6 советов юриста о тонкостях работы юрлиц с самозанятыми исполнителями

Когда бизнес заказывает разовые услуги или реализует небольшие проекты, он может привлечь самозанятых, которые придут, проведут работы, получат деньги и уйдут. Так уменьшается и нагрузка на бухгалтерию (нужно подписать всего пару бумаг) и на финансы компании (не нужно платить страховые взносы).

Но сотрудничать с самозанятыми надо правильно. Недобросовестные компании используют самозанятость, чтобы замаскировать трудовые отношения. Налоговая ищет такие нарушения — и наказывает за них бизнес.

Рассказываем вместе с юристом о 6 ключевых моментах, которые нужно учесть, чтобы спокойно работать и привлекать самозанятых к задачам без штрафов от налоговой.

Компания или ИП не могут сотрудничать с плательщиком НПД (налога на профдоход), если:

• • заказчик товаров или услуг является работодателем самозанятого исполнителя;
  • плательщик НПД ранее работал на заказчика, но с момента увольнения прошло меньше двух лет;
  • самозанятый утратил право пользоваться специальным налоговым статусом (превысил годовой лимит доходов или стал вести запрещённую самозанятым деятельность);
  • исполнитель снялся с учёта в ФНС как плательщик НПД.

Также стоит проверить, не попадает ли деятельность, к которой вы планируете привлечь самозанятого, под ограничения. Так, самозанятым запрещено:

• • Торговать подакцизной продукцией.
  • Перепродавать товары, которые они не произвели сами.
  • Добывать и продавать полезные ископаемые.
  • Работать по договору поручительства, комиссии или агентскому договору.
  • Быть курьерами, принимающими оплату от получателя — кроме случаев, когда они принимают оплату с помощью онлайн-кассы, зарегистрированной на компанию.

Составлять документы «с нуля» тяжелее, чем переделать уже готовые. В попытке сэкономить время и силы, можно взять за «исходник» трудовой договор — но это будет большой ошибкой.

Сотрудничество с самозанятыми исполнителями регламентируется нормами гражданского права. Вот лишь часть оснований для такого подхода к таким договорам:

• • п. 1 письма ФНС № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019.
  • п. 1 ст. 158 ГК РФ.
  • п. 1 ст. 161 ГК РФ.

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) поможет правильно оформить сотрудничество с независимым исполнителем и обезопасить бизнес от различных рисков. Гражданско-правовой договор с самозанятым не должен иметь признаков трудового права.

Из договора необходимо исключить следующие моменты:

• • Любые упоминания о должностных обязанностях. У самозанятого нет должности, это подрядчик.
  • Пункты о режиме работы. Ваши подрядчики не обязаны подчиняться вашему режиму работы.
  • Ежемесячное вознаграждение равными платежами. ФНС может расценить регулярные переводы одинаковыми суммами как выплату зарплаты исполнителю.
  • Социальные гарантии. Подрядчикам их не дают.

Чтобы избежать претензий, стоит указать в договоре следующие аспекты:

• • Что исполнитель является плательщиком НПД (налога на профессиональный доход).
  • Указать срок выполнения проекта (поставки продукции, оказания услуги).
  • Точный объём работ или поставляемых товаров;
  • Стоимость услуг или продукции.

К чему чаще всего возникают претензии у налоговой

Разобрали на основе реальных судебных дел с юрлицами, которые сотрудничали с самозанятыми

Читать статью

По закону для сделок с самозанятыми не нужен акт, а при заказе на сумму меньше десяти тысяч рублей не нужен даже договор.

На практике ФНС крайне внимательно относится к любым операциям, которые не подтверждаются документами. И чека для инспектора может быть недостаточно.

Чтобы свести к минимуму претензии от ИФНС, мы рекомендуем.

• • Письменно оформить договор ГПХ. Неважно, на какую сумму у вас заказ и будут ли какие-то иные документы.
  • Сформировать и подписать акт выполненных работ. Этот документ покажет, что самозанятый выполнял разовые работы.

