Когда и почему важно проверять статус самозанятого?

Самозанятые —  выгодные для бизнеса партнёры, так как по договорам ГПХ им не нужно оплачивать НДФЛ и социальные взносы. Но контрагент-плательщик НПД может в любой момент:

• потерять статус плательщика НПД — например, если превысит предельный порог выручки в 2,4 млн рублей в год. Чаще всего это не злой умысел, а простая невнимательность исполнителя;
• отказаться от статуса самозанятого. Это делается в несколько кликов в приложении «Мой налог», и отмена статуса вступает в действие в тот же день. При этом фрилансер может забыть сказать вам об этом.

Как только ваш контрагент потерял статус плательщика НПД, вы становитесь его налоговым агентом. Это означает, что по всем выплачиваемым ему суммам вы должны начислять и уплачивать налоги и взносы. Даже если это оплата по договору, который был заключён ранее, когда исполнитель ещё был самозанятым.

Поэтому проверить самозанятого на актуальность статуса плательщика НПД нужно не только при заключении договора, но и перед каждым платежом.

Как можно проверить статус самозанятого? Это можно сделать по специальной справке плательщика НПД, по ИНН и с помощью нашего сервиса.

Многие компании, чтобы проверить регистрацию в качестве самозанятого, просят контрагента предоставить соответствующую справку со свежей датой. Её легко сформировать и распечатать из личного кабинета в сервисе «Мой налог».

Такая проверка имеет очевидный недостаток — печатать справку перед каждым платежом не очень удобно. Некоторые компании требуют её только на момент заключения договора. Это ещё рискованнее, ведь плательщик НПД может потерять статус уже на следующий день.

Проверка статуса самозанятого по ИНН — более надёжный способ. Для этого хорошо подходит бесплатный официальный онлайн-сервис от ФНС.

Вам нужно ввести ИНН контрагента и дату, на которую вы хотите проверить статус. Например, если вы хотите сегодня перечислить деньги самозанятому, поставьте сегодняшнюю дату.

Проверить статус самозанятого через ИНН гораздо надёжнее, чем по справке, но ручной ввод данных перед каждым платежом не слишком удобен и отнимает время. Особенно это важно, когда исполнителей много.

Максимально комфортно можно работать с независимыми исполнителями через маркетплейс Qugo. Мы партнёры ФНС, и помогаем бизнесу проверить статус самозанятого в автоматическом режиме:

• при заключении договора;
• ежедневно — как только ваш контрагент потеряет статус самозанятого, вы получите уведомление;
• перед отправкой платежа — если статус уже не актуален, платёж не пройдёт.

Конечно, вы можете вручную проверить самозанятого на сайте ФНС, но автоматическая проверка гораздо надёжнее и экономит ваше время.

Также автоматически вы получаете чек от исполнителя и можете гарантированно включать эту сумму в расходы.

В том числе из-за того, что нужно регулярно проверять актуальность статуса, некоторые компании опасаются сотрудничать с самозанятыми. Однако риски есть в партнёрстве с любыми другими контрагентами:

• индивидуальный предприниматель может заключить с вами договор на работы, вид которых не указан в его регистрационном свидетельстве. Оплаченные ему суммы не будут считаться его предпринимательской деятельностью, и вам в итоге придётся оплатить НДФЛ по этому договору;
• юрлицо может не предоставить вам акт выполненных работ — в результате оплаченную по нему сумму вы не сможете поставить в расходы для уменьшения налога на прибыль. Или ещё хуже — вы поставите неподтверждённые расходы, и ФНС при проверке доначислит вам налог и штрафы.

Если самозанятый потерял статус плательщика НПД, вы становитесь налоговым агентом для физического лица. По каждой выплаченной по договору ГПХ сумме вы должны начислить и уплатить:

• НДФЛ. Стандартно удерживается 13%, но бывают случаи, когда налоговая ставка может составлять 15% или даже 30%. 
• Взнос на пенсионное страхование — 22% от суммы выплаты.
• Взнос на обязательное медицинское страхование — 5,1% от суммы выплаты.

Если не перечислить эти суммы в бюджет в положенные по законодательству сроки, ФНС имеет право взыскать с вас штраф: 20% от неуплаченной суммы — если это неумышленное нарушение, 40% — если ФНС решит, что вы умышленно не заплатили.

Также позаботьтесь, чтобы у вас был подписанный акт выполненных работ по этому договору, который подтвердит ваши расходы. Ведь чека, которого было бы достаточно от самозанятого исполнителя, теперь не будет.

Иногда ИП оформляет себя как самозанятого для уменьшения налоговой нагрузки. Если ИП теряет статус плательщика НПД, для вас ничего не поменяется: по договору с индивидуальным предпринимателем вы тоже не платите никаких налогов и взносов, как и по договору с самозанятым. Нужно будет позаботиться только о правильном оформлении документов, подтверждающих оказание услуг или выполнение работ, не надеясь на чек.

Как таковой, проверки вида деятельности самозанятого не существует. Он даже не обязан указывать его при регистрации. Но, чтобы перестраховаться, убедитесь в том, что ваш договор с плательщиком НПД не предусматривает (с его стороны):

• продажу обязательно маркируемых и подакцизных товаров;
• продажу товаров несобственного производства (перепродажа);
• посредничество в виде агентского или комиссионного договора;
• услуги по добыче и продаже полезных ископаемых.

Эти виды деятельности не разрешены самозанятым.