Как работает ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен юридически значимыми документами в цифровом виде через специализированного оператора. ЭДО заменяет бумагу, почту и курьеров, ускоряет и удешевляет бизнес-процессы.

Разберем принцип работы, юридические основы и шаги по внедрению.

Экономия времени. Документы доставляются и согласовываются не за дни, а за секунды. История изменений и текущий статус документа видны в системе.

Снижение издержек. Устраняются расходы на бумагу, печать, курьерские услуги и содержание физических архивов.

Автоматизация. Системы ЭДО автоматизируют создание, отправку и обработку шаблонных документов: счетов, актов, накладных.

Прозрачность и контроль. Все действия с документами фиксируются. Их невозможно потерять. Упрощается подготовка к налоговым проверкам и аудиту.

Обычно ЭДО применяют для взаимодействия с контрагентами

Для работы с кадрами применяется КЭДО — почитайте о том, как можно его использовать

Читать статью

Электронный документ. Это может быть скан неподписанного бумажного документа или файл, изначально созданный в цифровом виде. Он обладает юридической силой при наличии электронной подписи.

Электронная подпись (ЭП). Реквизит электронного документа, который защищает его от подделки и подтверждает авторство. Существует три вида:

• • Простая (ПЭП). Комбинация логина и пароля, часто с кодом из СМС. Юридическая сила признается только при наличии соглашения между сторонами.
  • Неквалифицированная (НЭП). Создается с помощью криптографии, но сертификат выдан неаккредитованным центром. Также требует соглашения сторон.
  • Квалифицированная (КЭП). Самый защищенный вид. Сертификат выдается Удостоверяющим центром, аккредитованным Минцифры. По закону равнозначна собственноручной подписи без дополнительных соглашений.

Нюанс по обмену электронными документами вне ЭДО

Юридически значимым документооборотом может считаться и обмен документами по e-mail, но только в случае, если:

• • Договор не запрещает такой способ связи напрямую.
  • Договор не ограничивает способы связи конкретным списком, в который не включён e-mail.
  • Есть возможность достоверно установить отправителя.

Дмитрий Опанасюк

Руководитель отдела клиентского сервиса Qugo

Участники ЭДО. В процессе участвуют отправитель, получатель и оператор ЭДО — коммерческая организация, которая обеспечивает техническую и юридическую сторону обмена. Список аккредитованных операторов есть на сайте ФНС.

Обмен документами происходит на платформе оператора ЭДО.

Процесс обмена состоит из четырёх этапов.

Создание и подписание. Отправитель создает документ в учетной системе (например, 1С) или в интерфейсе оператора и подписывает его КЭП.

Отправка. Документ загружается на платформу оператора, который фиксирует факт и время отправки.

Доставка и получение. Оператор доставляет документ контрагенту. Получатель видит его в своем личном кабинете.

Обработка. Получатель может подписать документ своей КЭП, утвердив его, или отклонить с указанием причины. Все действия фиксируются оператором.

Всего у ЭДО есть пять функций:

• • Создание, согласование, подписание и контроль исполнения документов.
  • Настройка маршрутов согласования и отслеживание статусов.
  • Интеграция с учетными и ERP-системами (1С, SAP).
  • Формирование электронного архива с юридической силой.
  • Юридическая значимость и безопасность ЭДО

Юридическую силу документам обеспечивает использование КЭП. Счета-фактуры, УПД и другие формализованные документы можно передавать только через оператора ЭДО и только с КЭП.

Легальность ЭДО регулируется законами № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и № 149-ФЗ «Об информации…», а также Гражданским и Налоговым кодексами.

На практике НЭП иногда называют УНЭП, а КЭП — УКЭП. Это синонимичные термины, искать между ними отличия не нужно.

Елена Турусина

Директор по персоналу Qugo

Операторы ЭДО обязаны иметь лицензии ФСБ и использовать сертифицированное ПО для шифрования данных. Это гарантирует конфиденциальность и невозможность подмены документов при передаче.

Шаг 1: Получить КЭП. Руководители юрлиц и ИП получают КЭП в Удостоверяющем центре ФНС. Сотрудники — в коммерческих аккредитованных центрах. Сертификат КЭП действует 12–15 месяцев.

Шаг 2: Выбрать оператора ЭДО. Ключевые критерии: наличие роуминга (возможность обмена с клиентами других операторов), глубина интеграции с вашей учетной системой, качество техподдержки.

Шаг 3: Внедрить ЭДО. Это многоступенчатый процесс для любой компании, в которой трудоустроено больше десятка человек. Необходимо:

• • • Разработать внутренний регламент работы с электронными документами.
    • Интегрировать сервис оператора с учетной системой.
    • Обучить сотрудников.
    • Уведомить контрагентов о переходе на ЭДО и отправить им приглашения.

Как использовать ЭДО при взаимодействии с самозанятым

Читайте практический гайд

Читать статью

Вы можете вести документооборот в смешанном режиме.

С контрагентами с ЭДО вы ведёте стандартный обмен электронными документами.
Для контрагентов без ЭДО документы распечатываются.

Чтобы не потерять и не хранить бумаги, сканы можно загрузить в единый архив с электронными документами.

Основа легального ЭДО для взаимодействия с контрагентами — использование квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Ключевые выгоды — ускорение процессов, сокращение затрат и полная прозрачность документооборота.

Для начала работы нужно получить КЭП, выбрать оператора и интегрировать его сервис в свои бизнес-процессы.

Переход на ЭДО можно осуществлять поэтапно, продолжая работать с частью контрагентов на бумаге.