Если неправильно составить договор с самозанятым, инспекторы налоговой службы заподозрят подмену трудовых отношений гражданско-правовыми. Тогда компанию будут проверять ФНС и Роструд, а это — высокий риск переквалификации отношений. Если риск реализуется, придётся платить налоги, взносы и штрафы с пенями.
Даём подробную инструкцию и рассказываем:
-
- Как обезопасить себя при работе с самозанятыми?
- На что обращает внимание налоговая служба?
- Что делать бухгалтеру и кадровику, если налоговая служба переквалифицировала отношения с исполнителем в трудовые?
Некорректно составленный договор ГПХ — риск переквалификации трудовых отношений
С сотрудниками компания заключает трудовой договор, и в дальнейшем уплачивает за штатный персонал НДФЛ и страховые взносы. Сотрудников можно привлекать к любой работе в рамках трудового кодекса — устанавливать должностные обязанности, расписание и полностью контролировать их работу.
С самозанятыми можно сотрудничать только в рамках проектной или сезонной работы, подряда или разовых услуг. Это может быть выгоднее найма штатного сотрудника, так как заказчику не нужно платить за самозанятого налоги и страховые взносы. Но самозанятым нельзя давать задачи без ожидания конкретного результата и устанавливать им рабочий график.
Договор с самозанятым могут переквалифицировать в трудовой, если в нём ошибиться. Частая причина таких переквалификаций — признаки трудовых отношений в договоре ГПХ. Например, в тексте описывают право исполнителя на отпуск или зарплату.
Также переквалификация возможна из-за отсутствия нужных документов. Чтобы у налоговой не было претензий, заказчику стоит заключить договор ГПХ с исполнителем, составить и подписать акт приёма-передачи услуг, запросить счёт и обязательно получить чек от самозанятого.
Признаки трудовых отношений с самозанятыми: на что смотрит ФНС
Налоговая прямо прописывает, на какие признаки она опирается при вычислении трудовых отношений. Информацию ниже мы взяли из письма ФНС № ЕА-4-15/4674@ от 15.04.2022.
Риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые возникает, если:
В договоре нет сроков выполнения проекта или подряда, оказания сезонных или разовых услуг. Это может быть признаком постоянных взаимоотношений заказчика и исполнителя, что чаще характерно для трудовых отношений.
В документах не зафиксирован планируемый объём услуг. Если в договоре и актах размыто описаны работы и услуги, то ФНС заподозрит отсутствие конкретного результата у работ. А это — признак выполнения трудовой функции.
В договоре ГПХ вместо разовой услуги прописана трудовая функция. Это будет признаком того, что штатный работник был выведен за штат предприятия.
В документах присутствуют термины и выражения, характерные для Трудового кодекса РФ. Например, по договору исполнитель должен подчиняться локальным нормативным актам или получает зарплату. По ТК РФ это уже трудовые отношения.
Исполнитель регулярно получает вознаграждение одинаковыми суммами. Вознаграждение должно зависеть от объёма работ. Если вы действительно наняли исполнителя выполнять один и тот же объём работ из месяца в месяц, максимально конкретизируйте оказанные услуги в актах и чеках — иначе ФНС может вменить выплату зарплаты. А это — признак подмены трудовых отношений.
Выполняемые услуги становятся частью производственного процесса предприятия. Здесь исполнитель выполняет функции штатного персонала — а это незаконно.
Заказчик по договору контролирует выполнение услуги. Заказчик может контролировать только результат, а не процесс — это закреплено в законе № 422-ФЗ.
Заказчик обеспечивает рабочее место для исполнителя и необходимые условия труда. Этот пункт тоже взят из трудового права и не может быть использован при сотрудничестве с самозанятым.
Есть и другие признаки, указанные ФНС в письме № ЕА-4-15/4674@, но внимательнее всего налоговая следит за теми, что представлены выше.
Чем больше признаков — тем выше вероятность проверки. При переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые от заказчика требуется:
-
- оформить исполнителя в штат предприятия,
- выплатить зарплату,
- уплатить налоги и социальные взносы,
- оплатить штрафы и пени за несвоевременную уплату налогов и взносов.
ФНС всегда может попросить разъяснить ситуацию. Даже если у вас нет признаков маскировки трудовых отношений или их мало, ФНС может направить запрос и попросить дать дополнительные данные.
