Бухгалтерия на аутсорсинге

На бухгалтера бизнес тратит примерно 80 000 — 150 000₽ в месяц. Кроме зарплаты это еще и налоги, соцвзносы, оборудование и оплата нужных программ. При этом бухгалтер не страхует компанию от штрафов — если нарушить закон, отвечать придётся бизнесу.

Альтернатива штатному бухгалтеру — аутсорсинг. Вы передаёте другой компании всю бумажную работу и ответственность за результат, но при этом не контролируете её работу. В статье расскажем, как организовать аутсорсинг бухгалтерии без рисков.

Аутсорсинг бухгалтерии — это передача работы с бухгалтерией другой компании или бухгалтеру-подрядчику. Вы заключаете договор, просто ежемесячно оплачиваете услуги, а бухгалтер выполняет те работы, которые вы ему доверили.

Есть три вида аутсорсинга бухгалтерии:

• • Полный. Компания берет на себя весь бухгалтерский и налоговый учёт.
  • Частичный. Вы передаете только часть задач. Например, только налоговую отчетность или кадровый учёт.
  • Консультационный. Вы ведете бухгалтерию сами, но обращайтесь к аутсорсеру, когда нужна помощь. Например, вышел новый закон и вы не знаете как теперь оформлять документы — а аутсорсер вам всё объяснит.

Выгода от аутсорсинга очевидна для небольших компаний, которые не готовы содержать штатного бухгалтера. Затраты на аутсорсера относительно невелики, но при этом бизнес освобождает трудовые ресурсы и снижает шанс ошибок.

Допустим, владельцу небольшого магазина больше не придётся вести КУДиР, готовить ежемесячные и ежеквартальные отчёты и следить за изменениями законов. Он может спокойно заниматься бизнесом: продавать товары, общаться с клиентами, заказывать поставки.

Аутсорсинг бывает выгоден и крупным компаниям. Например, подрядчикам можно передать рутинные задачи. Обычно у них настроены автоматизированные системы, которые снижают количество ошибок и удешевляют процессы.

С другой стороны, подрядчику можно отдать самые сложные и специфичные задачи. Например, компания развивает новое направление в бизнесе, и ей нужен редкий специалист — но задач на полную загрузку пока нет. Чтобы удержать профи на рабочем месте, где нет развития, придётся предлагать хорошие бонусы. А вот привлечь этого же человека как подрядчика будет проще и дешевле.

Легко сэкономить. Держать бухгалтера в штате дорого: нужно платить зарплату, налоги, взносы. Аутсорсинг дешевле, особенно если компания маленькая.

Легче автоматизировать бухучёт. Аутсорсер поможет правильно организовать бухгалтерию в компании, перейти на ЭДО, упростить обмен документами, сделать все процессы прозрачными.

Проще адаптироваться к перепадам нагрузки. Если у вас сезонный бизнес или компания быстро растет, то с аутсорсингом вам не нужно нанимать еще одного бухгалтера. В самом худшем случае вы просто смените тариф, а подрядчик сам будет разбираться, откуда ему взять дополнительные ресурсы.

Можно получить компенсировать штрафы за ошибки аутсорсера. Аутсорсинговые компании часто предлагают гарантию на свои услуги. Если по их вине вы получите штраф — они его оплатят. Важно проследить, чтобы это условие на самом деле включили в договор — иначе никакой компенсации не будет.

Учитывайте, перед ФНС и другими инстанциями ответственность всё ещё несёт бизнес. В случае эта ответственность на самом ИП, в случае с юрлицом — ответственность на том, кто официально выполняет обязанности главбуха (в маленьких компаниях это обычно директор). Но, если правильно составить договор, то аутсорсер компенсирует штрафы. А нарушение, в котором ИП или директору грозит уголовное наказание, возможно только в случае, если и заказчик, и аусторсер сознательно преступают закон и совершают серьёзное экономическое преступление.

Риск утечки данных. Для работы аутсорсеру придется передать много конфиденциальных данных. Для защиты составьте договор NDA.

Нет моментального доступа. Штатный бухгалтер всегда под рукой, а аутсорсер не всегда может сразу ответить вам на вопросы или провести консультацию.

Плата за дополнительные услуги. Штатному бухгалтеру можно дать новое задание без повышения зарплаты. Аутсорсер будет делать дополнительную работу только за доплату.

Чтобы перевод был проще, следуйте алгоритму.

1. Оцените ситуацию

Проанализируйте состояние учёта и ответьте на вопросы:

• • Сколько операций обрабатывается каждый месяц?
  • Сколько времени уходит на ведение бухгалтерии?
  • Какие задачи выполняет штатный бухгалтер?
  • Сколько денег уходит на бухгалтера? Учтите здесь зарплату, налоги, обучение, программное обеспечение и рабочее место.