Также обязательно нужно взять чек об оплате. После получения вознаграждения самозанятый должен выдать этот платёжный документ заказчику. Без чека юридическое лицо или ИП не сможет подтвердить свои расходы на услуги или товары самозанятого. При отсутствии чека ФНС посчитает уменьшение налогооблагаемой базы незаконным. В этом случае бизнес ожидает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (статья 122 Налогового кодекса РФ).

Формально, если у вас длительный проект, систематическая ежемесячная выплата может быть допустима.

Например, договор заключён на год, а исполнитель ежемесячно оказывает одни и те же услуги или поставляет одно и то же количество товаров.

Подобный подход распространён в диджитал-агентствах. Скажем, заказчику нужны посты для Телеграм-канала, и подрядчик пишет одинаковое их количество за месяц. При этом подрядчик делает посты в удобное ему время, работает со своей техники и не подчиняется правилам и распорядкам заказчика.

Однако даже в таких ситуациях платить ежемесячно одни и те же суммы опасно. Чтобы обосновать ФНС подобные переводы, заказчику придётся доказывать, что отношения на самом деле гражданские, а не трудовые.

Обезопасить себя можно так:

• • максимально конкретно описывать каждую оказанную услугу;
  • проводить расчёты не в одни и те же даты, а сразу по факту сдачи работ;
  • составлять максимально подробные акты — описывать в них каждую услугу и оплату за неё.

Почему всё так сложно. По требованиям закона, расчёты с самозанятыми должны проводиться по окончании работ (статья 711 ГК РФ). Если гражданско-правовой договор предусматривает наличие аванса, то выплаты могут быть проведены дважды: в начале проекта и после его окончательной сдачи.

Самозанятый может в любой момент сняться с учёта или лишиться статуса за нарушения.

Если вы выплатите вознаграждение физлицу, которое не является самозанятым или потеряло право использовать спецрежим, то вам придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Некоторые заказчики ограничиваются тем, что проверяют статус самозанятого только перед заключением договора. Но ни наличие договора, ни другие факторы не помешают самозанятому отказаться от статуса, поэтому заказчику стоит проверять его наличие и перед выплатой.

Проверять статус вы можете самостоятельно на сайте налоговой. А можете воспользоваться платформой Qugo — мы автоматически проверяем, есть ли у исполнителя самозанятость, и не выплачиваем ему вознаграждение, если исполнитель утратил статус.

В компенсации расходов самозанятого исполнителя налоговая наверняка увидит признаки трудовых отношений. Особенно если компенсации связаны с поездками самозанятого или другими оперативными расходами.

По закону самозанятый, как самостоятельное лицо, обязан сам контролировать все расходы, а не перекладывать их на заказчика.

Однако возможны ситуации, когда стоимость работ увеличивается по объективным причинам. Например, в ходе создания сайта заказчик захотел добавить туда больше страниц, или в середине выполнения ремонта заказчик решил сменить обои и плитку. В таких случаях можно законно сформировать допсоглашение об увеличении гонорара самозанятого.

Чтобы сотрудничать с самозанятыми было легко и безопасно, нужно:

• • Проверить, можете ли вы привлечь их для решения своих задач.
  • Правильно оформить договор гражданско-правового характера.
  • Обязательно оформить договор и акт.
  • Оплачивать полученные товары и услуги строго по факту получения, а при наличии идентичных сумм — максимально подробно описывать услуги в чеке и акте.
  • Аккуратнее расплачиваться наличными.
  • Проверять статус самозанятого перед каждой выплатой.
  • Не компенсировать расходы самозанятого, а вместо этого увеличивать его гонорар.

Кроме того, можно воспользоваться помощью специальных онлайн-сервисов для работы с самозанятыми. Qugo — одна из таких онлайн-платформ, которая позволяет удобно и безопасно работать с независимыми исполнителями. Сервис помогает проверять статус самозанятых, автоматизировать весь документооборот и удалённо подписывать договоры с исполнителями.