Многие компании-заказчики заинтересованы в сотрудничестве с самозанятыми — для юрлиц это более выгодно, чем договоры ГПХ с физлицами без статуса плательщика НПД. Компаниям не нужно платить НДФЛ и страховые социальные взносы по выплатам таким контрагентам. Но в работе с самозанятыми есть особенности, незнание которых может привести к штрафам со стороны ФНС, инспекции по труду и т. д.
Договор — обязательно
Работу юрлиц с самозанятыми желательно оформлять договором. Однако, можно не заключать договор по моментально совершаемым сделкам, таким как, например, продажа товара за наличные. Но мы настоятельно рекомендуем заключать договор в любом случае. Так вы сможете сократить следующие риски:
- Сторнирование чека плательщиком НПД. Точнее, сторнировать чек он сможет, но если у вас на руках будет договор и закрывающие документы (акт, накладная на товары), проще будет доказать налоговой, что вы поставили эту выплату в расходы на вполне законном основании.
- Блокировка расчётного счёта. При выплате физлицу банк контролирует, чтобы одновременно были уплачены НДФЛ и взносы. Поэтому безналичная оплата плательщику НПД может привести к блокировке счёта. Предъявив банку договор, вы подтвердите, что это выплата плательщику НПД, и никакие платежи в бюджет не нужны.
- Невыполнение или некачественное выполнение самозанятым своих обязательств. Это стандартный риск при работе с любым контрагентом без договора.
Также в договоре важно отметить, что ваш исполнитель или продавец зарегистрирован как плательщик налога на профессиональный доход.
Правильно составляем договор
При работе ООО с самозанятыми один из главных рисков — это переквалификация договора ГПХ в трудовой. Множество компаний хотели бы «оптимизировать» расходы на наёмный персонал, заключив договоры ГПХ с плательщиками НПД, а не трудовые: в первом случае нужно платить гораздо меньше налогов и взносов.
Однако трудовой договор и договор ГПХ существенно различаются по своей сути. И если вы включите в договор с самозанятым, например, соблюдение рабочего графика, требование трудиться на рабочем месте в вашем офисе, ежемесячные выплаты в одинаковой сумме и другие подобные условия, то при первой же проверке ФНС переквалифицирует договор в трудовой, доначислит налоги и взносы, начислит пени и штрафы.
Поэтому внимательно составляйте договор, не допуская его сходства с трудовым.
Сервис Qugo предлагает шаблоны грамотно составленных и проверенных юристами договоров по многим видам распространённых работ и услуг. Также вы можете загрузить свой собственный шаблон. Договор автоматически заключается на каждую сделку на нашем портале.
Проверяем статус
Статус плательщика НПД можно оформить в среднем в течение получаса — благодаря простой регистрации в специальном приложении. Отказаться от него можно также быстро. Кроме того, исполнитель может потерять право применения специального налогового статуса, например, при превышении лимита годового дохода.
Как бизнесу работать с самозанятыми, если в любой момент может оказаться, что у исполнителя уже нет этого льготного статуса? Ведь если юрлицо перечислит деньги физлицу — не плательщику НПД, то будет обязано начислить страховые взносы и уплатить НДФЛ.
Выхода здесь два. Вручную перед каждой выплатой проверять на сайте ФНС, зарегистрирован ли ещё ваш исполнитель как плательщик НПД. Или работать через Qugo — сервис автоматически будет делать это на ежедневной основе.
Как оплачивать работу?
Юрлицо может оплатить самозанятому услуги, работы или товары наличным и безналичным способами. Плательщику НПД, зарегистрированному как ИП, безналичный перевод можно сделать только по реквизитам расчётного счета. Для самозанятых способов расчёта больше:
- наличными;
- на карту;
- на расчётный счёт.
Получаем чек и закрывающие документы
Ещё одна важная особенность сотрудничества с самозанятым — обязательный чек. В этом документе перечисляются товары, работы или услуги, за которые вы заплатили, а также сумма оплаты. Юрлицо может учесть оплату плательщику НПД в расходах только на основании чека. Акт его заменить в этом плане не могут.
Плательщик НПД должен обязательно выдать вам чек:
- при оплате наличными — сразу, в момент оплаты;
- в случае безналичного платежа — не позднее 9-го числа следующего месяца.
С самозанятым также нужно будет оформить акт выполненных работ или другие закрывающие документы. Компаниям они необходимы для корректного ведения учёта. Кроме того, такие документы будут не лишними во время проверок ФНС и других инспекций. Документы будут дополнительно подтверждать факт сотрудничества с плательщиком НПД и характер этого сотрудничества, они особенно пригодятся в случае аннулирования чека плательщиком НПД.
Работая с исполнителями через сервис Qugo, чек и акты вы будете получать автоматически. Кроме того, наша платформа отслеживает сторнирование чеков и сразу сообщает заказчику об этом.
Итак, условия работы самозанятых с юридическими лицами — коротко
- Обязательно заключите договор.
- Правильно составьте договор, избегая «трудовых» формулировок.
- Проверяйте статус самозанятого перед каждым платежом.
- Платить можно на карту самозанятого или наличкой.
- Чек от самозанятого по каждой выплате обязателен.
- Помимо чека, оформите также закрывающие документы (акт).
- Для минимизации рисков и упрощения рутины используйте сервис сотрудничества с самозанятыми Qugo.