Так вы сможете оценить целесообразность перехода на аутсорсинг. Например, если бухгалтер выполняет все задачи за 20 часов в неделю, а вы платите ему зарплату за полный рабочий день, то аутсорсинг наверняка будет выгоднее.

2. Определите подходящий формат сотрудничества

Как мы уже говорили выше, есть три формата.

• • При полном аутсорсинге компания сама ведёт учёт.
  • При частичном вы передаёте часть задач.
  • При консультационном вы обращаетесь к бухгалтеру с вопросами.

3. Найдите надёжного партнера

При выборе компании-аутсорсера обратите внимание на:

• • Опыт работы. Убедитесь, что компания работала с организациями вашего типа (например, с ООО, ИП или НКО) или системами налогообложения (например, УСН, ОСНО, ЕСХН).
  • Специализацию. Некоторые аутсорсеры работают только с конкретными отраслями. Например: торговля, производство, медицина, сельское хозяйство. Если у вас бизнес, в котором есть специфические бухгалтерские отчеты или проводки, то ищите соответствующего партнёра.
  • Лицензию. С 1 июля 2023 года аутсорсинговые компании должны иметь лицензию на оказание бухгалтерских услуг. Обязательно проверьте её наличие.
  • Техническую оснащенность. Современные компании используют программы для автоматизации учета, такие как 1С, Контур.Экстерн и другие.

4. Подготовьте документы

Для того чтобы аутсорсер мог начать работу, ему нужен доступ ко всей документации:

• • Первичным документам (накладные, акты, счета-фактуры);
  • Данным о контрагентах (реквизиты, договоры);
  • Информации о сотрудниках (трудовые договоры, данные для расчета зарплаты);
  • Банковским выпискам и кассовым документам;
  • Предыдущей отчетности (если она есть).

Проверьте, чтобы данные были полные и актуальные. Если каких-то документов нет или в них есть ошибки, это усложнит работу. Вам нужно будет отвлекаться и регулярно досылать документы аутсорсеру. Потому лучше сразу все перепроверить.

5. Заключите договор

В нем должны быть чётко прописаны:

• • Перечень услуг (например, ведение бухгалтерского учета, сдача отчетности, консультации);
  • Сроки выполнения работ;
  • Ответственность сторон за нарушение обязательств;
  • Порядок изменения условий договора;
  • Меры защиты конфиденциальной информации.

Обратите внимание на пункт о штрафах за ошибки. Если аутсорсер допустит ошибку, которая приведет к штрафам со стороны налоговых органов, он должен компенсировать убытки.

6. Организуйте обмен информацией

Чтобы снизить риски, нужно наладить удобный формат взаимодействия:

• • Электронный документооборот. Используйте специальные системы для передачи документов. Это поможет быстро пересылать бумаги в электронном формате и следить за статусом операций.
  • Регулярные встречи или звонки. Обсудите график встреч для обсуждения текущих вопросов. Например, раз в неделю или месяц.
  • Доступ к системам. Если вы используете облачные сервисы для учета, предоставьте аутсорсеру доступ к ним.

7. Выполните миграцию данных (при необходимости)

Если у вас и аутсорсера отличаются системы ведение бухучета — потребуется перенос данных. Этот процесс состоит из:

• • Выгрузки данных из старой системы (например, из 1С или СБИС);
  • Проверки данных;
  • Загрузки информации в новую систему.

Важно убедиться, что вся информация перенесена без ошибок. Для этого можно провести сверку с предыдущими отчетами.

8. Договоритесь о тестовом периоде

Рекомендуется начать сотрудничество с тестового периода (например, 1–3 месяца). Это поможет оценить качество работы аутсорсера и внести коррективы, если возникнут проблемы.

Чтобы снизить риски, связанные с аутсорсингом бухгалтерии, соблюдайте несколько правил:

• • Внимательно выбирайте партнера. Проверяйте опыт компании, наличие успешных кейсов и отзывы других клиентов.
  • Контролируйте отчетность. Запрашивайте регулярные отчеты о выполненных операциях и сверяйте их с реальными данными. Особенно важно проверить работу подрядчика во время тестового периода.
  • Установите четкие KPI. В договоре пропишите показатели эффективности. Например, сроки сдачи отчетности, количество ошибок и время реакции на вопросы.
  • Регулярно проводите аудит. Раз в год заказывайте независимый аудит, чтобы проверить качество работы аутсорсера.

Бухгалтерия на аутсорсинге — это удобно и выгодно, особенно для малого и среднего бизнеса. Но успех перехода на аутсорсинг зависит от того, насколько серьезно вы подойдёте к выбору партнёра. Уделите этому процессу достаточно времени. Только в таком случае ваша компания будет в безопасности, а вы забудете о бумажной рутине.