Кейтеринг может привлекать самозанятых подрядчиков, чтобы проводить мероприятия. Так можно сэкономить бюджет или повысить качество услуг — и при этом нужно оформлять меньше документов. Но кейтерингу важно знать определённые тонкости.
В статье рассказали, как оформить договор и выстроить сотрудничества с персоналом из общепита, чтобы у налоговой не было претензий.
Зачем кейтерингу обращаться к самозанятым
Кейтеринговый бизнес подвержен сезонным колебаниям: в периоды пиковых нагрузок нужно больше персонала, а в межсезонье — меньше. Найм человека на работу невыгоден: возможен простой, а зарплату платить придётся.
Сотрудничество с самозанятыми помогает адаптироваться под количество заказов без необходимости содержать большой штат сотрудников. Кейтеринг получает специалистов на разовые задачи, оплачивая только фактически выполненные услуги.
Еще одно преимущество привлечения самозанятых — гибкость в выборе персонала и возможность реализовать необычные идеи на мероприятиях.
Пример. У кейтеринговой компании «Вкус» есть интерактивная станция с хамоном. Этот деликатес нужно правильно подать — порезать специальным ножом на очень тонкие ломтики. Сделать это может только специально обученный человек (кортадор). Содержать его в штате дорого, а интерактивную станцию заказывают редко. Поэтому компании выгоднее привлечь самозанятого подрядчика.
Что учесть при сотрудничестве, чтобы избежать рисков
Ни в коем случае нельзя отдавать самозанятым работу человека в штате. Самозанятых привлекают, чтобы те обеспечили измеримый результат. Деньги они получают по сдельной системе. Почасовая оплата недопустима.
Если привлечь самозанятого повара, дать ему доступ на кухню и платить каждый месяц зарплату, независимо от выработки, это сочтут прямым нарушением закона — и за это накажут. Заказчика в таком случае ФНС заставит принять повара в штат, заплатить налоги, штрафы и оформить бумаги.
Согласно статье 5.27 КоАП РФ, если обнаружена подмена трудового договора, то компании грозит штраф от 10 000 до 100 000 рублей. Также компанию обяжут оплатить все зарплатные налоги за тот период, который организация работала с самозанятым.
При организации кейтеринга как раз нужны разовые услуги. Кейтеринг может воспользоваться услугами самозанятого повара, кондитера, официанта, бариста и бармена. Такие услуги законом не запрещены: их нет в списках из ст. 4 и ст. 6 №422-ФЗ от 27.11.2018.
Общие правила взаимодействия с самозанятым. Если вкратце, то нужно следовать таким правилам:
-
- не заставлять самозанятых подчиняться внутренним правилам компании;
- ни в коем случае не устанавливать рабочий график;
- не включать самозанятого в график отпусков;
- платить только за результат, а не за часы выработки;
- подробно прописывать в договоре и акте объём выполненных работ и указывать точные наименования услуг;
- указывать в чеке точное название каждой оказанной услуги в соответствии с договором и актом.
В кейтеринге взаимодействие с самозанятыми может быть очень похоже на штатную работу. Из-за этого компании важно минимизировать любые признаки трудовых отношений — так она сможет отстоять свою правоту.
Как сотрудничать с поварами и кондитерами. Любую их работу можно перевести в конечный результат. Например, «приготовить 50 трубочек с заварным кремом», «разработать меню на праздник для 20 человек с учётом пожеланий гостя», «создать 40 заготовок для блюда „утка по-пекински“», «приготовить 15 порций картофельного пюре».
В идеале повара должны готовить у себя дома, на собственном оборудовании и из своих ингредиентов — в таком случае любые претензии ФНС разбиваются о полную самостоятельность подрядчика.
Допустима готовка «на месте» — например, в отеле. И даже на кухне, принадлежащей предприятию. Технически, это не запрещено законом. Но налоговая может счесть это признаком трудовых отношений. Поэтому важно следовать всем правилам сотрудничества с самозанятыми.
Как сотрудничать с бариста и барменами. Их компании привлекают для оказания услуги на период мероприятия. Это не считается постоянной работой, поскольку в таком варианте оплата не зависит от количества рабочих часов, а прописана заранее в договоре.
