Какие документы нужны при заключении договора ГПХ с иностранцем

Вы можете и брать иностранцев на работу, и привлекать их по договору гражданско-правового характера (ГПХ) как исполнителей. Важно оформить всё легально: ошибки в статусах или срыв сроков уведомлений ведут к штрафам до 1 миллиона рублей и блокировке бизнеса.

Иностранцем считается любое физическое лицо, не являющееся гражданином РФ. Основание — ст. 2 Федерального закона № 115-ФЗ от 25.07.2002 года). Проверьте правовой статус исполнителя до подписания договора. От этого зависит состав пакета документов.

При дистанционном оказании услуг нужен только договор. Он необходим, чтобы подтвердить легальность сделки. Если иностранец остаётся за пределами РФ, вам не понадобятся никакие документы, кроме договора и акта.

Тем, кто прибыл в РФ, могут понадобиться документы. Всё зависит от их статуса.

Иностранцы с РВП или ВНЖ могут работать без ограничений. Это временно или постоянно проживающие иностранные граждане. Срок проживания и работы в РФ у обладателей ВНЖ не ограничен. У тех, кто получил РВП, срок нахождения в РФ — три года с момента получения. Они могут работать и оказывать услуги без дополнительных документов.

То же правило распространяется на иностранцев из ЕАЭС. Гражданам из Беларуси, Армении, Казахстана и Киргизии не нужны дополнительные документы. Единственное, что вы обязаны сделать — уведомить МВД о заключении и разрыве договора.

Всем остальным нужны разрешение на работу или патент и может потребоваться миграционная карта. Карта не потребуется гражданам Беларуси и гражданам Казахстана, Армении, Киргизии, если срок их пребывания не больше 30 дней подряд с даты въезда.

Соберите и проверьте пакет документов до начала оказания услуг.

Паспорт и миграционная карта. Запросите оригинал паспорта и его нотариальный перевод. Убедитесь, что паспорт действителен и в нем нет отметок запрета на въезд (ст. 26, 27 Федерального закона № 114-ФЗ от 15.08.1996 года). Проверьте срок действия миграционной карты и сверьте её данные с паспортом.

Разрешительные документы. Гражданам стран ЕАЭС разрешения не требуются. Для остальных:

• • Временно пребывающим (без визы) — патент.
  • Временно пребывающим (по визе) — разрешение на работу.
  • Временно проживающим — РВП.
  • Постоянно проживающим — ВНЖ.

Оцените подлинность документов визуально и направьте запрос через сайт МВД или Госуслуги.

ИНН и СНИЛС. ИНН для заключения ГПХ не обязателен — ФНС присвоит его автоматически после получения данных о вашей первой выплате. СНИЛС обязателен для всех, кто работает на территории РФ. Если его нет, оформите номер на исполнителя через СФР самостоятельно. Исключение — высококвалифицированные специалисты вне ЕАЭС (доходы не облагаются взносами, кроме взносов на травматизм).

Документы для идентификации и заключения договора. Зафиксируйте в тексте договора: 

• • гражданство, 
  • основание пребывания, 
  • реквизиты удостоверяющих документов (паспорт, ВНЖ, патент), 
  • детальный объем услуг, 
  • сроки, 
  • стоимость, 
  • статус налогоплательщика. 

При дистанционном подписании используйте электронную подпись (ЭП) и надёжный ЭДО.

Учтите территориальные ограничения и новые правила 2025 года.

Территория работы. С 1 сентября 2025 года можно работать только в субъекте, выдавшем патент. Если ваш исполнитель из другой области — работать с вами он не сможет. Исключение сделали только для Москвы и Московской области: если иностранец получил патент в одном из этих регионов, он может работать и в другом. Основание — федеральный закон № 121-ФЗ от 23.05.2025 года.

Уведомления МВД. Направьте уведомление о заключении (или расторжении) договора строго в течение 3 рабочих дней. С 1 сентября 2025 года используйте новую форму из 4 разделов: данные заказчика (ОКВЭД, статус), сведения об иностранце, реквизиты патента и подтверждение достоверности.

Миграционный учет. С 1 сентября 2025 года запущена цифровая постановка на учет для работающих по патенту, трудящихся граждан государств членов ЕАЭС, прибывших в Москву или Московскую область (эксперимент до 1 сентября 2029 года). Исполнители дистанционно уведомляют МВД о месте пребывания через мобильное приложение «Амина». Исполнителю нужно держать при себе включённый телефон с приложением и рабочим GPS, чтобы легально оказывать услуги.

