Как за раз отправить тысячи персонализированных документов через Кьюго

В Кьюго вы можете создавать в ЭДО документы по собственному шаблону. Это могут быть соглашения о неразглашении, должностные инструкции или дополнительные соглашения — ограничений по типу документов нет.

Отправлять документы по шаблону можно по группам или реестром. Отправка по группам подойдёт для операций с небольшим количеством контрагентов — их можно выбрать через интерфейс платформы.

Отправка по реестрам подойдёт для операций с сотнями и тысячами контрагентов — для этого загрузите в систему Excel-файл со списком адресатов.

Кроме идентификаторов контрагентов, вы можете добавить в реестр собственные переменные, которые автоматически подставятся в шаблон документа при отправке. Рассказываем, как этим пользоваться.

В шаблонах документов есть два типа переменных. Первый — из системы. Это данные о вашей компании и ваших контрагентах, которые мы знаем. ФИО, дата регистрации, дата рождения, паспортные данные, ИНН, КПП, — всё, что заполняется в анкете заказчика или исполнителя при регистрации на платформе.

Если хотите отправить документы по такому реестру, то достаточно указать в файле номер телефона или ИНН контрагента. Система сама подставит необходимые данные в шаблон.

Второй тип переменных — информация, которой нет в нашей системе, но она есть у вас. Например, количество заданий или заказов, контакты руководителя, наименование экипировки. Для автоматического заполнения документов такими данными мы сделали специальные реестры.

Подставлять данные в шаблон документа можно из системы и реестра

Реестры с переменными работают в связке с шаблоном документа, который нужно предварительно создать и загрузить в систему. Наша поддержка проверяет все загруженные шаблоны на соответствие законодательству, помогает правильно сверстать и расставить переменные и, при необходимости, исправляет ошибки.

Реестр представляет собой Excel-файл с двумя обязательными столбцами: телефон и ИНН контрагента, которому нужно отправить документ по шаблону. Вы должны заполнить хотя бы один из этих столбцов.

К обязательным столбцам вы можете добавить неограниченное количество столбцов с переменными. Данные из них будут автоматически подставляться в шаблоны документов в зависимости от указанного контрагента.

Пример заполнения реестра с переменными: {{date}} — дата, {{orders_num}} — количество заказов, {{payment_sum}} — сумма выплат

Для загрузки шаблона используйте текстовый документ в формате Word (.doc). Такой шаблон может содержать текст или таблицу:

• со статичными данными — в итоговом документе они будут одинаковыми для всех контрагентов;
• с переменными — в итоговом документы данные для каждого контрагента будут разные.

В шаблон документа динамически подставляются любые данные из реестра: дата, количество заказов, сумма выплаты. ФИО подставляется из системы по обязательному номеру телефона из реестра

Переменные могут находиться в любом месте документа. Вы можете назвать их как угодно: главное, чтобы названия в шаблоне и реестре совпадали. Например, вы можете написать «Количество заказов» в обоих файлах. Тогда наша поддержка во время модерации шаблона сама сопоставит переменные и поможет расставить их в шаблоне.

Продвинутые пользователи могут сразу прописать название переменных на английском языке в двойных фигурных скобках: например, {{orders_num}}.