Работа с самозанятыми: 5 ошибок заказчиков

Сотрудничество с физическими лицами, зарегистрированными как плательщики НПД (налога на профессиональный доход), имеет свои подводные камни. Ошибки в работе с самозанятыми могут привести к штрафам, доначислениям налогов и взносов и другим последствиям.

Расскажем о пяти типичных ошибках заказчиков и о том, как их избежать.

Некоторые компании пытаются сэкономить, сотрудничая с самозанятыми вместо найма людей в штат. Иногда это возможно, но не всегда обязанности штатного сотрудника стоит перекладывать на плательщиков НПД. Такой исполнитель не ваш сотрудник, а ваш подрядчик, контрагент.

Например, вы не можете нанять постоянного охранника как плательщика НПД. Вы можете пригласить его в таком качестве только для разовых услуг или проектной работы – например, провести аудит объекта на предмет соблюдения мер безопасности или оказать услуги по охране на мероприятии.

Если вы прописали в договоре с самозанятым условия, которые соответствуют трудовому договору, а не гражданско-правовому, проверка переквалифицирует его в трудовой. Вам начислят довольно крупные взыскания за маскировку трудовых отношений:

• до 100 тысяч рублей – штраф за нарушение для юрлица, до 10 тысяч рублей – для заказчика-ИП;
• доначисление налогов и взносов на оплату по договору – ведь теперь это посчитают заработной платой;
• штрафы за неуплату налогов и взносов в срок.

Как избежать. Важно, чтобы в договоре с самозанятым был указан срок его завершения. Бессрочный договор ГПХ с высокой долей вероятности могут признать трудовым.

Второй важный момент – исполнитель по договору ГПХ должен обеспечивать определённый результат, а не выполнять работу. Нельзя написать, например, «исполнитель обязуется создавать графические баннеры по требованию и согласно ТЗ заказчика». Нужно: «Исполнитель обязуется создать 50 графических баннеров согласно ТЗ, приложенному к договору»

Также проверяющие органы может насторожить факт, что ваш подрядчик – плательщик НПД – получает весь доход или основную его часть от одного заказчика. Согласитесь, это больше похоже на работу по найму, чем на фриланс.

Если с самозанятым у вас в течение двух предыдущих лет был заключён трудовой договор, вы не можете с ним сотрудничать. Такое требование содержится в самом законе (ст.6 ч.2 п.8 № 422-ФЗ).

Как избежать. Если необходимо заключить договор с бывшим работником – проверьте, когда он уволился: должно пройти не менее двух лет. Иначе придётся искать другого исполнителя.

У самозанятых есть лимит дохода – 2,4 млн рублей в год. Как только он превышен, физическое лицо теряет статус плательщика НПД, а вы должны будете на все выплаты ему начислять 13% НДФЛ и 27,1% страховых социальных взносов. Исключение: если самозанятый одновременно является ИП, доначислять ничего не нужно.

Как избежать: Как можно проверить, не превысил ли плательщик НПД свой лимит? Это делается с помощью проверки статуса самозанятого. Если статус актуален – лимит ещё не превышен. Проверить можно на сайте ФНС. Нужно ввести ИНН контрагента и интересующую дату.

Проверяйте статус самозанятого не только в момент заключения договора, но и перед каждым платежом. Статус можно потерять или отменить за один день: вчера физлицо ещё был зарегистрирован как плательщик НПД, сегодня – уже нет.

Некоторые компании оформляют выполнение работ или оказание услуг по договорам ГПХ с помощью акта выполненных работ. Акт точно лишним не будет, но от самозанятого требуется ещё и чек – без него налоговая служба не посчитает ваши расходы по договору подтверждёнными. Это специальный документ, который формируется только в приложении «Мой налог» с личного аккаунта плательщика НПД или лицензированным агрегатором.

Самозанятый обязан предоставить чек, но некоторые плательщики НПД могут забыть о нём. Также отсутствие чека может быть подтверждением, что плательщик НПД потерял свой статус – он просто не может его теперь оформить. Если вы не получили чек, обратитесь в ФНС с жалобой, предварительно проверив статус контрагента.

Как избежать. Сотрудничая с независимыми исполнителями через маркетплейс Qugo, вы застрахованы от такого риска – чеки по выплатам предоставляются автоматически. Также у нас есть «страховка» от неожиданного аннулирования исполнителем ранее выданного чека – мы сразу же уведомляем об этом действии заказчика.

Если плательщик НПД заключил с вами агентский договор – это нарушение закона о самозанятых. Федеральным законом № 422-ФЗ плательщикам НПД запрещено заниматься несколькими видами деятельности, в том числе предоставлением услуг агента. Это значит, что вы не можете обратиться к самозанятому в качестве турагента, агента по недвижимости, официального представителя и так далее.

Общий признак, по которому можно отличить запрещённые виды деятельности, – это работа и услуги в пользу другого лица. То есть исполнитель работает не на себя, а решает проблемы заказчика за вознаграждение, выступает его представителем: посредничает при покупке билетов и бронирования гостиниц, оформлении сделки с недвижимостью и так далее.

Есть исключение: допускается посредническая деятельность по доставке товаров, где оплата в пользу другого лица (то есть заказчика) осуществляется с использованием кассовых аппаратов заказчика. Например, вы поручили доставлять ваши товары самозанятому курьеру, но деньги с ваших клиентов он не берет в свою кассу, а пробивает на вашем мобильном кассовом терминале.

Также признаком деятельности агента часто служит доход в виде % от сделки. Например, вы хотите привлечь плательщика НПД для поиска вам клиентов и платить ему определённый процент с продаж «его» клиентам – так делать нельзя.

Последствия агентского договора с плательщиком НПД будут примерно те же, что и при потере самозанятым своего статуса: на вас возложат функции налогового агента и вы обязаны будете уплатить НДФЛ и страховые взносы. Если этого не сделать вовремя, ФНС начислит вам не только сами платежи, но и штрафы: минимум 20% от неуплаченных сумм.

Как избежать. Если вам нужны посреднические услуги по доставке – организуйте работу так, чтобы ваш курьер принимал оплату по вашему кассовому аппарату. На другие виды агентских услуг придётся искать другого исполнителя – не самозанятого.