Требования меняются при нестандартных вводных.

Высококвалифицированные специалисты (ВКС). Получите разрешение на привлечение ВКС. Укажите в ГПХ документы, подтверждающие квалификацию. Соблюдайте порог выплат. Если выплачивать меньше, то иностранец потеряет статус, а бизнес получит запрет на привлечение ВКС на 2 года. Также подайте уведомление в МВД.

Дистанционная работа из-за рубежа. Если иностранец физически находится вне России, разрешение на работу не нужно. Вы удерживаете НДФЛ, но не платите страховые взносы и не отправляете уведомления в МВД. Прямо укажите в договоре: «Услуги оказываются дистанционно», «Исполнитель находится за пределами РФ» и зафиксируйте страну.

Сообщайте государству о начале и окончании работы. Если иностранец сам пользуется приложением «Амина» для геолокации, это не снимает с вас обязанности уведомить органы МВД. 

Срок подачи уведомления — строго 3 рабочих дня с даты подписания ГПХ. Аналогичный срок действует при расторжении договора. Нарушение ведет к административной ответственности и риску приостановки работы компании.

Чаще всего бизнес допускает следующие промахи:

• • Не проверяет правовой статус и срок действия патента.
  • Срывает сроки отправки уведомлений в МВД (более 3 рабочих дней).
  • Вносит в договор об оказании услуг формулировками из Трудового кодекса.

Есть три категории рисков.

Переквалификация договора. Если написать в договоре про рабочее место, график или должностные обязанности — инспекторы признают договор трудовым. Компанию заставят заплатить НДФЛ (13–22 %), страховые взносы (чаще всего — 30 %), штрафы и пени. Компания также будет обязана оплатить отпуска и больничные, и взять человека на работу.

Административная ответственность. Если привлечь нелегала или не уведомить МВД, компанию будет ждать наказание по статье 18.15 КоАП РФ. Штраф для ИП и юрлиц составляет от 250 до 800 тысяч рублей (в городах федерального значения — от 400 тысяч до 1 миллиона). Суд также вправе приостановить деятельность бизнеса на срок от 14 до 90 суток.

Уголовная ответственность. За умышленное нарушение законов грозит до 5 лет лишения свободы по ст. 322.1 УК РФ. Фиктивная регистрация или постановка исполнителя на учет обернется штрафом от 100 до 500 тысяч рублей или сроком до 5 лет тюрьмы по ст. 322.2 и 322.3 УК РФ.

Действуйте по алгоритму.

1. Проверьте статус иностранца и подлинность его разрешительных документов.
2. Соберите базовый пакет документов (копия паспорта, СНИЛС, нотариальный перевод).
3. Составьте юридически чистый текст договора ГПХ с указанием правового основания пребывания.
4. Подпишите договор на бумаге или дистанционно (для этого можно воспользоваться нашей платформой Qugo).
5. Направьте уведомление в МВД строго в течение 3 рабочих дней.
6. Сохраните документы и логи ЭДО на случай проверок.

Ограничен ли срок сотрудничества по ГПХ с временно пребывающим иностранцем?
Да. Договор может действовать только в пределах разрешенного периода нахождения исполнителя в России. Без новой визы или патента законно продлить этот срок невозможно.

Сколько времени иностранный исполнитель сможет проработать в России без визы?
С 1 января 2025 года без визы и патента можно находиться в РФ не больше 90 дней в течение календарного года. Отсчёт обнуляется каждый новый год, старые дни не переносятся.

Контролируйте сроки разрешительных документов в течение всего процесса работы. Патент, просроченный на один день, превращает исполнителя в нелегала, а бизнес — в мишень для ФМС. 

Автоматизируйте проверки. Платформа Qugo отслеживает статус контрагентов, помогает генерировать уведомления в МВД и ведет ЭДО. Это снижает риск переквалификации и защищает от штрафов.

Поможем грамотно оформить сотрудничество с иностранцем

Оставьте контакты, и мы бесплатно вас проконсультируем

Укажите ваше имя

Укажите ваш телефон

Укажите ваш e-mail

Отправить

Соглашаюсь на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Заявка успешно отправлена

В ближайшее время мы свяжемся с вами