Это — стандартная процедура, и, если не маскировать за самозанятостью трудовые отношения, то правильного составленного договора и ваших пояснений хватит, чтобы вопросы у ФНС отпали.
Как бизнесу избежать рисков при работе с самозанятыми исполнителями
Отношения с исполнителем могут признать трудовыми из-за неосознанно допущенных ошибок.
Не используйте для основы договора с самозанятым трудовой договор. Высок риск, что тогда в договоре останутся аспекты трудового права. Любые пункты, которые касаются рабочего процесса, могут стать причиной признания отношений с самозанятым трудовыми.
Не указывайте в договоре трудовую функцию исполнителя. Исполнитель может только оказывать конкретные услуги.
В ГПД нужно указывать не должность или трудовые функции, а вид услуг и конкретный результат, ради которого привлекается исполнитель. Например, вместо «повар» или «приготовление обедов для сотрудников предприятия» лучше указать, «услуги кейтеринга», уточнить количество блюд и вознаграждение за приготовление каждого.
Проверьте терминологию. В договоре не должно быть ничего из трудового кодекса.
Причиной переквалификации могут быть термины:
-
- работа (при сотрудничестве с самозанятым нужно писать «оказание услуг»);
- работодатель (меняем на «заказчик товаров или услуг»);
- работник, сотрудник (используем термин «исполнитель»);
- график или время работы (меняем на «период оказания услуг»);
- оплата труда или зарплата (нужно написать «вознаграждение, гонорар»);
- премия (используем термин «дополнительное вознаграждение»);
- выговор (здесь больше подходит «штраф»);
- увольнение (при сотрудничестве с самозанятым возможно только «расторжение договора»).
Не прописывайте рабочий график, социальные гарантии и периоды выплат. Всё это — признаки трудовых отношений, потому что каждый подобный пункт регулируется трудовым правом.
Бывший работник стал самозанятым: можно ли с ним сотрудничать
Закон запрещает взаимодействие компании с бывшим сотрудником. Должно пройти не менее 2 лет с момента увольнения до того, как компания сможет заключить договор с самозанятым. Если заключить договор раньше, то компанию поймают при первой же проверке. Здесь риска переквалификации отношений в трудовые нет — их переквалифицируют с гарантией.
Запрет касается любого взаимодействия с бывшим работодателем. Самозанятым запрещено оказывать услуги, продавать товары и сдавать имущество.
При сделке с бывшим сотрудником компании точно придётся платить НДФЛ. Если самозанятый оказывал услуги, то заказчику нужно будет уплатить и страховые взносы в СФР.
Что делать при переквалификации трудовых отношений: инструкция для заказчика
Если инспектор ФНС зафиксировал признаки подмены трудовых отношений с самозанятым, а после договор переквалифицировали в трудовой, то компании нужно:
-
- Перезаключить договор.
- Составить приказ об изменениях в штатном расписании предприятия.
- Оформить исполнителю трудовую книжку и/или внести в неё запись.
- Сообщить сведения о новом сотруднике в СФР.
- Предоставить в ИФНС обновлённую отчётность по налоговым отчислениям и страховым взносам.
- Доплатить НДФЛ и страховые взносы за нового сотрудника.
- Предоставить обновлённые кадровые отчёты в ИФНС, СФР и другие ведомства.
- Заплатить штрафы и пени за пересдачу отчётности.
В следующих разделах рассмотрим весь алгоритм действий в деталях.
Обязательно ли заключение трудового договора
Если инспекторы ФНС переквалифицировали сотрудничество с самозанятым в трудовые отношения, заказчику придётся переоформить договор с исполнителем.
Из-за переквалификации отношений с самозанятым заказчик становится работодателем. Поэтому вместо ГПД нужно составить трудовой договор с исполнителем, который теперь становится штатным сотрудником.
Также нужно составить соответствующий приказ об изменениях в штатном расписании предприятия. Причём дата оформления исполнителя в штат компании должна соответствовать числу, указанному в гражданско-правовом договоре. Согласно статье 19.1 ТК, трудовые отношения между работодателем и сотрудником начинаются с момента, когда исполнитель приступил к выполнению своих обязанностей — то есть с момента заключения гражданско-правового договора.
Оформление трудовой книжки
По ТК РФ работодатель должен вести трудовую книжку сотрудника. При переквалификации отношений заказчик должен не только переоформить ГПД на трудовой договор, но и оформить работнику книжку. Датой оформления сотрудника в штат станет день подписания ГПД.
