Чтобы запланировать траты на персонал, компании нужно детально анализировать происходящее на рынке и внутри бизнеса. Но что нужно учесть, какие затраты запланировать и как получить гибкий бюджет, который можно скорректировать при необходимости?
Собрали для вас максимально подробную инструкцию.
Общий алгоритм формирования бюджета на персонал
Чтобы сформировать бюджет, вам нужно:
- проанализировать, сколько компания тратит на персонал;
- узнать планы отделов на привлечение нового персонала;
- определить методы планирования бюджета на персонал;
- определить статьи расходов на персонал;
- собрать эту информацию, систематизировать её и обработать;
- разработать и защитить проект бюджета.
Проанализируйте ситуацию с кадрами и тратами на них
Узнайте, что происходит прямо сейчас. Сперва нужно оценить ситуацию с кадрами на предприятии. Посмотрите, укомплектованы ли отделы. Если есть планы по расширению и привлечению новых людей — узнайте, что сейчас с этими планами.
Дальнейшие действия зависят от того, планировался ли раньше в компании бюджет на кадры.
Обычно бюджет планируют хотя бы примерно, даже на уровне магазина с четырьмя продавцами. Не всегда такой план ведут на бумаге и не всегда к нему есть доступ — тогда нужно будет собрать цифры у людей, отвечающих за бюджет.
С другой стороны, не любой бизнес предсказуем и постоянно использует одно и то же количество персонала. Например, диджитал-студии очень зависят от потока клиентов и могут в любой момент привлекать дополнительных подрядчиков. Тогда плана может вообще не быть.
Если бюджет планировался, то сделайте ещё два действия.
Выясните, что выходило за рамки бюджета. Определите, были ли незапланированные затраты на персонал раньше. В разных ситуациях были возможны сверхурочные выплаты, повышения зарплат работников вне плана и привлечение новых людей. Если такие ситуации были, то нужно определить, по каким причинам это произошло.
Обычно для такого анализа берут прошлый год — но можно брать и более длительные периоды.
Выясните, что было недоиспользовано. Возможно, был выделен бюджет на новый персонал или на его обучение — но им не пользовались.
По итогу этого шага вы получите общую картину работы с бюджетом. Вы поймёте его нынешнее состояние, найдёте перерасходы и недоиспользованные ресурсы.
Спланируйте работу с персоналом
Чтобы спланировать работу с кадрами, нужно.
Собрать информацию о планах по кадровым изменениям. Обратитесь к начальству каждого отдела, узнайте, справляется ли персонал с нынешними задачами, планируется ли увеличение нагрузки и расширение штата.
Составить список кадровых мероприятий и определить затраты на них. Учтите всё, вплоть до обучения персонала организации и компенсаций тем, кого будут сокращать.
Разработать инвестиционный бюджет. Если у компании нет планов, но есть примерное понимание, в каких ситуациях потребуются затраты на персонал, то будет полезно собрать документ, учитывающий расходы в таких ситуациях.
По итогу этого шага вы поймёте примерные планы компании и общие траты. У вас появится конкретная картина будущего, с которой вы сможете работать.
Выбор методов планирования
Есть три метода планирования: централизованный, децентрализованный и смешанный. Какой использовать — зависит от компании и ситуации в ней, а также от сезонной потребности в кадрах, необходимости повышать квалификацию сотрудников и прочих обстоятельств.
Централизованный метод. Руководство организации согласовывает жёсткий план бюджета с прописанными тратами. Дополнительные затраты на персонал недопустимы без увеличения прибыли или сокращения других статей бюджета.
Такой формат планирования лучше всего подходит небольшим предприятиям, без разветвлённой структуры и удалённых филиалов.
Децентрализованный метод. Согласовывается общий план, который можно менять по согласованию с начальством. Бюджет составляется лишь приблизительный, в течение года можно согласовать дополнительные траты для персонала, если доказать их необходимость для организации.
Чем крупнее компания, тем больше ей подходит децентрализованный метод, и тем более широкие допущения ей необходимы.
Смешанный метод. В таком формате планируют подробный бюджет, в котором возможны коррективы с очень ограниченным диапазоном. Изменения вносят только для того, чтобы достичь первостепенных бизнес-задач.
Определение статей расходов
В траты на персонал обычно вписывают:
- Подбор сотрудников и исполнителей. Сюда включают услуги кадровых агентств и затраты на размещение объявлений.
