Как HoReCa может легально работать с самозанятыми

Бизнес в сфере HoReCa может привлекать самозанятых, чтобы доукомплектовать персонал для конкретного мероприятия, организовать доставки или подменить заболевшего работника. Однако даже добросовестным компаниям нужно налаживать работу с оформлением договоров, чтобы не опасаться проверок ФНС и переквалификации отношений. Разбираем нюансы и правила, которые нужно соблюдать.

НПД или налог на профессиональный доход — это налоговый режим для физлиц-подрядчиков, делающий их «мини-ИП с ограничениями». Такая модель удобна для сотрудничества в HoReCa. Специалиста не нужно оформлять в штат, платить за него налоги и пенсионные взносы. Это легальный способ закрыть потребность в работниках под мероприятия и высокие сезоны.

Самозанятый — физлицо, применяющее спецрежим НПД. Вместо НДФЛ он платит налог на профессиональный доход: 4 % с дохода от сделок с физлицами и 6 % с дохода от сделок с ИП и юрлицами. Сложную отчётность не ведёт — только формирует чек в приложении «Мой налог».

Чаще всего у самозанятого нет ни помощников, ни статуса ИП. Он не может нанимать сотрудников — только привлекать помощников, которым будет выдавать конкретные задачи за конкретный гонорар. Также самозанятый может стать ИП на НПД. Тогда на него будут распространяться те же правила, которые распространяются на самозанятых физлиц.

Почему HoReCa заинтересована в самозанятых. Есть три причины:

• • Гибкость графика — можно привлекать людей под пики нагрузки: банкет, высокий сезон, множество мероприятий…
  • Снижение нагрузки по ФОТ и страховым взносам — самозанятый сам платит за себя налог по фиксированной ставвке в 6 %.
  • Быстрый тест новых форматов — поп-апы, разовые мероприятия, выездной кейтеринг.

После запуска НПД часть предпринимателей начала нанимать штатных сотрудников как самозанятых. Кто-то из них сознательно шёл на нарушение закона ради экономии, кто-то просто не разобрался. 

ФНС ответила строгими проверками и санкциями для тех, кто нанимал людей, но оформлял их «по самозанятости». Это приводит к специфичному восприятию: с одной стороны, с плательщиками НПД можно сэкономить, с другой стороны — не опасно ли это?

Что пугает собственников и управляющих. Ключевой риск — переквалификация в трудовые отношения. 

Инспекция может решить, что компания не получает услуги, а взяла работника в штат. Последствия для работодателя в таком случае серьёзны:

• Доначисление НДФЛ (13–15 %) и страховых взносов (около 30 %) за весь период работы.
• Выплата зарплаты за весь период фактической работы.
• Компенсация за неиспользованный отпуск.
• Штраф до 100 тысяч рублей.

В каких случаях велик риск переквалификации. Инспекция переквалифицирует отношения при следующих признаках:

• указание в договоре определенной функции вместо конкретных заданий,
• постоянный график,
• одинаковый размер и фиксированное расписание выплат, 
• рабочее место и инструменты работодателя,
• включённость в штатное расписание и систему управления персоналом,
• единый руководитель,
• система штрафов и премий,
• соблюдение внутреннего трудового распорядка.

Также отношения переквалифицирует, если компания уволила человека и тут же стала сотрудничать с ним, как с самозанятым. В таком случае нет разницы, насколько компания добросовестна и как всё оформила. Закон запрещает бывшему работодателю взаимодействовать с самозанятым подрядчиком менее чем через два года после увольнения из штата.

Если вам нужны компетенции бывшего работника — его придётся привлечь как физлицо, со всеми причитающимися налоговыми выплатами, взносами и оформлением отчётности.

Как кейтерингу привлекать персонал

Составили подробный гайд, чтобы вы не получили штраф

Читать статью

Чтобы у инспекторов не возникло вопросов, правильно оформите взаимодействие и организуйте рабочий процесс.

Формат взаимодействия и документы. При найме самозанятого:

• • Заключите гражданско-правовой договор на оказание услуг, а не трудовой. Зафиксируйте конкретный объём работ (смена, мероприятие, проект), ответственность сторон и размер оплаты.
  • Проверьте статус самозанятого на сайте ФНС по ИНН специалиста.
  • Уточните доход. Лимит самозанятого — 2,4 млн рублей в год. Запросите статистику из приложения «Мой налог».

