Образцы актов и отчётов самозанятых

Если компания привлекает физических лиц для выполнения работ или оказания услуг, сотрудничество необходимо правильно оформить. При взаимодействии с самозанятым, ИП или физлицом без специального налогового статуса потребуются документы разных типов: акты, отчёты, соглашения, технические задания. Они не являются обязательными, но помогают решить вопросы, которые могут возникнуть при осуществлении выплат и возникновении претензий со стороны ФНС. Предлагаем ознакомиться с шаблонами и образцами таких документов, а также рассказываем, в каких ситуациях они вам понадобятся.

Этот документ подтверждает факт оказанных услуг либо работ, которые выполнил плательщик НПД. Акт показывает, что: 

• услуги оказаны в полном объёме;
• результат устраивает заказчика, и у него нет претензий к исполнителю.

На основании такого акта исполнитель выставляет счёт, а заказчик производит оплату.

Можно составить несколько актов об оказанных услугах, особенно если эти услуги разные. Заказчик и самозанятый подписывают один договор гражданско-правового характера (ГПХ) с указанием всего перечня услуг в рамках проекта, после чего используют акты для подтверждения факта оказания конкретной услуги.

Информация, которую нужно отразить в документе: 

• к какому договору или к заданию к договору относится акт;
• период оказания упомянутых услуг;
• наименование, подробное описание услуг, конечный результат;
• количество, объём, стоимость услуг.

По такому же принципу оформляют акт выполненных работ.

Этот документ понадобится, если на основании договора ГПХ одна сторона передаёт другой документы или материалы. Такой акт можно использовать как дополнение к договору: 

• об оказании услуг физическому или юридическому лицу;
• подряда;
• аренды;
• купли-продажи.

В акте приёмки или передачи оборудования либо материалов указывают: 

• соглашение, к которому он прилагается;
• чёткое описание передаваемого имущества, по которому его легко можно идентифицировать: количество и тип материалов, модель, серийный номер, технические характеристики оборудования;
• состояние оборудования и материалов — например, являются ли они новыми или бывшими в употреблении; при этом обязательно надо перечислить повреждения и недостатки, если они имеются;
• обязательства сторон — они распространяются на результат выполненных работ, ответственность за повреждения или утрату;
• порядок возврата.

Время использования передаваемых материалов и оборудования обычно ограничено. Поэтому в документе надо отразить даты начала и завершения периода, в течение которого можно пользоваться этим имуществом.

Этот документ оформляют при возвращении оборудования, взятого во временное пользование, когда истёк срок аренды, а также если переданные материалы или оборудование не были использованы. Акт может прилагаться к договору: 

• об оказании услуг;
• об аренде оборудования либо материалов.

В документе указывают: 

• соглашение, к которому он прилагается;
• чёткое описание возвращаемого имущества, которое позволяет безошибочно его идентифицировать: модель, серийный номер и технические характеристики оборудования, количество и тип материалов;
• состояние оборудования либо материалов на момент возврата;
• дату возврата.

Если к оборудованию или к материалам прилагались документы, в акте надо отразить факт их возврата.

В ситуации, когда у сторон возникли однородные взаимные требования друг к другу, можно использовать акт о взаимозачёте.

Предположим, физлицо заключило с компанией или индивидуальным предпринимателем соглашение о доставке товаров покупателям. При этом компания или ИП дают в аренду исполнителю транспорт, например, велосипед, на условиях возмездной аренды. У сторон, заключающих договор, возникают взаимные требования: 

• у исполнителя по отношению к заказчику — об оплате его услуг;
• у заказчика по отношению к исполнителю — о внесении арендной платы.

Однородность требований заключается в том, что обе стороны в соответствии с ними должны выплатить друг другу деньги. Поэтому они имеют право зачесть такие требования по принципу взаимозачёта. Возможны два варианта: 

• полный взаимозачёт — встречные требования взаимно погашаются в полном объёме;
• частичный взаимозачёт — предполагается исполнение обязательств одной из сторон с учётом суммы взаимозачёта.

В приведённом выше примере компания выплатит курьеру средства за вычетом суммы, которую он должен заплатить за аренду велосипеда.

В акте необходимо: 

• описать взаимные требования, на основании которых будет проведён взаимозачёт, и реквизиты соответствующих договоров;
• указать срок наступления требований;
• указать размеры выплат для обеих сторон;
• прописать порядок взаимозачёта;
• указать, какую сумму надо заплатить после взаимозачёта.

