Как проверить сотрудника при приёме на работу

Проверкой персонала при приёме на работу в крупных корпорациях на благонадёжность занимается служба безопасности. Малому бизнесу лучше делегировать эти функции работнику отдела кадров или бухгалтеру — а для облегчения работы и большей надёжности воспользоваться специальными сервисами.

Проверка соискателя нужна, чтобы убедиться, что с ним всё в порядке:

• • у соискателя нет медицинских противопоказаний;
  • он не подделывает документы;
  • если кандидат — иностранец, то у него есть возможность легально работать в компании;
  • ему можно работать в требуемых условиях — например, женщин нельзя трудоустраивать на производства с использованием анилина, а подростков нельзя принимать работу, где присутствуют вредные или опасные условия труда;
  • кандидат не лишён права занимать определённые должности;
  • его принимают не из-за родственных связей, а наличие родственников в компании не приведёт к конфликту интересов;
  • у кандидата, работающего с несовершеннолетними, нет судимости по тяжким или особо тяжким преступлениям;
  • кандидат не ведёт вне работы деятельность, ведущую к конфликту интересов — скажем, у логиста нет своего бизнеса по грузоперевозке.

Все эти данные можно легально проверить, если соискатель предоставит согласие на обработку его персональных данных. Без этого согласия проверка будет нарушать закон.

После подписания документа вы сможете проверить подлинность дипломов, сертификатов и других документов об образовании, которые предоставил потенциальный работник. Работодатель может позвонить в образовательное учреждение и уточнить, действительно ли там учился кандидат. Также работодатель или его подчинённые могут связаться с руководителем кандидата на предыдущем месте работы и попросить рекомендации о нём.

Особняком стоит проверка на отсутствие медицинских противопоказаний. Эту информацию вы не сможете проверить самостоятельно ни при каких условиях, но у соискателя можно запросить справки от врачей. Если для работы важно отсутствие противопоказаний, а соискатель отказывается предоставлять соответствующую справку, ему можно будет законно отказать.

Бухгалтеру и кадровику логично доверить проверку документов соискателя при приёме на работу. Им стоит проверить подлинность:

• • ИНН;
  • СНИЛС;
  • паспорта;
  • диплома;
  • сведения о регистрации человека по месту жительства, если он иностранный гражданин;
  • трудовой патент, если потенциальный сотрудник — иностранный гражданин, работающий по патенту;
  • отсутствие судимости или уголовного преследования, если к работе по должности не допускаются соответствующие лица;
  • отсутствие банкротства, если должность связана с управлением юридическими лицами;
  • если есть медицинские противопоказания для должности — можно запросить у кандидата справку от врача и проверить её на подлинность.

Чтобы получить эту информацию, нужно сделать запросы в соответствующие инстанции: Социальный фонд России, налоговую, портал «Госуслуги», МВД, НБКИ и так далее.

Первичную проверку кандидата осуществляет работник кадровой службы — HR-специалист. Его задача — в ходе беседы выяснить компетентность соискателя и определить соответствие должности. После того как потенциальный сотрудник успешно прошёл собеседование, его данные передают в службу безопасности.

Если компания небольшая и такой службы нет, проверить на самые критичные факторы сотрудника может либо сам руководитель, либо бухгалтер или кадровик. Проводить такие проверки самостоятельно непросто — поэтому мы рекомендуем проверять сотрудников через специальные сервисы.

Больше полезных инструкций — в Телеграме

Подписывайтесь, чтобы грамотно строить бизнес

Перейти в канал

Собирать данные для проверки потенциального сотрудника вы можете, только получив его письменное согласие на обработку персональных данных. Без этого любые запросы информации будут нарушением закона.

Оформить согласие необходимо в соответствии с частью 4 статьи 9 Закона о персональных данных.

Документ должен содержать:

• • название, ИНН и юридический адрес организации;
  • ФИО, серию и номер паспорта кандидата;
  • адрес регистрация кандидата;
  • цель обработки данных;
  • перечень запрашиваемых данных;
  • список разрешённых действий с данными, способы их обработки;
  • наименование, адрес лица, если обработка персональных данных будет поручена третьему лицу;
  • срок действия согласия и способ его отзыва;
  • подпись.

Если до этого вы не обрабатывали чужие данные автоматизированными средствами, то вам также потребуется направить уведомление в Роскомнадзор.

Что нужно знать о работе с персональными данными

Рассказываем, как не получить многотысячные штрафы просто за то, что вы работаете с чужими данными

Читать статью

Специальные сервисы по проверке персонала помогают решить задачу быстро и комплексно: в автоматическом режиме они выполняют все доступные в рамках законодательства проверки, собирая информацию из открытых источников.

Автоматизированная проверка экономит время руководителю бизнеса и его сотрудникам. Вам не придётся направлять множество запросов в различные сервисы и скрупулезно собирать информацию по каждому соискателю — достаточно направить один запрос в сервис.

Проверка соискателя перед приёмом на работу — стандартная процедура, которая не нарушает закон в том случае, если у проверяемого лица получено письменное согласие на обработку персональных данных. Проверьте, чтобы оно было правильно оформлено. Проводить проверку могут служба безопасности (если она имеется), отдел кадров, бухгалтер, непосредственно руководитель или собственник бизнеса. Быстро получить достоверную информацию помогают специальные сервисы по проверке документов кандидата: в автоматическом режиме они помогут установить благонадёжность и определить, подходит ли кандидат на вакантную должность.