Организация работы без имитации трудовых отношений. Здесь соблюдайте следующие правила:

• • Избегайте привязки к штатному расписанию и должностным инструкциям.
  • Указывайте во всех документах задачи и результаты («обслуживание банкета N», «приготовление сет-меню для мероприятия»). Оформить в документах работу в формате ежедневных смен намного проще — но потом нельзя будет доказать, что вы на самом деле требовали от подрядчика конкретный результат.
  • Не выдавайте приказов и распоряжений как штатному сотруднику, не накладывайте дисциплинарных взысканий.

Кухня — повара, кондитеры, шефы на события. Допустимые форматы:

• Разовые выезды самозанятого повара на банкеты, мастер-классы, гастроужины, спецпроекты.
• Привлечение поваров на подмену или пиковую загрузку по договору услуг, с оплатой за конкретную смену/мероприятие и чеками НПД.
• Приготовление блюд самозанятым у себя дома с оплатой за каждое блюдо.
• Заказ кондитерских изделий у самозанятого.

Самозанятый не может работать постоянным поваром на кухне с рабочим графиком — в этом случае необходимо оформить трудовой договор.

Чтобы быть уверенным в подрядчике, рекомендуем проверить наличие у него медкнижки. Также учитывайте, что с 1 марта 2026 года самозанятые кондитеры могут работать только по индивидуальным заказам. Дело в том, что свободно продаваемую кондитерскую продукцию нужно маркировать Честным Знаком — а эта система самозанятым недоступна. Исключение возможно только в случе, если вы сотрудничаете с ИП на НПД.

Зал — официанты, хостес, бармены на мероприятия. Привлекайте самозанятых на банкеты, фуршеты, на отдельные смены для замены заболевшего сотрудника. В договоре ГПХ чётко пропишите стандарты сервиса и объём работы (например, 1–2 дня во время конференции).

Избегайте формального подчинения трудовому распорядку, стабильного графика, подписания табелей и включения человека в график смен. Это приведёт к переквалификации.

Кейтеринг и выездные мероприятия. Самозанятые в кейтеринге могут выполнять любые задачи: сборка мебели, подача блюд, сервировка, бар, кухня на площадке.

Чек-листы для предпринимателей и управляющих помогут правильно организовать работу и избежать переквалификации.

Что должно быть оформлено всегда.

• • Договор (оферта или индивидуальный) + акты и закрывающие документы под каждое событие или период.
  • Подтверждение статуса НПД — скрин, чек, сверка ИНН.
  • Внутренний регламент по работе с самозанятыми: кто проверяет, кто хранит документы, как контролируется лимит выручки.

Чего лучше не делать.

• • Не включайте самозанятых в табели учёта рабочего времени и штатное расписание.
  • Не прописывайте в договоре жёсткий график «смен» по модели трудового договора.
  • Не используйте систему штрафов и «дисциплинарных взысканий» как для персонала — только договорные санкции (неустойка, отказ от оплаты при некачественной услуге).

Из-за этих ошибок ФНС переквалифицирует отношения и штрафует компании.

Фактические трудовые отношения под прикрытием НПД. В подобных нарушениях обвиняют компании, когда замечают, что:

• • Один и тот же человек часто находится на смене и обладает всеми признаками штатного сотрудника без трудового договора.
  • Самозанятый выполняет функции ключевой позиции (шеф, администратор смены) на постоянной основе.

Формальный договор без реальных отличий от найма. По нашему опыту, это скорее результат небрежности, чем реальных нарушений — но последствия в любом случае будут одинаковыми.

Проследите, чтобы у вас не было договоров с «графиком 2/2 с 10:00 до 22:00» и подчинением правилам внутреннего трудового распорядка»

Также убедитесь, что у вас прописаны разделения между зонами ответственности штатной команды и самозанятого.

Взаимодействие с самозанятыми в HoReCa может легально закрыть временные потребности в персонале с экономией на налогах и взносах. 

Главный риск — переквалификация в трудовые отношения со штрафами и доначислениями ФНС. Чтобы избежать проблем: 

• • заключайте договоры на конкретный результат, 
  • проверяйте статус самозанятого, 
  • исключайте признаки трудовых отношений (график, рабочее место)
  • не нанимайте уволенных сотрудников в течение двух лет.