Российское законодательство позволяет осуществлять в адрес самозанятых авансовые платежи. Это должно быть прописано в договоре. Также важно, чтобы вознаграждение не выплачивалось дважды в месяц (с учётом аванса), особенно при продолжительном сотрудничестве — налоговая может посчитать это признаком трудовых отношений.

Акт по авансовому счёту подтверждает: 

• факт получения аванса;
• то, что исполнитель обязуется сделать работу или оказать обозначенные в соглашении услуги.

Информация, которая должна быть в документе: 

• реквизиты соглашения, в соответствии с которым заказчик производит предоплату;
• сумма аванса;
• описание услуг либо работ, которые должны быть выполнены: объём, стоимость;
• сроки выполнения работ/услуг.

Такой отчёт используют, чтобы уточнить детали или указать дополнительные сведения о результате выполненных работ.

Например, программист должен написать приложение для мобильных устройств. По акту он передаёт заказчику результат своей работы. В отчёте этот результат конкретизируется: указывается наименование услуги, более подробно описывается конечный результат, перечисляются передаваемые объекты интеллектуальной собственности, приводятся ссылки, по которым можно получить к ним доступ.

Такой отчёт можно оформить в свободной форме либо по шаблону, который надо заранее согласовать с заказчиком. Степень конкретизации сведений тоже желательно обсудить заранее, чтобы в документе была зафиксирована вся информация, которая может понадобиться заказчику. Соответственно, в документе должны быть: 

• наименование услуг;
• описание конечного результата, в том числе объектов интеллектуальной собственности, если таковые были созданы;
• ссылки на данные объекты, приложение с изображением созданного объекта — если это необходимо и возможно с технической точки зрения.

Плательщик НПД не может выполнять функции агента, за исключением ситуации, когда он работает курьером и принимает платежи от клиентов с использованием контрольно-кассовой техники, предоставленной заказчиком. Но он может быть стороной агентского договора при условии, что является принципалом. В соответствии с законодательством РФ, агент должен отчитываться об оказанных услугах или о выполненной работе. Для этого надо оформить агентский отчёт.

Например: 

• плательщик НПД может выступать в качестве юриста, но при оказании юридических услуг он не может представлять своего клиента в суде;
• плательщик НПД может одновременно сотрудничать с таксопарком и сервисом-агрегатором, причём таксопарк заключает от его лица агентское соглашение с агрегатором.

Отчёт агента составляют в свободной форме либо в соответствии с заранее согласованным шаблоном. В нём указывают: 

• какое поручение выполнялось;
• период, в течение которого выполнялось поручение;
• агентское вознаграждение;
• способ расчёта между сторонами соглашения.

Если агент принимает от клиентов принципала оплату, в документе также надо указать сумму, которую он должен перечислить принципалу.

Задание даёт возможность организовать легальное и последовательное сотрудничество с исполнителями. В нём указывают конкретный объём работ и услуг на определённый период, их стоимость и конечный результат, который рассчитывает получить заказчик. Задание должно быть оформлено чётко, подробно, с тем уровнем конкретизации, который помогает плательщику НПД понять, что от него требуется. На основании задания можно создать акт об оказании услуг.

Предположим, компания привлекает самозанятого, который занимается клинингом, чтобы обеспечить чистоту в офисе. В этом случае в заданиях нужно указать: 

• какие помещения необходимо привести в порядок;
• что именно надо сделать — просто помыть пол или сделать генеральную уборку;
• в какие сроки должна быть выполнена работа — можно предусмотреть повышающий коэффициент на тот случай, если плательщик всё сделает качественно и при этом быстро.

Ещё один пример. Компания привлекла дизайнера для периодического выполнения работ. Продолжительность действия договора — три месяца. Когда заказчику требуются графические материалы, он составляет задание на определённый период, например: «Подготовить три материала в течение двух недель». Дополнительно указывается, какими должны быть материалы.

Информация, которая должна быть в задании: 

• наименование услуг, их подробное описание, объём;
• условия, в соответствии с которыми оказываются услуги;
• конечный результат, который рассчитывает получить заказчик;
• стоимость услуг или работ, стоимость их оказания/выполнения.

Подробное задание, в котором содержится большой объём информации, можно при возникновении спора использовать как основание для того, чтобы не оплатить результат, который не устраивает заказчика.

При сотрудничестве компании и самозанятого надо оформить ряд документов, которые закладывают гражданско-правовую основу такого взаимодействия. Договоры, акты, прочие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями российского законодательства. В них нужно указать существенные и дополнительные условия. Чем подробнее прописаны обязательства сторон и способы разрешения конфликтов, тем выше вероятность того, что при сдаче выполненных работ и получении вознаграждения не возникнет никаких проблем.