Иногда возникают ситуации, когда в командировку нужно отправить не штатного сотрудника, а независимого специалиста (фотографа, флориста и т.д.). При этом важно всё правильно оформить. В противном случае вам грозят серьёзные неприятности (штраф за подмену трудовых отношений и уклонение от уплаты НДФЛ, уплата недоплаченных налогов и страховых взносов и т.д.).
Можно ли отправить самозанятого в командировку и оплатить ему «командировочные»? Давайте разбираться.
Как возместить командировочные расходы самозанятому исполнителю
Официально по командировочному удостоверению это сделать нельзя. Поскольку независимый исполнитель работает с заказчиком внештатно, юрлицо или ИП не может выдать ему командировочное удостоверение. Соответственно, невозможно провести по бухгалтерским проводкам расходы на проживание самозанятого в отеле, его авиа- или ж/д билеты, обеды в кафе и прочие издержки.
Трудовое законодательство не предусматривает возможности отправлять в командировку независимых исполнителей, с которыми организация заключила договор ГПХ (гражданско-правового характера). Юридические лица и ИП могут оплатить командировочные расходы только своим штатным сотрудникам, работающим по трудовому договору. Оплата командировки самозанятому исполнителю будет рассматриваться налоговой службой как переквалификация разовых/проектных услуг самозанятого в трудовые отношения. В этом случае заказчика будут ждать проверки и штрафы.
Решение проблемы: самозанятый может поехать в «командировку» самостоятельно
Самозанятому можно отправиться в «командировку» самому (разумеется, без соответствующего приказа руководства фирмы-заказчика и, соответственно, без получения командировочного удостоверения). Если необходимость поездки продиктована техническим заданием проекта, исполнитель может включить в общий счёт все свои расходы (как затраты, необходимые для реализации проекта).
Самозанятому нужно будет предварительно обсудить этот момент с заказчиком услуг, поскольку стоимость проекта вырастет. В конечном счёте независимый исполнитель получит вознаграждение, которое, помимо стоимости услуг, будет покрывать его издержки. Заказчик при этом получит чек на общую сумму всех затрат и будет избавлен от сложностей с документами и прочих проблем.
Важный нюанс. Самозанятый должен будет указать общую сумму проекта (стоимость выполненных услуг + все затраты на дорогу, проживание в другом городе, питание и т. д.) не только в акте выполненных работ. Общая сумма должна быть также отражена в мобильном приложении «Мой налог». Соответственно, и налог должен быть уплачен от общей суммы.
Как заказчику услуг обезопасить себя от проблем с налоговой
Чтобы у налоговой службы не возникли вопросы к заказчику услуг, юридическому лицу или ИП необходимо соблюдать следующие правила:
- Ни в коем случае не указывать в договоре и/или акте выполненных работ, что оплата услуг самозанятого включает также компенсацию его расходов на реализацию проекта.
- В акте выполненных работ должны быть подробно указаны все выполненные работы.
- После перечисления общей суммы оплаты важно проверить чек: нет ли ошибок в сумме и реквизитах, и не допустил ли исполнитель некорректные формулировки, которые могут быть истолкованы как переквалификация отношений.
Заключение
Для независимых исполнителей, работающих по договору ГПХ, возмещение командировочных расходов невозможно. В этом случае оплата командировочных может быть расценена как признак трудовых отношений. Такая оплошность может обернуться для юридического лица или ИП штрафами, доначислением НДФЛ и т.д.
Оптимальным решением станет включение всех расходов на реализацию проекта самозанятого в общую сумму счёта. Эта сумма должна быть указана в акте выполненных работ и в чеке об оплате. Самозанятый при этом заплатит НПД со всей суммы, не разграничивая личный доход и затраты на командировку.
