ЭДО с самозанятыми: как бизнесу автоматизировать документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен юридически значимыми документами онлайн. Для компаний, сотрудничающих с самозанятыми, это способ решить проблему с бумажными версиями документов, ускорить расчёты и снизить риски.

Договор ГПХ. Фиксирует условия сотрудничества: объём работы, сроки, стоимость. Если правильно составить, то он защищает обе стороны и помогает избежать переквалификации отношений в трудовые.

Акт выполненных работ. Подтверждает, что услуги оказаны в полном объёме. Акт детализирует выполненные задачи, что служит дополнительным аргументом для налоговой в пользу наличия у вас нетрудовых отношений.

Чек. Основной документ для учёта расходов. Без чека ФНС может признать выплату доходом обычного физлица и доначислить компании НДФЛ и страховые взносы.

Что сделать перед началом работы с самозанятым:

• Запросить ИНН исполнителя. Это его главный идентификатор.
• Проверить статус самозанятого по ИНН. Это можно сделать вручную на сайте ФНС. Ещё надёжнее — использовать платформы, которые проверяют ИНН автоматически перед каждой выплатой.
• Заключить договор ГПХ.

Исполнители плохо разбираются в документах. Самозанятые часто не имеют опыта в делопроизводстве. Они ошибаются в реквизитах и не понимают, какие документы нужны. В итоге бизнес сам готовит пакет документов за исполнителя, тратя на это своё время.

Обмен бумажными документами — это долго и дорого. Документы нужно печатать, отправлять почтой или курьером. Это расходы и время. Если исполнитель живёт в другом регионе, процесс может затянуться на недели, а письма — потеряться.

Есть риск не получить оригиналы. Исполнители могут забыть или не захотеть отправлять подписанные акты после получения денег. Сканы и фото документов не имеют полной юридической силы, что создаёт риски при налоговых проверках.

Сервисы электронного документооборота помогают решить часть проблем:

• не нужно отправлять документы почтой или курьером;
• не нужно хранить бумажные оригиналы — есть электронный архив;
• отсутствует риск не получить оригиналы.

Это возможно благодаря надёжной электронной подписи: исполнитель и заказчик оформляют её в специальных защищённых системах, чтобы подписывать и отправлять документы одним нажатием кнопки. Однако стандартные сервисы рассчитаны на квалифицированных исполнителей, которые потратят своё время, поедут в удостоверяющий центр, оформят токен, оплатят его и сервис для работы с ЭДО.

В то же время некоторые барьеры сохраняются.

По-прежнему нужно разбираться в документах. Исполнителю нужно понимать, какие документы вообще нужны, учиться вовремя их актуализировать и правильно заполнять реквизиты.

Процесс получения электронной подписи (ЭП). Он отпугивает исполнителей. Нужно разбираться в видах подписей: «на память» мало кто скажет, чем различаются простая, неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи и в каких ситуациях их можно применять. А ещё нужно проходить верификацию и давать паспортные данные — всё это вызывает недоверие.

Это невыгодно и не нужно исполнителю. Для своих задач — формирования чеков и справок — самозанятому хватает приложения «Мой налог». Дополнительные сервисы, часто платные, кажутся излишними.

Все сложности поможет решить специализированная платформа для работы с самозанятыми, которая автоматизирует весь цикл документооборота.

Такой сервис упрощает всё для исполнителя: предлагает быструю регистрацию, бесплатное использование и интуитивно понятный интерфейс. Для заказчика он автоматизируют рутину: от создания документов до массовых выплат и хранения архива.

Например, мы в Qugo берём на себя технические сложности и делаем процесс понятным для обеих сторон.

Шаг 1: подключаем заказчика к платформе. Наши специалисты полностью берут процесс внедрения на себя или помогают специалистам заказчика. Также мы учим пользоваться платформой и отвечаем на вопросы.

Шаг 2: исполнитель регистрируется по телефону и ИНН. Все остальные данные наша система сама «подтягивает» благодаря интеграции с ФНС. Если у исполнителя нет самозанятости, система укажет на это. А ещё в ней просто не получится организовать сотрудничество с человеком без нужного статуса.

Шаг 3: заказчик заполняет форму, а система создаёт договор. Заказчику нужно только прописать задачу и указать условия, по которым будет строиться сотрудничество. Система подставит эту информацию в юридически безопасный шаблон договора и создаст документ, в котором не будет ошибок.

Шаг 4: исполнитель подписывает договор в один клик. При регистрации исполнителя в Qugo создаём для него простую электронную подпись (ПЭП). Вы отправляете исполнителю документы на подпись → мы присылаем ему уведомление в приложении → исполнитель подписывает документы в один клик.

Шаг 5: заказчик принимает работу. Для этого достаточно сделать пару кликов в приложении.

Система сама:

• проверит статус НПД у исполнителя;
• сформирует акт выполненных работ;
• создаст чек от имени самозанятого;
• возьмёт чек «на контроль», чтобы знать, не отменил ли его самозанятый.