Сотрудничество между организацией и самозанятым выгодно обеим сторонам. Но если исполнитель оказывает услуги дистанционно, возникают сложности с обменом документами. Решить эту проблему можно при наличии у самозанятого электронной подписи. Есть несколько типов ЭЦП, но не все они подходят для подписания электронных документов.
Почему оформление бумажных документов — это неудобно
При сотрудничестве между юридическим лицом и самозанятым обычно оформляют договор и акт выполненных работ (оказанных услуг). Если составлять их на бумаге и отправлять почтой, это займёт немало времени.
К тому же значимость этих документов для заказчика и исполнителя разная. Договор и акт необходимы организации, чтобы:
- указать в расходах затраты на оплату услуг исполнителя;
- отстоять свою позицию, если при проверке налоговая попытается переквалифицировать отношения между юридическим лицом и самозанятым в трудовые.
В то же время исполнителю договор и акт не так важны. Он хочет получить оплату, после чего должен сформировать чек в приложении «Мой налог» и направить его заказчику. Ему не нужно отчитываться перед проверяющими органами и сохранять какую-либо другую отчётность, кроме чека. Поэтому не каждый самозанятый захочет тратить время и деньги на пересылку бумажных документов.
Как сэкономить время
На практике обе стороны обычно сначала подписывают скан договора.
- Заказчик готовит договор, подписывает его, сканирует и отправляет отсканированное изображение исполнителю по электронной почте.
- Затем самозанятый распечатывает полученный скан, подписывает, сканирует этот вариант и отправляет скан по электронной почте заказчику.
Бумажный вариант договора отправляют по обычной почте уже после окончания работ, вместе с актом. Исполнитель ставит свои подписи на документах и возвращает их заказчику почтовым отправлением.
Это позволяет сэкономить немного времени. Но подписанные сканы договора не имеют юридической значимости. Их можно рассматривать лишь в качестве сигналов, которыми обмениваются между собой организация и самозанятый.
На сегодняшний день электронная подпись для самозанятого — единственный способ решения проблем, связанных с дистанционным документооборотом.
Виды электронной подписи: ПЭП, УНЭП, УКЭП
Существует три вида электронной подписи.
Простая электронная подпись (ПЭП) — это сочетание логина и пароля или код из SMS. Она применяется для авторизации на защищённых сервисах — на государственных и коммерческих сайтах. Она имеет юридическую силу при получении страховых, государственных и муниципальных услуг, а также если стороны заключили соглашение о её использовании.
Типичный пример ПЭП — логин и пароль, с помощью которых осуществляется вход в «Личный кабинет налогоплательщика» на сайте ФНС. Получить такую электронную подпись можно бесплатно. Её основной недостаток — сравнительно невысокий уровень криптографической защиты.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) создаётся с использованием специальных средств шифрования и криптографии. За её получение не нужно платить. УНЭП представляет собой комбинацию двух ключей — ключа подписи и ключа проверки. Это более надёжный вариант по сравнению с ПЭП, но даже с учётом этого УНЭП не рассматривается как полноценный аналог собственноручно сделанной подписи. УНЭП может использоваться в электронном документообороте, если стороны договорились о её использовании и подтвердили это соглашением.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — юридически значимый аналог собственноручной подписи. Получить её можно в удостоверяющем центре, аккредитованном в Минцифры, или онлайн, через портал «Госуслуги», причём это платная услуга.
Для формирования УКЭП используются специальные средства шифрования и криптографии, получившие государственный сертификат. Чтобы пользоваться УКЭП, нужно приобрести специализированное криптографическое программное обеспечение. Такая подпись подходит для электронного документооборота без дополнительных соглашений.
Можно ли использовать простую или неквалифицированную ЭЦП для электронного документооборота
Обмен электронными документами — удобное решение для заказчика и исполнителя, которые сотрудничают дистанционно. Самозанятый может иметь ПЭП или УНЭП, которые дают ему возможность решать вопросы, не имеющие отношения к бизнесу. Например, подтвердить учётную подпись на портале «Госуслуги» или удалённо подать документы в вуз. Также эти типы подписей можно использовать, чтобы наладить электронный документооборот. Но в этом случае:
- сначала требуется заключить соглашение о взаимном признании ПЭП или УНЭП — оно оформляется в бумажном виде, поэтому его надо передать лично или отправить по почте;
- обмениваться документами можно будет посредством ссылок или сервиса ЭДО, причём заказчик и исполнитель должны быть подключены к одному сервису, а далеко не каждый самозанятый согласен тратить время на прохождение процедур регистрации и верификации.
ПЭП: преимущества при взаимодействии с самозанятыми
Оптимальный вид электронной подписи, требующейся самозанятому, — ПЭП. Её преимущества — это:
- подтверждение личности отправителя;
- возможность отправки документов, подписанных ею, без необходимости личного присутствия при её оформлении;
- имеет юридическую силу и закрывает все возникающие вопросы при взаимодействии с самозанятыми.
Итоги
Электронный обмен договорами и закрывающими документами — удобное решение для заказчика и исполнителя. С его помощью можно сэкономить время. Для ведения юридически значимого электронного документооборота самозанятому необходима электронная подпись. Простая или усиленная неквалифицированная электронная подпись даёт возможность обмениваться юридически значимыми электронными документами только при условии, что стороны заключили соглашение о взаимном признании таких подписей. Усиленная квалифицированная электронная подпись позволяет обойтись без такого соглашения, но за её получение самозанятому придётся заплатить.
