Закрывающие документы для ООО от самозанятого

Самозанятый не является для ООО сотрудником, поэтому необходимо правильно оформлять с ним взаимодействие. Рассказываем, как юридическому лицу подтвердить расходы на вознаграждение плательщику НПД, чтобы избежать споров с налоговой.

Для самозанятого единственный документ, который нужен для подтверждения получения вознаграждения, — чек. Но юридическим лицам удобнее работать, если помимо чека они получат другие документы.

Нужен ли при сотрудничестве с плательщиком НПД договор? В российском законодательстве нет жёстких требований, в соответствии с которыми ООО должно обязательно заключать договор с фрилансером. Например, если услуга оказывается сразу, а оплата не превышает 10 тысяч рублей, можно договориться о выполнении работ устно.

Однако для юридического лица договор, заключённый в письменной форме, существенно упрощает учёт. Особенно если предполагается длительный проект. При составлении соглашения необходимо помнить о специфике взаимоотношений с плательщиками НПД. В частности, самозанятые не должны: 

• следовать должностной инструкции;
• работать в соответствии с графиком, установленным в компании;
• числиться в табеле учёта рабочего времени;
• получать зарплату.

Всё вышеперечисленное — признаки трудовых отношений. Если налоговая или трудовая инспекция обнаружит их при проверке, компании придётся заплатить штраф, доплатить налоги и социальные взносы.

В договоре необходимо указать, какие именно работы обязуется выполнить самозанятый или какие услуги он должен оказать. Результат должен быть чётко зафиксирован документально. Выполнение работ или оказание услуг подтверждается актом. Также частью традиционного документооборота является счёт на оплату услуг. Об этих документах расскажем подробнее.

После получения вознаграждения плательщик НПД обязан выдать чек. Он формирует его в мобильном приложении «Мой налог» и передаёт заказчику в бумажном виде или в цифровом формате. Также можно предоставить заказчику QR-код, по которому он может скачать чек. Способ передачи лучше согласовать сразу, так, чтобы это было удобно заказчику и исполнителю.

Сроки выставления чека зависят от способа оплаты: 

• наличными — в момент расчёта;
• безналичными  — не позднее 9 числа месяца, который следует за тем месяцем, когда деньги поступили на счёт.

Соответственно, нельзя требовать от плательщика НПД чек до того, как он получит вознаграждение. Если заказчик выдвигает такое требование, он поступает незаконно.

В чеке указываются наименование товара, услуги или работы, дата и время платежа, ИНН заказчика, сумма вознаграждения.

При отсутствии чека компания не имеет права учитывать расходы, связанные с оплатой услуг плательщика НПД. Акт выполненных работ и счёт на оплату услуг не могут заменить чек. Они считаются лишь дополнительными документами, отражающими факт выполнения обязательств по сделке.

QR-код, который содержится в чеке, также даёт возможность проверить его подлинность. При сканировании должна открыться страница с чеком на сайте nalog.ru. Если этого не произошло, документ является поддельным.

Если компания не получила чек или он оказался поддельным, можно подать жалобу в ФНС.

Ещё одна проблема, с которой можно столкнуться, — аннулирование плательщиком НПД чека после его выдачи. Однако, согласно разъяснениям налоговой, даже в этом случае можно принять расходы на оплату услуг исполнителя к учёту. Желательно, чтобы при этом у вас была дополнительная информация, подтверждающая факт проведения оплаты. Например, переписка с исполнителем, платёжное поручение на перевод денег, договор и акт выполненных работ, подписанные обеими сторонами.

Акт выполненных работ не является обязательным документом. Но его часто оформляют в качестве страховки на тот случай, если возникнет спорная ситуация. Его рекомендуется составлять по следующим причинам: 

• в акте можно зафиксировать больше информации, которая может пригодиться при возникновении спора с исполнителем;
• в некоторых случаях ФНС запрашивает акты при проверке или при вызове на встречу;
• подписанный акт — признак гражданско-правовых отношений, поэтому риск переквалификации договора в трудовой уменьшается;
• подписанный акт послужит дополнительной защитой от недобросовестного исполнителя, который может оформить чек, а затем аннулировать его.

Не существует единой формы акта выполненных работ, установленной законом, поэтому его составляют в произвольной форме. Но в нём обязательно должна быть ссылка на заключённый ранее договор. Также в него включают: 

• информацию об участниках сделки;
• объём предполагаемых работ или услуг, сроки выполнения;
• размер вознаграждения;
• упоминания о претензиях со стороны заказчика — они могут отсутствовать, а в случае их наличия надо подробно указать выявленные недостатки.

От исполнителя нельзя требовать подписания акта. Поэтому желательно заранее согласовать его составление и указать это в договоре.

Счёт на оплату также не является обязательным. ООО не имеет права требовать его, если это не указано в договоре. Но компаниям счёт может понадобиться для того, чтобы дать бухгалтерии обоснование для перевода денег. Также у многих заказчиков счёт, полученный от самозанятого, вызывает больше доверия, чем просто реквизиты для перевода вознаграждения.

Плательщик НПД может сформировать счёт в мобильном приложении «Мой налог». Для этого нужно перейти в раздел «Новая продажа» и указать наименование товара, работы или услуги, название компании и ИНН, сумму вознаграждения, сроки его перечисления. После этого достаточно нажать на «Выдать счёт».

Нередко заказчик и исполнитель живут в разных городах и даже в разных регионах. Пересылать бумажную документацию по почте долго и неудобно. Альтернативное решение — электронный документооборот (ЭДО). Он помогает наладить быстрый обмен договорами, актами, чеками между компанией и плательщиками НПД. Основные его преимущества — это: 

• более быстрый рабочий процесс — составление, подписание, передача договоров и актов происходят в режиме онлайн;
• удобство — подготовить, переслать, получить документацию можно в любое время, не выходя из дома или офиса;
• экономия — не нужно покупать бумагу и расходные материалы для оргтехники, тратить деньги на распечатку или ксерокопирование;
• безопасность  — ЭДО предполагает передачу сведений по зашифрованным каналам.

Можно вести электронный документооборот с помощью специальных онлайн-платформ, предназначенных для взаимодействия между заказчиками и плательщиками НПД. У них есть дополнительные функции, работающие в автоматическом режиме, например: 

• проверка исполнителя перед оплатой, показывающая, что он не утратил статус плательщика НПД;
• формирование чеков;
• проведение оплаты.

Электронный документооборот через онлайн-платформы особенно удобен для компаний, взаимодействующих с большим количеством независимых исполнителей. Он позволяет избежать ошибок.

Плательщик НПД в соответствии с российским законодательством обязан предоставить заказчику только чек, сформированный в мобильном приложении «Мой налог». Но компания по согласованию с исполнителем может запрашивать у него акт выполненных работ и счёт на оплату услуг. Они упрощают ведение отчётности, могут пригодиться при возникновении спорной ситуации. При дистанционном сотрудничестве с самозанятыми рекомендуется использовать электронный документооборот, в том числе через онлайн-платформы, предназначенные для сотрудничества бизнеса и плательщиков НПД.