Юридические аспекты сотрудничества бизнеса с самозанятыми: что нужно знать

Многие компании и ИП в России сотрудничают с самозанятыми. Но в подобном взаимодействии есть свои тонкости. Рассказываем о важных юридических аспектах такого сотрудничества.

Если услуга оказывается немедленно, письменный договор с самозанятым можно не заключать. Он не потребуется, например, если вы привлекаете плательщика НПД, чтобы он в ближайшее время отремонтировал компьютер, автомобиль или сантехнику.

Также в российском законодательстве нет указаний на то, что соглашение между заказчиком и плательщиком НПД обязательно надо заключить в письменном виде. Но лучше это всё-таки сделать: документ защищает интересы обеих сторон, помогает предотвратить или урегулировать конфликты, обеспечивает налоговую и финансовую прозрачность.

При сотрудничестве организации с самозанятыми заключается договор гражданско-правового характера: подряда, возмездного оказания услуг или авторского заказа. Специальной формы не предусмотрено, но необходимо учесть несколько важных нюансов. Главное, чтобы сотрудничество между заказчиком и исполнителем, соответствовало №422-ФЗ и не было подмены трудовых отношений.

Поэтому: 

• запрещено использовать в тексте документа формулировки «работодатель», «сотрудник», «работник», «должностные обязанности»;
• нельзя прописывать график работы для исполнителя, указывать, что он должен подчиняться внутреннему распорядку организации;
• запрещено указывать премии, больничные и отпускные, компенсации за питание и топливо;
• необходимо подробно прописать, какие работы должен выполнить самозанятый, чётко сформулировать задание и конечный результат;
• в документе необходимо отметить, что исполнитель является плательщиком НПД, поэтому он сам оплачивает налоги, а также берёт на себя обязанность в случае утраты статуса самозанятого своевременно предупредить об этом заказчика, а если не выполнит обязательство, то должен будет компенсировать компании или ИП вынужденные расходы по оплате за него НДФЛ и страховых взносов;
• нужно указать стоимость работ, сроки и способы оплаты, причём нельзя использовать словосочетание «заработная плата» — исполнитель получает вознаграждение.

Важно сделать акцент на том, что работа, которая выполняется в соответствии с этим соглашением, — проектная, она нацелена на определённый результат.

Вне зависимости от того, работает с самозанятыми ООО или ИП, составляется договор гражданско-правового характера, в котором учитываются перечисленные выше нюансы. Но важно не забывать, что, в соответствии с законодательством РФ, плательщика НПД нельзя привлекать в качестве исполнителя, если он в течение последних двух лет был вашим штатным сотрудником. Он получит возможность оказывать услуги бывшему работодателю только по завершении двухлетнего срока.

Также запрещается требовать от сотрудников увольнения и регистрации в качестве плательщиков НПД. Это незаконно и при раскрытии такой схемы станет причиной для штрафа.

Проверка налогового статуса при работе с самозанятым — это очень важно. Плательщик НПД может по собственной инициативе отказаться от этого статуса либо лишиться его или права им пользоваться, если: 

• будет вести деятельность, которая запрещена законом: например, нанимать работников, продавать подакцизную продукцию или товары, которые произведены не им лично;
• его годовой доход превысит разрешённый лимит 2,4 млн рублей.

Утрата статуса самозанятого означает, что исполнитель станет физическим лицом без специального налогового статуса. Следовательно, заказчик должен будет платить за него НДФЛ и страховые взносы. Если заказчик этого не сделает, непредусмотренные траты увеличатся, потому что дополнительно нужно будет оплатить штрафы и пени. Также надо будет скорректировать налоговую отчётность.

Плательщик НПД может заранее предупредить заказчика об изменении налогового статуса. Но даже добросовестный исполнитель может забыть это сделать. Поэтому желательно перед каждой оплатой проверять этот момент с помощью бесплатного онлайн-сервиса на сайте ФНС. Для проверки достаточно ввести ИНН исполнителя. Ещё один способ проверки — попросить самого плательщика НПД предоставить актуальную справку, подтверждающую его статус. Он может сформировать такую справку в приложении «Мой налог».

Также можно сотрудничать с плательщиками НПД через онлайн-платформы. Помимо автоматических выплат и формирования пакета закрывающих документов по каждой задаче, подобные сервисы берут на себя проверку статуса самозанятого и выполняют её перед каждой оплатой, экономя время заказчика.

Согласно законодательству РФ, стать самозанятым может не только гражданин России. Этот статус может также быть у гражданина Украины или одной из страны ЕАЭС — Беларуси, Армении, Казахстана и Кыргызстана. При этом выполнять работы и оказывать услуги на условиях НПД можно: 

• в России;
• за пределами России — но только в том случае, если заказчиком является физическое или юридическое лицо из РФ.

Индивидуальные предприниматели и компании работают с самозанятыми, которые не являются гражданами России, на общих основаниях. Но есть одна обязанность, которой нельзя пренебрегать. В соответствии с п.4.7. ст.13 закона №115-ФЗ, необходимо уведомлять МВД о заключении либо расторжении договора ГПХ с иностранцем. Это нужно делать в течение трёх рабочих дней с момента подписания или расторжения документа.

Есть три типа закрывающих документов, которые используются, если организация работает с самозанятыми: 

• акт о выполненных работах или оказанных услугах;
• счёт на оплату;
• чек.

При этом только чек является обязательным для обеих сторон. Плательщик НПД формирует его в приложении «Мой налог» и передаёт заказчику в цифровом формате или в распечатанном виде. Это единственный документ, который видит налоговая при проверке взаимодействия между заказчиком и исполнителем. Следовательно, он должен быть правильно сформирован. Для организации или индивидуального предпринимателя отсутствие чека означает невозможность отнести затраты на услуги исполнителя к расходам. Поэтому при оформлении соглашения особенно важно указать в нём обязанность самозанятого предоставить чек, хотя он и без дополнительных напоминаний обязан сделать это в соответствии со ст.14 закона №422-ФЗ.

Акт о выполнении работ или оказании услуг не является обязательным документом, но помогает заказчику вести отчётность. В нём указывают: 

• выполненные работы или оказанные услуги;
• их стоимость и сумму вознаграждения, которое получил исполнитель;
• информацию о том, что у сторон нет претензий друг к другу.

Счёт на оплату также является необязательным документом. Перевести плательщику НПД вознаграждение можно и по реквизитам счёта. Но нередко организациям удобнее оплатить работы и услуги, если исполнитель заранее выставил счёт. В нём указываются: 

• банковские реквизиты исполнителя;
• объём работ или услуг, их стоимость;
• срок оплаты.

В закрывающих документах не следует использовать термины, из-за которых отношения между заказчиком и исполнителем могут трактоваться как трудовые.

Организации и индивидуальные предприниматели могут привлекать плательщиков НПД для выполнения работ и оказания услуг. При этом надо учитывать важные юридические аспекты такого взаимодействия. Исполнитель оказывает заказчику конкретные услуги, не должен работать в соответствии с внутренним распорядком организации, но обязан предоставлять чек, подтверждающий получение вознаграждения. Заказчику рекомендуется перед оплатой проверять налоговый статус самозанятого, чтобы у него не возникло обязанности платить за исполнителя НДФЛ и страховые взносы.