Договор с самозанятым бухгалтером: как составить, на что обращать внимание?

Когда бизнес привлекает самозанятого бухгалтера, ему нужно учесть много нюансов. Например, у такого бухгалтера можно заказать конкретные работы или взять консультацию, но ему нельзя просто поручить весь бухучёт — это уже трудовые отношения. Рассказываем, как составить договор с самозанятым бухгалтером, как заказывать у него работы — и что учесть при сотрудничестве.

Самозанятый не может отвечать за учёт компании. Взять полную ответственность за бухгалтерию на себя может только сотрудник компании — например, генеральный директор.

Но самозанятый может помогать с учётом — оказывать разовые услуги. Для этого нужно действовать максимально грамотно. Самозанятому можно поручать любые задачи в области бухгалтерии — но каждую задачу нужно оценивать отдельно, прописывать в акте приёма работ и оплачивать по установленной цене.

При этом самозанятый не должен работать по графику компании и подчиняться её нормативным актам — все отношения регулирует договор.

Если что-то из этого нарушить, получатся не гражданские отношения, а трудовые.

Какие нюансы нужно учитывать при сотрудничестве. Мы собрали пять важных нюансов.

Самозанятый не может сотрудничать с компанией, которая уволила его 2 года назад или раньше. Привлечь бывшего бухгалтера, чтобы он оказывал услуги, не получится.

Самозанятый бухгалтер сам платит за себя налоги. Когда компания оплачивает его услуги, самозанятый должен предоставить компании чек и подписать акт выполненных работ.

Самозанятого могут снять с учёта по разным причинам. Если хотите максимально себя обезопасить — просите прислать справку о постановке на учёт перед заключением договора и перед каждым переводом денег.

А ещё в работе с бухгалтером важно проверять, что он:

• • не дисквалифицирован за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учёта и отчётности.
  • не участник судебных разбирательств по долговым обязательствам и экономическим преступлениям.

Договор с самозанятым бухгалтером должен:

• • Содержать реквизиты сторон.
  • Описывать оказываемые услуги, их стоимость, сроки и способ оплаты.
  • Указывать, как стороны отчитываются о выполненной работе.
  • Если документами обмениваются онлайн, содержать указание, на какой e-mail будут направлять скан-копии.

Если что-то не указать, компания получит сразу две проблемы. У налоговой будут вопросы к договору и тому, не пытается ли бизнес замаскировать под ним трудовые отношения. А в случае судебного спора с бухгалтером будет трудно доказать свою правоту.

Договор может быть рамочным — по нему можно сотрудничать годами и периодически привлекать бухгалтера для выполнения работ, описанных в договоре. К каждому такому договору нужно составлять приложение, в котором будет описано, что конкретно сделал бухгалтер, и сколько денег он за это получит.

В договоре с самозанятым бухгалтером стоит прописать:

• • Пункт, по которому бухгалтер должен использовать НПД. В этом же пункте стоит указать обязательство бухгалтера сообщить о том, что его статус изменился.
  • Пункт, по которому бухгалтер должен вовремя предоставлять чеки.
  • Штрафы за несвоевременное предоставление чека, неуведомление о смене статуса и некачественное оказание услуг.

В договоре нельзя прописывать:

• • режим работы — самозанятый волен оказывать услуги в удобное ему время.
  • выполнение нефиксированного объёма работ — самозанятые должны выполнять конкретные работы.
  • фиксированный оклад — самозанятые должны получать оплату за выполнение задач, основание оплаты — акт выполненных работ.

Если в договоре прописать что-то из запретного, налоговая может переквалифицировать договор в трудовой. Тогда компанию оштрафуют, заставят заплатить 13% НДФЛ от суммы контракта и страховые взносы — а ещё начислят пени.

В дополнение к договору стоит заключить с самозанятым соглашение об обработке персональных данных. Дело в том, что собирать и хранить чужую информацию можно только с письменного согласия человека — так работает ст. 24 Конституции РФ.

Договор можно подписать и на бумаге, и электронно.

Когда самозанятый оказывает услуги, он не может просто так подавать отчётность за компанию заказчика. «Базово» такое право есть только у сотрудников компании и тех, кто забирает на себя всю бухгалтерию компании.

Чтобы самозанятый мог подавать такую отчётность, ему нужно подключиться к системе ЭДО. Если этого не сделать, ему можно будет только готовить отчётность, но не подавать её.

Чтобы получить доступ к ЭДО, бухгалтеру нужно зарегистрировать ИП на НПД, получить доступ и доверенность от заказчика услуг. Если этого не сделать, компании нужно будет самой сдавать документы, которые подготовил самозанятый.

Иногда бизнес решает схитрить и передать самозанятому ЭЦП директора. Это очень рискованно. С этой ЭЦП самозанятый может творить что угодно — совершить преступление или увести деньги у компании. А отвечать будет директор — ведь доказать, что это делал не он, обычно невозможно.

Чтобы самозанятый мог представлять организацию при общении с ФНС, СФР и другими органами, ему нужна доверенность. Законность подобных действий внештатного бухгалтера отражена в ч. 3 ст. 7 402-ФЗ и ч. 3 ст. 29 НК.

Если самозанятый оказывает компании бухгалтерские услуги, с ним нужно заключить договор.

Задачи должны носить конкретный характер. Полная передача бухгалтерских услуг может быть расценена как трудовые отношения, и тогда договор будет переквалифицирован. Тогда ФНС может оштрафовать организацию, заставить заплатить страховые взносы и пени.

Самозанятый бухгалтер должен предоставить чек, подтверждающий перечисление ему вознаграждения — и вместе с заказчиком подписать акт приёма работ.
Если оформить доверенность, самозанятый бухгалтер сможет представлять компанию в госинстанциях.