Налоги и самозанятые: как избежать ошибок и штрафов

Организациям и индивидуальным предпринимателям удобно и выгодно работать с самозанятыми. Но при этом они нередко привлекают к себе больше внимания со стороны ФНС и трудовой инспекции. Инспекторы подозревают, что бизнес вынуждает сотрудников переходить на НПД и используют договоры гражданско-правового характера для маскировки трудовых отношений с целью сэкономить на налогах и социальных взносах. Рассказываем, кто может проверить самозанятых лиц, как работать с самозанятыми и избежать проблем с налоговой.

ФНС внедрила систему скоринга, способную анализировать: 

• динамику изменения количества персонала компании и отчётов по зарплате;
• количество заказчиков у плательщика НПД;
• периодичность выплат, их источники.

Система работает в реальном времени и выявляет организации, которые вызывают подозрение. По результатам проверки налоговый инспектор может: 

• запросить дополнительные документы;
• вызвать представителей компании или ИП для дачи объяснений;
• обратиться с вопросами к самозанятым, привлечённым к сотрудничеству с данной компанией или индивидуальным предпринимателем.

Самозанятым могут задать следующие вопросы. 

• Когда вы устроились в компанию?
• В чём заключатся ваши должностные обязанности?
• Какая у вас зарплата?

Случается, что плательщик НПД не обращает внимания на формулировки, путает вознаграждение за выполненный заказ с зарплатой, а то, что должен сделать в соответствии с договором, — с должностными обязанностями. Необязательно, что этого может оказаться достаточно для переквалификации договора ГПХ в трудовой и если это произойдёт, бизнес должен будет заплатить неуплаченные налоги, а помимо этого — штраф и пеню за несвоевременную уплату налогов. Но мы рекомендуем заказчикам услуг при заключении договора проводить с исполнителями разъяснительную работу и дополнительно проговаривать нюансы сотрудничества в рамках специального налогового режима.

Зная, как налоговая проверяет самозанятых, а также компании и инди видуальных предпринимателей, которые привлекают их к сотрудничеству, можно проверить себя, чтобы убедиться, что всё в рамках закона. А если они и появятся, вы легко сможете доказать ФНС, что в полной мере соблюдаете требования российского законодательства.

Ключевые моменты, на которые следует обратить внимание: 

• плательщик НПД не должен зависеть от компании — он не подчиняется внутреннему распорядку организации, не занимает в ней какие-либо должности, работает в удобное для него время;
• в договоре самозанятого нельзя именовать работником, сотрудником — только исполнителем, подрядчиком;
• услуги и работы необходимо оплачивать после их оказания или выполнения, в соответствии с подписанным актом приёмки;
• нельзя использовать слова «заработная плата», «оплата труда» — только «вознаграждение», причём не следует делить его на аванс и окончательный расчёт, и лучше выплачивать его не в тот же день, когда платится зарплата сотрудникам;
• необходимо получать от самозанятого чек, но не нужно выдавать ему расчётный листок либо прочие подобные документы, которые выдаются сотрудникам, состоящим в штате.

С плательщиком НПД можно заключить договор гражданско-правового характера, в том числе подряда, перевозки, возмездного оказания услуг, авторского заказа. Но с ним нельзя заключить договор поручения или комиссии, он не может выступать в качестве посредника или агента.

В договоре обязательно указываются: 

• дата заключения, срок действия;
• конкретные услуги или работы, а также объём работ;
• права и обязанности сторон;
• процедура сдачи и приёмки результата;
• стоимость услуг, способ оплаты;
• ответственность сторон;
• порядок разрешения споров;
• реквизиты.

Желательно указать, что исполнитель является самозанятым, поэтому заказчик не обязан уплачивать за него налоги и взносы. Также стоит указать, что если исполнитель утрачивает право пользования режимом НПД, то он обязан заранее сообщить об этом заказчику.

При наличии корректно составленного договора и полного комплекта закрывающих документов вопрос о возможной переквалификации отношений в трудовые отпадает сам собой. 

Проблемы с ФНС чаще всего возникают по следующим причинам: 

• в договоре прямо перечислены однозначные признаки трудовых отношений: необходимость работать в соответствии с графиком организации, носить корпоративную форму одежды, работать на основании должностной инструкции;
• не указан срок действия — это одно из ключевых условий для стандартного договора подряда;
• частое перезаключение договора с исполнителем — можно предусмотреть возможность автоматической пролонгации, если плательщик НПД в установленные сроки не сообщит о своём нежелании продолжать сотрудничество;
• указана ежемесячная оплата с фиксированной суммой

У ФНС и налоговой инспекции при проверке деятельности компании или ИП могут возникнуть подозрения, что бизнес подменяет трудовые отношения договорами гражданско-правового характера. Если эти подозрения будут доказаны, заказчику доначислят налоги, а также дополнительно придётся платить штрафы и пени. Поэтому при взаимодействии с плательщиками НПД необходимо быть особенно внимательными.