- Фонд оплаты труда. Это расходы на зарплаты, премии, налоги и взносы.
- Обучение персонала. Здесь важно учесть оплату различных курсов повышения квалификации и всевозможных тренингов — или их создание.
- Оценка кадров. Данная статья бюджета предусматривает расходы на оплату услуг экспертов, программное обеспечение для опросов персонала (например, оценки 360 градусов).
- Социальные программы. Это расходы на медицинское страхование, компенсации и льготы сотрудникам.
- Охрана труда. Это закупка спецодежды, оплата медосмотров и прочего.
- Кадровое делопроизводство. Сюда можно включить покупку программного обеспечения и расходных материалов.
- Командировочные расходы. Сюда относятся затраты на проживание в другом городе, авиа- и ж/д билеты, питание.
- Корпоративная культура. Сюда включают затраты на организацию культурно-массовых мероприятий для персонала компании и оплату PR-кампаний.
- Подарки сотрудникам. Это могут быть подарочные наборы на праздники или годовщину работы в компании.
Сбор, систематизация и обработка информации
Важно собрать всю информацию, которую мы перечислили выше, в короткие сроки. Оптимально — за неделю-две. При более длительном сборе данных у компании могут измениться планы.
Наиболее эффективно использовать формы и таблицы — собираемая информация по большей части сводится к цифрам. Всё это можно собрать на отдельных листах, а после — сделать сводный отчёт.
Проанализируйте полученную информацию. Если необходимо — обсудите её с руководством.
Разработка проекта
Чётких требований и стандартных форм у проектов нет. Но в таких проектах важно:
- сделать понятную структуру;
- аккуратно визуально выделить ключевые показатели;
- при необходимости воспользоваться схемами, графиками и диаграммами.
В идеале стоит использовать дашборды — сложно устроенные схемы, расположенные на 1–2 экранах и содержащие важную информацию.
Но стоит помнить, что любые наглядные форматы — сложный инструмент. Если вам до сих пор не доводилось составлять проекты с учётом таких инструментов, использовать их не стоит: лучше сделать несколько простых понятных таблиц, чем огромную сложную схему, в которой потом не получится разобраться.
Сложности бюджетирования затрат на персонал
При планировании затрат на персонал могут возникнуть следующие сложности:
- Отделы компаний могут нечётко распределять обязанности и ресурсы. Тогда будет сложнее составить реальную картину происходящего и спланировать траты.
- Отделы могут не соблюдать утверждённый бюджета на персонал.
- Руководство может сократить затраты, не проанализировав их. Тогда утверждённый бюджет придётся переделывать.
- Руководство может не согласиться с затратами на персонал.
Автоматизация процесса
Чтобы упростить себе работу с бюджетированием, стоит:
- Чётко прописать финансовые процедуры;
- Составить для себя памятки и инструкции — можно даже записать подробные голосовые сообщения или сделать записи экрана;
- Составить шаблоны таблиц, в которых вы сохраните информацию о разных сегментах бюджета и сможете автоматизировать расчёты.
На старте это потребует больше времени, но сэкономит его в дальнейшем. В следующих годах вам не придётся с нуля разбираться в составлении проекта, а с помощью таблиц и использования формул вы сможете быстрее вносить изменения в проект.
Типичные ошибки при планировании и расчётах: что учесть в подготовке проекта
При планировании затрат на персонал иногда возникают следующие ошибки:
- Игнорируются второстепенные статьи расходов на персонал. Из-за этого расходы выйдут за пределы бюджета. Лучше учесть их заранее и забюджетировать, чем столкнуться с проблемами в бизнесе.
- Игнорируются отделы и филиалы компании. На персонал тратятся все структуры компании, и ни один филиал и отдел — не исключение.
- Исключение возможности изменений в штатной структуре компании. Мир нестабилен, особенно — в последние годы. В компании всегда могут произойти изменения, и к ним лучше подготовиться.
- Отсутствие «запасного плана». Здесь мы можем повторить то, что сказали выше — всё меняется, и стоит готовиться к таким изменениям.
Заключение
Кадровое планирование требует комплексного подхода и поэтапного решения вопроса. При составлении бюджета на персонал важно проанализировать текущую кадровую ситуацию в компании. Сведения необходимо собирать со всех отделов организации, а также филиалов и подразделений. Для объективной оценки ситуации полученные данные нужно будет сравнить с показателями компании за прошлые периоды (желательно в разрезе нескольких лет).
