Работа с документацией — неотъемлемая часть любого бизнеса. Для того чтобы обмениваться электронными документами с физическими лицами, необходима электронная подпись. Рассмотрим виды электронных подписей, механизмы их выбора и применения для работы с внештатными исполнителями.
Виды электронных подписей
Электронная подпись служит для подтверждения целостности электронных документов и иных данных. Помимо этого, такой вариант применяют с целью идентификации автора, подписывающего документацию. Электронная подпись исключает необходимость личного присутствия при подписании документов.
Простая электронная подпись (ПЭП) формируется при помощи кодов, паролей и других средств информатизации. Она используется для получения ряда запросов на портале государственных услуг. Широко применяется в банковских операциях и электронном документообороте (ЭДО) некоторых предприятий.
Стать обладателем такой подписи нетрудно. Удалённо это может сделать любой авторизованный пользователь «Госуслуг». Также можно в онлайн-формате заполнить анкету на получение такого инструмента и через время подписать его в почтовом отделении. При себе нужно иметь паспорт. При желании и анкету можно заполнить на почте.
Усиленная электронная подпись формируется при помощи средств криптографической защиты информации (системы открытых и закрытых ключей). Активное применение такого вида подписи в ФНС и других государственных структурах подтверждает его надёжность и защищённость. Получить подпись можно, обратившись в налоговую инспекцию по месту жительства.
Усиленные электронные подписи делятся на квалифицированные и неквалифицированные.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Неквалифицированный вид усиленной электронной подписи — это расположенные в определённом порядке символы, связанные между собой. Здесь также используются средства криптографической защиты данных. Назвать такую подпись аналогом живой будет ошибкой. Её используют в случае, когда необходимо подписать документ и указать на его неизменность с момента подписи. Иногда могут приложить соглашение о признании УНЭП собственноручной. Нередко организации выбирают её для внутреннего документооборота.
Получить подпись можно в сертификационном центре. На «Госуслугах» также есть функция оформления УНЭП. Желающие могут обратиться в приложение «Госключ», которое специализируется на создании такого рода подписей.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Усиленную квалифицированную подпись можно с уверенностью считать аналогом личной подписи. Всё, что подписывается собственноручно и при помощи УКЭП, имеет одинаковую юридическую силу. Данная подпись представляет собой общность зашифрованной информации, которая подтверждает личность человека и подлинность бумаг.
Работают с КЭП юридические лица и индивидуальные предприниматели. Ряд физических лиц также её использует. Электронные торги, государственные системы и порталы, отчётность — для всего этого требуется подписание путём применения УКЭП.
Часто такой формат используется в регистрации ИП, юридических лиц, смены режима налогообложения, регистрации онлайн-касс и других государственных услугах.
Какие подписи могут использовать исполнители и заказчики?
В работе организации нередко практикуют использование электронного документооборота и онлайн-подписание документов. Предприятия выбирают разновидность подписи в зависимости от подписанта (исполнитель/заказчик), вида документов и системы ЭДО.
Нормы выбора подписи описаны в законодательстве. Некоторые виды договоров могут быть подписаны исключительно УКЭП (статья 22.3 ТК РФ). Остальные документы компания-заказчик подписывает с помощью УКЭП и УНЭП. Это зависит от категории документов. Бумаги, подписанные простой электронной подписью, не всегда правомерны в рамках ЭДО.
Для того чтобы оформлять документы с помощью ПЭП, между исполнителем и заказчиком должно быть предусмотрено соглашение, в рамках которого стороны рассматривают условия о конфиденциальности.
Как подписать документ электронной подписью?
Чтобы подписывать документы онлайн, нужно иметь актуальный сертификат на электронную подпись и программное обеспечение для работы с ним.
Далее вы с помощью программы рассматриваете финальную редакцию документа и при помощи технологии электронной подписи мгновенно проводите подписание.
Есть ли у электронной подписи срок годности?
Как говорилось ранее, подпись считается действительной на основании сертификата. Актуальным сертификат остаётся 12 месяцев с момента его получения. Через год нужно будет снова подать заявку на документ, удостоверяющий право пользования электронной подписью.
Документооборот с внештатными исполнителями
Самозанятые, индивидуальные предприниматели и физические лица без специального налогового статуса чаще всего оказывают услуги по договору ГПХ.
В зависимости от типа внештатных исполнителей будет меняться и пакет документов для оформления и сотрудничества с ними.
Самозанятый исполнитель
При работе с самозанятыми важно всегда знать актуальный налоговый статус исполнителя. Рекомендуем заранее запрашивать у исполнителей справки о статусе и систематически проверять его актуальность на сайте ФНС.
Как проходит подписание договора?
Изначально каждая из сторон подписывает договор. Данная процедура может проходить либо очно, либо удалённо, с последующей передачей подписанных документов с помощью курьерской службы или почтой.
В документации самыми значимыми являются договоры и акты выполнения работ/оказанных услуг. Документы, оформленные в соответствии с законом, помогут отстоять свою позицию в споре с исполнителем, а также при риске смены формата отношений на трудовые. Все чеки и закрывающие документы должны быть в порядке.
Сам исполнитель может содействовать сотрудничеству, удостоверившись в получении оплаты и направив вам чек из мобильного приложения «Мой налог». Тратить время и средства на почтовые отправления для разовой работы совершенно неудобно. Фрилансерам электронный документооборот только на руку, ведь качество и скорость почтовых отправлений зачастую оставляют желать лучшего.
Исполнитель ИП
Индивидуальные предприниматели, как и другие физические лица, зачастую трудятся по договорам ГПХ. Это могут быть договоры оказания услуг или подряда. ИП предоставляет акт сразу после окончания работ, перед получением средств за выполнение задачи.
Здесь всё не так сложно, ведь многие ИП уже успели обзавестись электронной подписью. Чаще всего в работе они применяют квалифицированный вид подписи. С её помощью наладить ЭДО очень просто.
Если подписи у ИП не оказалось, обмен документами происходит традиционно, в бумажном формате. В современных условиях такой способ передачи документов совершенно неудобен.
На сегодняшний день ФНС выдала более 4 миллионов электронных цифровых подписей (ЭЦП). Такая статистика является подтверждением успешного применения автоматизированных подписей во всех областях бизнеса.
Специальный сервис для работы заказчиков и исполнителей
Работа с самозанятыми, ИП и другими исполнителями по ГПХ — привычное положение дел для любого бизнеса. Обеспечить стабильное и надёжное сотрудничество с внештатными исполнителями поможет сервис Qugo.
Долгосрочное сотрудничество с ФНС подтверждает легальность и безопасность работы на платформе. Помимо этого, налажен прямой доступ к приложению «Мой налог». Всё это позволяет исполнителям и заказчикам быстро и просто получить электронную подпись. На платформе доступны все современные бухгалтерские инструменты, такие как электронная цифровая подпись, генерация чеков и другие функции.
Заказчикам Qugo дают возможность в любое время отслеживать текущий статус подписания документов. Кроме того, система автоматически считывает изменения в статусе налогоплательщика у физического лица.
Наши рекомендации: работайте с внештатным персоналом через специализированные платформы, чтобы облегчить процессы оплаты и документооборота, а также снизить операционную нагрузку на профильные подразделения компании.