И у бариста, и у бармена должны быть свои инструменты труда: кофемашина и барные приспособления. Эти приспособления можно взять в аренду. Если фуршет происходит в снятом отеле или кафе — можно воспользоваться их оборудованием. Главное — не получать оборудование бесплатно от заказчика.
Расходники для кофе и коктейлей может предоставить заказчик, если он желает гарантированно получить напитки из качественных ингредиентов.
Как сотрудничать с официантами. У них нет оборудования и расходников, и заботиться об этой части не нужно.
Главное — правильно оформить договор и выстроить сотрудничество. Самозанятый официант должен оказать услугу по сервировке стола и подаче блюд на мероприятии. Его гонорар не должен зависеть от времени работы.
Не сотрудничайте с самозанятым без медицинской книжки. Официально закон не обязывает самозанятых получать медкнижку. В Приказе Роспотребнадзора от 20 мая 2005 года № 402 не прописано, что самозанятый должен ее иметь.
А вот в письме Минздрава N 1100/2196-0-117 указано, что при деятельности, связанной с производством, транспортировкой и хранением пищевых продуктов, медкнижка нужна.
Если СЭС решит провести проверку, то обосновать позицию «самозанятым медкнижка не нужна» вряд ли получится. Даже если пойти на принцип и довести дело до суда, в нём у СЭС будет крепкая обоснованная позиция.
Намного проще найти самозанятых с медкнижками и прописать в договоре правила оказания услуг, включающие в себя наличие медкнижки.
Что учесть при составлении договора
Для сотрудничества нужен договор ГПХ (гражданско-правового характера). Если не соблюсти ряд нюансов, налоговая может признать договор трудовым. Вот что стоит учесть всем компаниям, сотрудничающим с самозанятым:
-
- Не используйте термины из Трудового кодекса (ТК), только нормы Гражданского кодекса (ГК).
- Максимально четко описывайте услугу и результат ее оказания. Лучше написать больше, чем после платить штрафы за ошибки.
- Не прописывайте должность и должностные обязанности.
- Не указывайте фиксированный оклад.
- Укажите, что исполнитель — плательщик НПД и обязуется сам уплатить налог.
- Не прописывайте социальные гарантии (оплата больничных, отпусков, гарантии при направлении работника в служебные командировки).
В договоре с самозанятым мы рекомендуем прописать ответственность исполнителя за несоблюдение сроков или некачественное выполнение работ, а также сроки устранения недостатков. Но при этом материальную ответственность прописывать нельзя — самозанятый, как подрядчик, отвечает только за несоблюдение договора и причинение убытков своими действиями.
Нужно ли составлять акт выполненных работ
Согласно закону №422-ФЗ, самозанятый не обязан оформлять акты выполненных работ, но они могут понадобиться компании для налоговой. К тому же акт доказывает, что самозанятый получил оплату за конкретные услуги — это ещё одно подтверждение того, что вы не пытаетесь скрыть трудовые отношения.
Акт выполненных работ пригодится, чтобы учесть расходы. Это актуально для тех, кто использует УСН «Доходы минус Расходы» или ОСНО.
Как составить акт выполненных работ и что нужно учесть читайте в нашей статье.
Какие документы нужны и сколько их хранить
После сотрудничества с самозанятым, у кейтеринговой компании должны остаться следующие документы:
-
- Договор с самозанятым;
- Акт приемки выполненных работ или оказанных услуг;
- Чек. Его формирует самозанятый и отправляет компании сразу после получения выплаты.
Чтобы защитить себя во время налоговых проверок, все документы стоит хранить не менее пяти лет. Документы можно хранить в электронном виде.
Выводы
Привлекать самозанятых как субподрядчиков выгодно — но нужно максимально строго соблюдать все правила и запреты.
Самозанятые должны выполнять конкретные задачи: приготовить 50 эклеров, оформить стол, разработать меню. Почасовая работа — признак трудовых отношений, за это могут оштрафовать.
В договоре нельзя писать «официант» или «бармен», указывать оклад, гарантировать отпуска и больничные. Важно чётко описать работы и указать, что исполнитель сам платит налоги.
Формально медкнижка самозанятому не нужна — но на практике лучше привлекать только тех, у кого она есть.
После завершения сотрудничества у компании должен быть договор, акт и чек от самозанятого. Документы храните 5 лет.
