Как перевести бизнес на удалёнку?

Согласно исследованиям ВЦИОМ дистанционно в России сейчас работает каждый десятый сотрудник. Работодателям следует знать, что даёт дистанционная работа, насколько это выгодно для компании. Разберём основные правила перевода на удалёнку, плюсы и минусы такого формата.

К основным плюсам удалённой работы для работодателей относят экономию, повышение лояльности сотрудников и улучшение ситуации с кадрами в компании.

Удалёнка дает бизнесу возможность сократить расходы на приобретение, аренду, ремонт и обслуживание площадей. Невозможно перевести на дистанционную работу сотрудников, занятых в производстве, но административный персонал вполне реально отправить на удалёнку. В результате удастся существенно снизить расходы на офис.

Удалённым сотрудникам для работы нужен только служебный компьютер и доступ к необходимым программам и сервисам. Если же они трудятся на территории работодателя, понадобится намного больше техники и мебели, чтобы обустроить рабочее место в офисе.

При дистанционной работе нет потребности в персонале, обслуживающем офис, — необязательно держать в штате секретаря на ресепшн, офис-менеджера, дворника, уборщика, водителя, технического рабочего. Не нужно тратиться на услуги специальных служб для решения организационно-бытовых вопросов в офисе.

• Больше выбора, лучшие специалисты. Перевод бизнеса на удалёнку открывает доступ к любым сотрудникам нужной квалификации вне зависимости от их места проживания. Часто благодаря этому можно найти ценных сотрудников в других регионах. При этом не придётся компенсировать затраты на переезд, так как они смогут работать удалённо.
• Другие зарплатные ожидания специалистов. Например, столичный бизнес экономит, привлекая к дистанционному сотрудничеству работников из других регионов, где средний уровень зарплат ниже.
• Увеличивается скорость найма. Открывая набор сотрудников без ограничения по месту жительства, можно существенно увеличить количество подходящих кандидатов при отборе и быстрее закрывать вакансии.
• Нет ограничений роста. При расширении штата бизнесу не нужно решать вопрос с расширением площади, а новых удалённых сотрудников можно найти и нанять быстрее.

Многие не готовы менять работу и переходить в другие компании именно благодаря возможности работать из дома. Таким местом больше дорожат и реже откликаются на офферы из других мест. Запрос на удалёнку есть у каждого пятого сотрудника, а о сочетании работы из офиса и из дома мечтает треть работающих.

Минусы дистанционной работы существуют, но некоторые из них имеют уравновешивающие положительные стороны. К минусам работы на удалёнке относят:

• Риски ослабления контроля за сотрудниками, что может привести к снижению производительности, лояльности к компании и безопасности данных. Однако большинство ответственных и самоорганизованных работников ценят удобный формат дистанционной работы и считают её более продуктивной для себя. Если у работодателя понятные и прозрачные ожидания, то удалённый работник выдает качественный результат в комфортном для себя темпе, а не отсиживает в офисе от звонка до звонка.
• Чрезмерный контроль за сотрудниками, что приводит к их демотивации. Иногда менеджеры перегибают палку с микроконтролем, считая, что сотрудники не могут самостоятельно заниматься рабочими задачами. Некоторые компании устанавливают трекеры рабочего времени или программы, фиксирующие что открыто на экране компьютера, что дает негативный эффект – сотрудников это демотивирует. Задача компании в этом случае – найти разумный компромисс между контролем и доверием к сотрудникам.
• Отсутствие живого общения с коллегами. Сотрудники, работающие из дома, чаще жалуются на нехватку общения. Но есть и положительная сторона: на расстоянии коллегам проще поддерживать хорошие отношения — нет бытовых разногласий, например, из-за кондиционера или музыки в кабинете. В переписке удобнее обсудить любые ситуации и найти взвешенное решение без эмоций.

Не всех сотрудников можно перевести на дистанционный режим работы — рабочий с завода, продавец в магазине или водитель автобуса не могут брать работу на дом. Больше всего удалённых сотрудников в сфере IT, СМИ, финансах и страховании — такую работу обычно можно выполнять из дома. Законодательство разрешает вводить дистанционный формат работы временно или на постоянной основе. Временно перевести сотрудников на удалёнку допускается на срок до 6 месяцев – это может быть как полностью удалённый, так и гибридный формат, с совмещением работы в офисе и дома.

Можно оформить сотрудника на удалённую работу сразу при трудоустройстве, либо перевести уже действующих сотрудников. Инициатором перевода могут выступать как сами работники, так и работодатель. В экстренных обстоятельствах весь коллектив необходимо временно отправить по домам.

Без согласия сотрудников работодатель вправе временно перевести их на удалёнку в исключительных случаях — в связи с техногенными и природными катастрофами, стихийными бедствиями, аварией на производстве, эпидемией или по решению органов власти.

Срок временного перевода сотрудников на дистанционную работу возможен только на период таких обстоятельств. Причем работодатель обязан предоставить все условия для продолжения работы на дому, а при невозможности этого — выплачивать зарплату как за простой по вине компании.

Этот порядок применим в чрезвычайных ситуациях, но сейчас удалёнка стала привычным делом и такой формат чаще выбирают добровольно сами сотрудники или работодатель.

Как оформить на удалёнку действующего сотрудника по инициативе компании? Для этого потребуется заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, указав в нем условия дистанционного сотрудничества. Решение подкрепляется приказом о переводе, при подписании которого сотрудник соглашается с новым форматом работы.

Согласие сотрудника на дистанционную работу — важное условие для такого решения. Если он не согласен, работодатель обязан предложить ему другие вакансии в этой или других местностях, которые не требуют удалённого сотрудничества. При отказе или отсутствии других вариантов, действие трудового договора прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Если решение работодателя не временно и не вызвано чрезвычайными обстоятельствами, а связано с изменением организационных и технологических процессов в компании, предупредить сотрудников работодатель обязан за два месяца.

Сотрудники, зная о плюсах и минусах работы на удалёнке, вправе запросить такой формат у работодателя. В заявлении стоит указать причину для такого решения, например, состояние здоровья работника или необходимость в уходе за членами семьи. Если работодатель не против, то также оформляется допсоглашение к трудовому договору.

С новыми работниками, которых уже нанимают именно на дистанционную работу, можно заключить трудовой договор или предложить договор ГПХ. Главное — не подменять договором подряда или оказания услуг трудовые отношения.

Если выстроить работу в компании так, что сотрудники будут самостоятельно выполнять поставленные задачи без постоянного присутствия в офисе, лично отвечать за результат и заботиться об организации рабочего места и времени, то это позволит использовать сотрудничество по договорам ГПХ. Причем оформлять их можно как с физлицами, так и с самозанятыми, что выгоднее для компании.

Когда удастся организовать бизнес-процессы, нацеленные на результат, исполнителей можно будет привлекать на конкретные проекты удаленно, не нанимая в штат. Тогда и пригодится статус самозанятых — с ними проще заключать договоры на оказание услуг, выполнение работ или авторского заказа. Главное — учесть все особенности работы с самозанятыми.