Дистанционное сотрудничество с самозанятыми: решения и технологии

Сотрудничество с самозанятыми выгодно многим организациям и индивидуальным предпринимателям. Однако при этом нередко возникают сложности. Например, при дистанционном сотрудничестве с самозанятыми могут возникнуть трудности с получением закрывающих документов в отведённые сроки. Конечно, современные технологии позволяют обойтись без услуг обычной почты и наладить электронный документооборот (ЭДО). Но плательщикам НПД это не нужно, для них главное — получить оплату, а чеки и закрывающие документы бывают неважны. Как работать с самозанятыми через ЭДО.

Самозанятому нужно оформить только чек. Это делается в мобильном приложении «Мой налог». После оформления плательщик НПД может отправить заказчику ссылку на чек или его изображение. Получается, что приложение налоговой службы полностью закрывает его потребность в подготовке и отправке документов.

Заказчику требуются чек, договор и акты, подтверждающие выполнение работ или оказание услуг. Но при удалённом сотрудничестве с самозанятыми зачастую возникают проблемы, так как плательщик НПД: 

• не заинтересован в отправке документов;
• не хочет тратить время и деньги на оформление заказного письма.

Также необходимо заранее обсудить, как должен выглядеть документ. Иначе заказчик рискует получить акты, которые с юридической точки зрения будут составлены откровенно безграмотно, их нельзя будет использовать для подтверждения сделки и расходов.
Поэтому оптимальное решение при работе с самозанятыми — электронный документооборот. Он удобнее и быстрее. 

Электронный документооборот — это обмен цифровыми документами через интернет. Для того чтобы пользоваться этой технологией, понадобится специальная программа или сервис. Доступ к ним обычно платный.

ЭДО имеет ряд бесспорных достоинств, среди которых: 

• юридическая значимость документов, заверенных электронной подписью;
• быстрый обмен документами;
• отсутствие необходимости куда-то идти, чтобы отправить договоры и акты: всё делается на домашнем или офисном компьютере.

Минус ЭДО для самозанятых — это необходимость: 

• подключаться к определённому сервису;
• проходить процедуры верификации данных и идентификации личности, без которых нельзя получить электронную подпись: многие физические лица негативно относятся к подобным процедурам, не хотят делать фотографии и отправлять кому-либо сканы паспорта;
• тратить деньги на оформление электронной подписи: возможно, период сотрудничества с заказчиком будет коротким, а в дальнейшем подпись плательщику НПД попросту не понадобится.

Поэтому, к сожалению, нередко дистанционное сотрудничество с самозанятым предполагает, что его придётся уговаривать подключиться к ЭДО и получить всё, что для этого необходимо.

Есть три варианта электронной подписи для самозанятых, как и для всех прочих граждан: 

• простая;
• неквалифицированная;
• квалифицированная.

Простая подпись — это, например, комбинация логина и пароля. Она используется только внутри защищённого сервиса.

Неквалифицированная электронная подпись даёт возможность обнаруживать изменения, внесённые в документ после того, как он был подписан. Такая подпись создаётся с помощью специальных средств шифрования. Для того чтобы получить её, обычно требуется записать видеоролик с паспортом.

Квалифицированная электронная подпись тоже формируется с помощью специальных средств шифрования. Физическому лицу для её получения надо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Она обеспечивает более высокий уровень защиты и хорошо подходит для использования в электронном документообороте. Более того, её можно использовать вне ЭДО. Но понадобится специальная программа, позволяющая подписывать документ непосредственно в текстовом редакторе. Причём соответствующее программное обеспечение должно быть установлено у обеих сторон, обменивающихся документами.

Как правило, плательщику НПД достаточно простой или неквалифицированной подписи. Преимущество первого варианта — то, что простая подпись бесплатна, логин и пароль выдаёт сервис. Другой вариант — комбинацию «логин-пароль» — придумывает сам пользователь и сообщает её сервису. Пароль обычно требуется ввести дважды, для подтверждения.

Квалифицированная электронная подпись для плательщика НПД, наоборот, избыточна. Чаще всего она используется для оформления сделок с имуществом, например с недвижимостью. Не стоит настаивать на том, чтобы самозанятый заверял документы именно такой электронной подписью. Подобное требование может привести к тому, что потенциальный исполнитель просто откажется с вами сотрудничать.

Проблема удалённого сотрудничества с самозанятыми и организации электронного документооборота с плательщиками НПД решается с помощью специализированных платформ. Такие онлайн-площадки удобны заказчикам и исполнителям, потому что им не нужно оплачивать подключение к сервисам для ЭДО, настраивать специальное программное обеспечение, разрабатывать договоры, периодически сверяясь с актуальными требованиями законодательства. Все подобные вопросы уже решены платформой.

При работе с самозанятыми через специализированные платформы заказчики снимают с себя головную боль по сбору чеков и подписанию закрывающих документов, получают консультации по всем спорным вопросам, проверку статуса плательщика НПД и организовывают выплаты по заданиям в несколько кликов.

Работа через онлайн-платформы особенно удобна для организаций и ИП, которые сотрудничают с большим количеством самозанятых. Это позволяет сэкономить время и избежать ошибок.

При удалённом сотрудничестве с самозанятыми нередко возникают сложности с организацией обычного или электронного документооборота. Плательщик НПД не заинтересован в составлении и отправке закрывающих документов. Одна из причин, по которым он не хочет этим заниматься, — сложность получения доступа к соответствующим сервисам и оформления электронной подписи. Альтернативное решение — работа через специализированные онлайн-платформы. Подобные сервисы упрощают многие вопросы, касающиеся взаимодействия между заказчиком и исполнителем.