Как легально сократить расходы на персонал?

Оптимизация затрат на содержание персонала актуальна для всех компаний и в любое время, но особенно – в кризисные периоды. При этом трудовые отношения строго контролируются государством. Как провести сокращение расходов и не попасть под штрафы?

Все легальные способы сокращения затрат на персонал можно разделить на:

• делегирование проектных задач самозанятым исполнителям или договоры ГПХ с физлицами);
• уменьшение числа сотрудников;
• уменьшение фонда оплаты труда (ФОТ);
• сокращение косвенных расходов, связанных с персоналом, – аренда кофемашины в офис, дорогие корпоративы и т. д.

Рассмотрим основные виды экономии подробнее.

Оптимизировать расходы на содержание работников можно, поручая часть задач самозанятым исполнителям. Тут важно понимать, что согласно российскому законодательству нельзя перевести штат на самозанятость – это будет расценено как незаконная оптимизация налогов. Но можно часть задач, у которых есть чёткие цели и дедлайны, делегировать самозанятым. Такой подход:

• уменьшит расходы на уплату налогов и социальных взносов;
• сократит расходы на высокооплачиваемых специалистов – вам не нужно нанимать их в штат на длительное время: достаточно разово заказать нужную услугу;
• избавит вас от необходимости оплаты отпусков и больничных;
• позволит расстаться с исполнителями без лишней нервотрёпки, если вы останетесь недовольны качеством услуг.

Сотрудничество с самозанятыми выгоднее и найма в штат, и договора ГПХ с физическими лицами без специального налогового статуса, так как по физлицу на ГПХ вы должны будете оплачивать НДФЛ и взносы в ПФР и ФОМС.

Самозанятость – это один из легальных и точно самый дешевый вариант взаимоотношений с исполнителями. Разумеется, при условии правильного применения спецрежима – например, важно помнить о том, что ваш самозанятый исполнитель не должен получать более 2,4 млн рублей дохода в год и выполнять постоянную трудовую функцию.

Сокращать расходы на персонал, нанимая работников без договора, не лучшая идея. Всю вашу экономию с лихвой могут перекрыть штрафы и доначисления социальных взносов и налогов. Кроме того, такое сотрудничество рискованно как для исполнителя (поэтому далеко не каждый согласится на таких условиях работать), так и для компании. Вы можете получить срыв сроков или некачественный результат. Исполнитель может даже скрыться, забрав аванс.

Следует понимать, что договор гражданско-правового характера кардинально отличается от трудового договора. Вы не можете заключить договор с самозанятым и предъявлять к нему такие же требования, как к штатному сотруднику. Более того, если трудовая инспекция установит, что у вас с самозанятым фактически трудовые отношения, а не гражданско-правовые, вам грозят штрафы, пени, доначисления налогов и пересдача налоговой отчетности.

По договору ГПХ вы не можете требовать от исполнителя:

• Соблюдения трудового распорядка. Самозанятый исполнитель имеет право выполнять работу в любое время – главное, чтобы она была сделана к указанному в договоре сроку. Но вы можете разделить задачу на этапы и прописать сроки сдачи работ по каждому этапу.
• Приходить на работу в офис или производственный цех. Самозанятый может выполнять работу там, где ему удобно. Это в том числе помогает косвенно сократить расход на персонал – не нужно организовывать рабочие места. Исключение: когда работа должна выполняться именно в определенном месте (ремонт, уборка).

• Контроля за выполнением работы – например, предоставлять ежедневные отчеты, или поставить на ПК исполнителя программу мониторинга деятельности.
• Выполнять задачи исключительно своими силами. Вы поручили самозанятому лицу сделать для вас сайт под ключ? Он имеет полное право привлечь дизайнера, веб-программиста и верстальщика, которых найдет сам. При этом самозанятый отвечает за их действия как за свои собственные.
• Выполнять различные, заранее неизвестные поручения. Можно нанять самозанятого переводчика для перевода текстов для 100 конкретных страниц сайта, указанных в договоре или приложении к нему. Но нельзя заключить договор на оказание услуг по переводу, а конкретные страницы отправлять на перевод исполнителю по мере возникновения необходимости – это уже признак трудовых отношений.

Также признаком трудового, а не гражданско-правового договора служит регулярная выплата одинаковой суммы.

О сотрудничестве с самозанятыми, как о самом оптимальном способе экономии, мы уже рассказали. Также компания может:

• заключить договоры ГПХ с физлицами без специального налогового статуса. Менее выгодно, чем с самозанятыми, но дешевле, чем найм по ТК: в штате вам придется ещё платить социальные взносы за сотрудника, обеспечивать рабочее место и так далее;
• передать задачи аутсорсинговым компаниям: уборку офисов – клининговому сервису, ведение бухгалтерии – аудиторской фирме и так далее. Часто это оказывается более выгодным, чем нанимать сотрудников в штат.