При этом запись в трудовой книжке можно сделать не «задним числом», а текущей датой. В этом случае основанием для записи послужит приказ, в котором отражён факт признания трудовых отношений с исполнителем (обычно в документе указывается решение суда, постановление ФНС или инспекции Роструда).
Сообщение сведений о сотруднике в СФР
Работодатель должен сообщить в СФР сведения о новом сотруднике. Для этого нужно подать форму ЕФС-1. Если договор ГПХ был заключён с исполнителем до 1 января 2023 года, то в Социальный фонд надо передать другую форму — СЗВ-ТД.
Подача данных в ИФНС: отчётность по НДФЛ и страховым взносам
После признания отношений трудовыми работодатель должен будет не только оформить исполнителя в штат и доплатить за него НДФЛ и страховые взносы, но и скорректировать отчётность для ФНС. Для этого надо составить уточняющие документы по сданным ранее зарплатным отчётам (6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1). Откорректированная отчётность должна включать весь период сотрудничества — а он начинается с даты заключения договора ГПХ.
Доплата налогов и страховых взносов
В случае переквалификации трудовых отношений заказчик должен доплатить за исполнителя НДФЛ и страховые взносы (а также страховые взносы в Социальный фонд России на случай травматизма на рабочем месте).
Какие-либо дополнительные уведомления не нужны: компания или ИП могут просто пополнить свой налоговый счёт. С этого счёта ФНС спишет ту сумму, которая указана в уточнённой отчётности компании или отражена в акте проверки предприятия инспектором налоговой службы.
Подача обновлённых кадровых отчётов
После оформления независимого исполнителя в штат компании придётся подать кадровые отчёты по новому сотруднику. Нужно предоставить контролирующим органам информацию о стаже работника, а также его персонифицированные сведения. Кроме того, данные нужно передать как можно быстрее, поскольку за просрочку подачи сведений юридическое лицо или ИП могут получить штраф: до 500 рублей за каждый вовремя не сданный отчёт.
Штрафа можно избежать. Для этого надо направить в Социальный фонд ходатайство, в котором следует объяснить причины возникшей ситуации. Аргументом может послужить решение суда, а также постановление ФНС или заключение Роструда о переквалификации отношений с самозанятым исполнителем.
Компания или ИП могут столкнуться с дополнительными проблемами, если исполнитель окажется пенсионером. Работодателю придётся возвращать СФР ту доплату к пенсии, которую ранее получил самозанятый, как неработающий пенсионер. При переквалификации отношений СФР потребует вернуть выплаченную доплату, причём потребует возврата средств именно от работодателя (по чьей вине возникла путаница со статусом работающего пенсионера).
Согласно статье 126 НК РФ, за отсутствие персонифицированных сведений о новом сотруднике предприятия работодатель будет вынужден заплатить штраф — 200 рублей. Этот штраф можно оспорить, поскольку компания подавала отчёты без информации о данном сотруднике, т. к. на тот момент с ним был заключён договор ГПХ, как с самозанятым исполнителем, и кадровый отчёт для него не требовался.
Штрафы за переквалификацию трудовых отношений
При подмене трудовых отношений на гражданско-правовые штрафуют:
-
- ИП: на 5 000 — 10 000 рублей
- должностное лицо: на 10 000 — 20 000 рублей;
- юридическое лицо: на 50 000 — 100 000 рублей.
Подведём итог
Некорректно составленный гражданско-правовой договор с самозанятым может стать причиной дополнительных затрат для заказчика. Риск представляют небрежно сформулированные условия сотрудничества. Так, например, термины, взятые из трудового права, могут вызвать подозрения у проверяющих органов.
Если ГПД переквалифицируют в трудовой договор, компании или ИП придётся оплатить налоговые отчисления и страховые сборы за исполнителя, оформить его в штат и внести соответствующую запись в трудовую книжку. Помимо уплаты штрафа, нужно будет оплатить работнику премии и различные социальные выплаты, которые были положены штатному персоналу за прошедший период.
Чтобы избежать риска признания отношений трудовыми, можно воспользоваться сервисами по работе с самозанятыми. Qugo — одна из таких онлайн-платформ. Сервис автоматизирует документооборот и выплаты, а также проверяет статус самозанятого перед заключением договора и перед каждой выплатой.
