения на работу с плательщиками НПД. Если их нарушить, то это грозит наказанием из-за незаконной налоговой схемы, а также доначислением налогов и страховых взносов.

Нельзя перевести сотрудников в самозанятые. Схемы с переводом действующих работников в самозанятые быстро отслеживаются. Сэкономить на этом не удастся — налоговая и трудовая инспекции отслеживают эти переходы и пресекают такие нарушения.

Сотрудников запрещено оформлять в качестве самозанятых. Если с кем-то из исполнителей менее двух лет назад был заключен трудовой договор, его нельзя привлечь как самозанятого. Стоит проверить, нет ли среди фрилансеров и подрядчиков бывшего сотрудника, чтобы не оказаться участником незаконных схем с участием самозанятых. 

Стать самозанятыми могут те исполнители, которые ранее работали с компанией по договорам ГПХ как физлица или ИП. Но не те, кто был оформлен в штат по трудовому договору.

Нельзя маскировать трудовые отношения. Это касается не только действующих и бывших сотрудников, но и тех, кого компания только берет на работу. Не стоит пытаться подменить трудоустройство оформлением договора с самозанятым. 

Привлекать самозанятых в компанию можно только как проектных исполнителей и подрядчиков, но не как штатных сотрудников. Когда характер работы подразумевает, что исполнитель выполнит определенный объем задач, подходит самозанятость. При наличии постоянной трудовой функции, с таким контрагентом сотрудничать как с самозанятым нельзя.

Признаки умышленного ухода от уплаты налогов и маскировки трудовых отношений:

• работодатель контролирует и управляет работой исполнителя;
• исполнитель обязуется выполнять постоянную трудовую функцию, а не конкретные задачи;
• есть определенный режим работы и график смен;
• работодатель заботится об оборудовании рабочего места и соблюдении условий труда, а не сам исполнитель;
• у исполнителя это — единственный источник дохода, а сотрудничество носит регулярный и длительный характер;
• доход зависит от отработанного времени, а не от объема выполненных задач.

Заказчика могут проверить на наличие таких признаков, если компания выплачивает деньги исполнителям, но не отчисляет налоги и взносы за них. В этом случае налоговики уточняют, как и кто работает с этой компанией, в каком они статусе и соответствуют ли условия работы самозанятости или это подмена трудовых отношений.

Нельзя ошибиться в формулировках договора. При сотрудничестве с плательщиками налога на доходы для самозанятых граждан важно корректно оформить документы. В договоре не должно быть признаков трудовых отношений. В частности нельзя упоминать слова «работник», «должность», «трудовые обязанности», «рабочий график», «рабочее место», «зарплата».  

Самозанятый выступает по договору ГПХ исполнителем и в условиях нужно указывать, что он обязуется выполнять те или иные работы или оказывать услуги. Например, нельзя указать, что он выполняет функции бухгалтера, но можно написать, что он оказывает услуги по ведению бухучета.

При сотрудничестве с плательщиками НПД следует изучить текст договора и убрать из него всё, что заставит ФНС заподозрить уход от налога.

Необходимо регулярно проверять статус самозанятого. 

Риски при работе с самозанятыми могут возникнуть и по вине самого исполнителя, если он нарушает закон или не соблюдает правила сотрудничества. Например, не сообщает вовремя своим заказчикам об изменениях в своем налоговом режиме. Компания при этом обязана доплатить налоги и взносы за такого исполнителя, как за физлицо.

Возможные проблемы со стороны самозанятого:

• Не имеет права на специальный налоговый статус. Когда по закону деятельность не подходит под самозанятость, налоговая может не сразу это обнаружить. Если выяснится, что самозанятый был посредником или занимался перепродажей, то его лишат статуса плательщика НПД. 

• Превысил лимит доходов. Самозанятого автоматически снимают с учета и при получении дохода сверх установленного лимита — 2,4 млн.рублей в год, а значит исполнитель не сможет предоставить заказчику закрывающие документы.
• Снялся с учета. Иногда самозанятый по собственному желанию может перестать быть плательщиком НПД. Сняться с учета как плательщик НПД исполнитель может за несколько секунд прямо в приложении «Мой налог». Именно поэтому заказчикам рекомендуют проверять статус самозанятого перед каждым платежом, а не только при заключении договора. 

• Не выдал чек. Если самозанятый получил деньги, но не предоставил чек заказчику, то это грозит тем, что компанию обяжут заплатить страховые взносы с этой суммы за исполнителя. 

• Аннулировал чек и не вернул деньги. В такой ситуации, когда исполнитель сначала оформил чек, а потом отозвал его, налоговая на стороне заказчика. Компания может потребовать проверки самозанятого, а свои расходы на оплату его услуг подтвердить другими закрывающими документами — акт, платежное поручение. 