Как работодатель вы имеете полное право сократить сотрудников, если посчитаете нужным (ст. 81 ТК РФ). Другое дело, что процесс такого сокращения строго регламентирован государством и длится не один месяц. 

Обычно найти возможности для оптимизации просто, если ответить на несколько вопросов:

• Все ли сотрудники загружены полностью? Часто есть работники, которые большую часть дня сидят в социальных сетях или разговаривают с друзьями по телефону.
• Не дублируются ли функции разных сотрудников? К примеру, у вас работают менеджеры по продажам, и в их обязанностях есть формирование в 1С приходных кассовых ордеров на оплату от клиентов. Кассир тоже создает кассовые ордера. Почему бы не передать обязанность формировать ПКО только кассиру (если он недозагружен)? Тогда как минимум одного из менеджеров можно будет сократить, так как нагрузка по всему отделу упадет.
• Можно ли оптимизировать бизнес-процессы? Неэффективное взаимодействие между отделами, лишняя бюрократия и согласования отнимают время у работников и порождают лишние должности. Продумайте, как можно делать все проще, прозрачнее, быстрее и с меньшими трудозатратами.
• Можно ли автоматизировать рутину? Часто сотрудники тратят много времени на повторяющиеся рутинные операции. Внедрение CRM, удобного ПО, скриптов, технических новинок поможет высвободить человеко-часы и сократить лишних сотрудников. Планируя покупку нового оборудования, обдумайте все риски: часто его стоимость плюс затраты на содержание и ремонт многократно превышают расходы на содержание существующих специалистов.

Чтобы провести сокращение штата:

• Определите, кого сокращать, с учетом того, что некоторые категории сотрудников имеют преимущество в этом вопросе.
• Уведомите сокращаемого сотрудника за 2 месяца и предложите вакантные места на вашем предприятии.
• Сообщите в службу занятости о планируемом сокращении за 2 месяца, если оно массовое – за 3 месяца.

При увольнении выплатите все причитающиеся сотруднику суммы, в том числе выходное пособие – обычно среднемесячную зарплату.

Бывают ситуации, когда новых задач нет, людей вы нанимать не планируете, но ФОТ и сопутствующие расходы все же съедают большую долю бюджета компании. Как легально сократить расходы на персонал, при этом никого не увольняя?

Подходит для предприятий со множеством торговых точек и филиалов. Если в какой-то точке выросла загруженность, можно перевести на нее сотрудника с той точки, где объем работы упал, вместо того, чтобы нанимать нового и увольнять старого.

Если компании необходимо сделать зарплату более обоснованной, привязанной к показателям работы предприятия, введите вместо окладов сдельную или сдельно-премиальную оплату труда в зависимости от выработки или выполнения плана. Такой способ является также и дополнительным стимулом к эффективной работе – сотрудник будет стремиться сделать больше. Но вы обязаны обеспечивать служащего необходимым объемом работ, иначе вас могут обвинить в простое по вашей вине.

Работодатель не имеет право уменьшать заработную плату по своему желанию, даже в кризис. Но в некоторых случаях это возможно (ст. 74 ТК РФ):

• после внедрения новых форм организации труда;
• после внедрения новых технологий производства, оборудования и техники.

Компания должна предупредить о таких изменениях за два месяца и предложить работнику вакантные места.

Опросив сотрудников, можно выяснить, кому из них будет удобно работать неполный день. Возможно, кто-то давно этого хотел – есть дополнительный заработок, нужно присматривать за детьми и т. д.

Принудительный перевод на неполный рабочий день возможен только в рамках требований ст. 74 ТК РФ – если на предприятии существенно изменились условия труда – и только на срок до 6 месяцев. Также требуется предупредить работников минимум за 2 месяца.

Если перевести часть сотрудников на дистанционный режим работы, можно добиться существенного снижения косвенных расходов на персонал, таких как: 

• оплата аренды помещений, где работали сотрудники;
• оплата коммунальных услуг и услуг охранной сигнализации этих помещений;
• компенсация проезда на работу и обратно;
• аренда помещения.

Кроме того, снизятся расходы на обслуживающий персонал офисов, сотрудники которого перешли на удалёнку: уборщиц, охранников, администраторов.

Специалисты Qugo могут провести бесплатный аудит и подобрать наиболее подходящий вариант экономии в зависимости от вашей уникальной ситуации. Что касается работы с самозанятыми, мы не только поможем подобрать исполнителя, но и:

• возьмем на себя всю операционную рутину по работе с самозанятым;
• поможем заключить корректный договор (у нас есть готовые шаблоны);
• организуем безопасную оплату и получение чека от самозанятого;
• поможем исполнителю оформить самозанятость – если вы хотите сотрудничать с определенным исполнителем, но он ещё не оформил такой статус.