Как продлить электронную цифровую подпись юридического лица

Срок действия электронной подписи (ЭЦП) ограничен. Если он истечёт, подпись перестанет работать. Это остановит бизнес-процессы — и, чтобы не проходить весь процесс оформления подписи заново, стоит заранее её переоформить. Как продлить электронную цифровую подпись и какие нюансы есть у этой процедуры, расскажем в материале.

Электронная подпись (ЭП) — цифровой аналог рукописной подписи. Она подтверждает, что документ подписан конкретным лицом.

Существует три вида ЭП:

• • Простая электронная подпись (ПЭП). Используется для авторизации на сервисах, например в онлайн-банке.
  • Усиленная неквалифицированная (НЭП). Подтверждает авторство и защищает документ от изменений после подписания.
  • Усиленная квалифицированная (УКЭП). Самый защищённый вид подписи. Приравнивается к рукописной. Нужна для сдачи отчётности, участия в торгах и подписания договоров.

Если вы оформите электронные подписи себе и своему персоналу, то сможете перевести всю документацию по сотрудникам в электронный вид. Тогда ваш архив документов значительно уменшится. Если вы уже обмениваетесь документами с контрагентами только через ЭДО, то все документы уйдут в «цифру», и архив будет представлять из себя два жёстких диска — основной и содержащий резервные копии.

Срок действия сертификата можно проверить тремя способами:

• • На сайте удостоверяющего центра (УЦ). Авторизуйтесь в личном кабинете. Найдите раздел с действующими сертификатами.
  • Через панель управления «Рутокен». Способ подходит, если сертификат хранится на этом носителе. Путь: «Пуск» → «Рутокен» → «Панель управления Рутокен» → «Сертификаты».
  • С помощью программы «КриптоПро CSP». Программа покажет сроки для всех сертификатов, установленных на компьютере.

Стандартный срок действия ЭЦП — 12 месяцев. Сертификаты УЦ ФНС действуют до 15 месяцев. По истечении этого срока подпись блокируется, и нужно выпустить новый сертификат.

Пока старый сертификат ещё работает, вы можете выпустить новый онлайн. Действующая подпись покажет, что запрос отправили именно вы. Без подписи придётся подтверждать личность в офисе компании, выпустившей вашу подпись.

Удостоверяющие центры обычно предупреждают об окончании срока, но мы всё равно порекомендуем заранее поставить напоминание о продлении самостоятельно, чтобы точно не упустить возможность выпустить новый сертификат онлайн.

Процедура продления — это перевыпуск сертификата ЭП. Закрытый ключ на токене остаётся прежним, обновляется только сам сертификат, подтверждающий его подлинность.

Старый сертификат в момент перевыпуска отзывается. Новый записывают на ваш защищённый USB-носитель (токен).

Продлить ЭЦП можно онлайн, если сертификат ещё действует и был получен в УЦ ФНС или у его доверенного лица. Процедура занимает около пяти минут.

Порядок действий

• • Войдите в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
    • Для юрлиц: откройте раздел «Заявления. Запросы» → «Электронная подпись (КЭП)».
    • Для ИП: откройте раздел «Сервисы» → «Перевыпуск сертификата ЭП».
  • Подпишите заявление действующей ЭЦП.

Важные ограничения

• Новый сертификат можно записать только на тот токен, на котором хранится действующий ключ.
• Продлить подпись онлайн не получится, если изменились личные данные владельца (ФИО, паспорт). В этом случае необходим личный визит в УЦ ФНС.

Если старая подпись ещё действует, вы можете оформить заявку на сайте компании, выпустившей вашу электронную подпись.

Если старая подпись уже не действует, перевыпустить сертификат можно:

• • В любом отделении ФНС.
  • В аккредитованном УЦ, где вы получали подпись.
  • В приложении «Госключ» (требуется подтверждённая учётная запись на Госуслугах).

Учтите, если подпись уже не действует, то услуги по перевыпуску без личного присутствия незаконны. Основание: ст. 11 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011.

Продлить ЭЦП можно онлайн через личный кабинет на сайте ФНС. Это занимает несколько минут. Главное условие — подать заявление до истечения срока действия текущего сертификата.

Если срок истёк, онлайн-продление недоступно. Потребуется личный визит в удостоверяющий центр ФНС. Срок действия нового сертификата — от 12 до 15 месяцев.