С самозанятыми можно заключать договоры гражданско-правового характера (ГПХ) — договор оказания услуг, договор подряда, договор авторского заказа. 

Главное при этом — в содержании договора не должно быть признаков маскировки трудовых отношений. 

Предположим, что самозанятый решит сняться с учёта, а заказчик заплатит ему,  когда тот уже окажется физлицом без специального налогового статуса. В этом случае заказчик обязан за исполнителя заплатить НДФЛ и страховые взносы, сдать отчетность, а если не сделает это, то его оштрафуют. В договоре можно предусмотреть, что эти дополнительные затраты покроет сам самозанятый, если он заранее не сообщит об изменении своего статуса клиенту.

Расчёты с самозанятыми включают несколько этапов.

Проверить статус самозанятого. Для заказчика важно, чтобы на момент заключения договора и выплат, исполнитель был плательщиком налога на профессиональный доход. Проверить это можно онлайн на сайте налоговой. Достаточно знать ИНН исполнителя. 

Зона риска при работе с самозанятыми гражданами — наличие у них статуса плательщика НПД, так как без него заказчику придется рассчитываться с исполнителем, как с физлицом без специального налогового статуса. Если у исполнителя нет статуса самозанятого, компанию оштрафуют за неуплату налогов и страховых взносов, а также за отсутствие отчетности по нему. 

Чтобы не заниматься этим вручную перед каждой выплатой, стоит воспользоваться специальными сервисами, которые проверяют статус исполнителей автоматически. 

Определить сумму оплаты. Самозанятым платить нужно сдельно — только за результат работы, а не за сам процесс. Результаты работы фиксируются в актах, но не всегда обязательно их составлять. 

Если привлекать самозанятого разово и оплачивать его работу сразу при выполнении, то можно обойтись и без акта. По закону хватит чека, который самозанятый оформляет в приложении «Мой налог». 

Оплатить счёт. Самозанятые могут выставлять счета на оплату непосредственно в приложении «Мой налог». Для этого им нужно знать ИНН и название компании, другие реквизиты не понадобятся. Клиенту стоит попросить самозанятого указать в счете данные договора и акта (при наличии), чтобы не было путаницы при оплате. 

Счёт из приложения «Мой налог» позволяет оплатить работу исполнителя переводом на его карту или через СБП. 

Получить чек от самозанятого. Самозанятый обязан выдать чек из приложения «Мой налог» после получения денег от заказчика. По закону крайний срок для этого — 9 число месяца следующего за месяцем оплаты. Если работа была оплачена 1 августа, то чек самозанятый должен выдать до 9 сентября. 

При расчетах с исполнителями рекомендовано хранить следующие документы: платежное поручение, чек из приложения «Мой налог», счёт на оплату, а также договор и акт. Срок хранения для ИП — 4 года, для ООО — 5 лет. Документы пригодятся не только в целях бухгалтерского и налогового учета, но и для возможных проверок нарушений трудового законодательства.

Заказчик не платит за самозанятого налоги и страховые взносы. Это полностью ответственность самого исполнителя: он обязан своевременно уплачивать свои налоги и по желанию — добровольные страховые взносы за себя. 

Клиенты не должны компенсировать исполнителю затраты на уплату налогов, но он сам может назначить стоимость работ с учетом этих своих расходов. 

Сравним стоимость взаимодействия для разных статусов исполнителя:

• Самозанятый. При заключении договора с самозанятым, заказчик выплатит только ту сумму, которую исполнитель ожидает получить. Никаких больше отчислений у компании нет. Например, договорились, что дизайнер нарисует прототип сайта за 10 000 ₽, тогда именно эту сумму и потратит заказчик. С неё самозанятый сам должен будет оплатить налог — 6% или 600 ₽. Он может заранее учесть эти расходы и попросить о выплате побольше — около 10 638 ₽ на руки. Налоги ООО при работе с самозанятыми не увеличиваются.
• Физлицо. Если компания оформит договор ГПХ с физлицом, то она обязана заплатить за него налог и страховые взносы. Так, заказчик перечисляет за исполнителя НДФЛ — это 13% от заработанной суммы. Страховые взносы в ПФР — 22% и в ФОМС — 5,1%. Чтобы исполнитель получил 10 000 ₽  на руки, заказчик потратит 10 000 + 1 494 + 2 529 + 586 = 14 609 ₽. 

Простой пример показывает, что компаниям выгоднее вариант работы с самозанятым. Компаниям и предпринимателям стоит помнить обо всех рисках и возможных ошибках при сотрудничестве с плательщиками налога на профессиональный доход. Если соблюдать требования законодательства, то проблем не будет, а возникшие убытки из-за действий самозанятого покроет он сам. 

Чтобы самостоятельно не пришлось следить за всеми нюансами работы с самозанятыми, удобно применять платформу для автоматизации расчетов Qugo.