Антикризисное управление персоналом: руководство для HR-а

Построение грамотной системы управления персоналом — необходимое условие для выживания и развития бизнеса. Если раньше центральной проблемой была мотивация сотрудников и их привлечение в компанию, сегодня предложение превышает спрос на кадровом рынке. В то время как количество активных резюме соискателей неуклонно увеличивается, количество предлагаемых вакансий сокращается. Казалось бы, это облегчает задачу HR-службе, однако это не совсем так.

Сегодня на многих предприятиях наблюдается кризисная ситуация для управления: руководители вынуждены существенно экономить бюджет — чаще всего за счёт сокращения штата, минимизации бонусных выплат, отказа от дорогостоящего обучения сотрудников и других мотивационных инструментов. Это снижает лояльность сотрудников и влияет на качество их работы.

Традиционно оформление сотрудника в компанию проходит в несколько этапов:

• Собеседование с HR-менеджером и непосредственным руководителем. Этот этап сложно упразднить: личную беседу ничто не заменит. Однако можно заменить (полностью или частично) собеседование прохождением онлайн-тестов. Соискатель отвечает на ряд вопросов, которые уже дают общее понимание о его опыте работы и уровне компетенции. Таким образом можно отсеять явно не подходящих кандидатов, а личные встречи назначить лишь с теми, кто по основным критериям соответствует вакантной должности.
• Сбор и проверка документов кандидата на должность. Аккумулировать данные можно при помощи чат-ботов, форм для заполнения на сайтах, мобильных приложений. Ещё один способ, позволяющий ускорить сбор личных данных и исключающий ошибки при заполнении анкет, – распознавание документов по фотографии. Заполнение форм вручную занимает в несколько раз больше времени, при этом доля ошибок достигает 3,75%.

• Подготовка и подписание комплекта документов для оформления. Этот этап рекомендуется полностью автоматизировать в условиях реализации системы антикризисного управления персоналом. Множество программ и платформ позволяют сделать это быстро и эффективно: 1С, SAP, «Гарант», «Моё дело», «Документовед». Если ни одна из них не может быть интегрирована на вашем предприятии, возможна разработка уникальной системы (чаще – на базе 1С) именно для вашего бизнеса.
• Подача уведомления в МВД (если кандидат является нерезидентом). Данный процесс также легко автоматизировать в случае работы с исполнителями на аутсорсе.

Кадровый электронный документооборот — ещё один инструмент антикризисного подхода в стратегии развития предприятия. Его организация будет отличаться для сотрудников в штате и внештатных исполнителей.

Особенности кадрового ЭДО с сотрудниками в штате:

• необходима квалифицированная электронная подпись;
• не подходит для работы с привлечёнными исполнителями.

Какие документы могут быть предоставлены в электронном виде:

• комплект документов для трудоустройства;
• приказы;
• заявления;
• согласия;
• заявления на отпуск;
• табели учёта рабочего времени;
• ученические договоры.

Какие документы в рамках кадрового ЭДО могут быть переведены в цифровую плоскость в случае с внештатными сотрудниками:

• договор ГПХ и приложения к нему;
• акты выполненных работ;
• чеки для самозанятых;
• уведомления в МВД.

Какой формат сотрудничества выгоден для компании?

• Привлечение временного персонала.
• Поиск самозанятых в период сезонных пиков (в условиях резко возросшего спроса с прогнозом его снижения в дальнейшем).
• Проектные работы (по мере необходимости).

Во всех перечисленных выше случаях введение новой штатной единицы невыгодно для бизнеса: он заинтересован в том, чтобы быстро и без лишних сложностей решить возникшую задачу. При заключении же трудового договора ему будет сложно отказаться от услуг сотрудника: потребуется его сокращение с соответствующими выплатами либо поиск причин для увольнения. С самозанятым же сотрудничество заканчивается после выполнения поставленной задачи и не налагает на заказчика дополнительных обязательств

Автоматизация документооборота в условиях антикризисного управления персоналом: стратегия, инструменты и нюансы.

Рутинные задачи, связанные с ежедневным документооборотом, занимают огромное количество времени и требуют больших трудозатрат кадровой службы. Их цифровая трансформация – прямой путь к минимизации нагрузки на HR-менеджеров с перспективой оптимизации штата. Так, интеграция сервиса для автоматизации процессов при работе с самозанятыми позволила одному из наших клиентов сократить нагрузку на сотрудников кадровой службы при увеличении количества самозанятых более чем в 3 раза.

Какие процессы можно автоматизировать при помощи сервиса Qugo:

• Сбор документов.
• Формирование документов.
• Учёт документов.
• Подписание документов.
• Обмен документами.

Неквалифицированная электронная подпись позволяет перевести эти операции в цифровую плоскость. А это, в свою очередь, открывает большие возможности для автоматизации финансовых и кадрово-административных процессов.

Самозанятость активно развивается в последние годы, и в будущем эта тенденция сохранится. Такой формат сотрудничества, как привлечение самозанятых, позволяет решать задачи быстрее, при этом снижает до минимума нагрузку на HR-службу: заключение и расторжение договоров значительно упрощается.

Основные преимущества работы с самозанятыми:

• Гибкость и индивидуальный подход к исполнителям. Часто именно официальное оформление в штат повышает лояльность сотрудника к компании, однако и договор с самозанятым можно сделать на выгодных условиях для обеих сторон.
• Простые и понятные схемы работы. Отсутствие сложной многоступенчатой отчётности и других подводных камней.
• Снижение операционной нагрузки на кадры и бухгалтерию.
• Скорость принятия решений. Возможность быстро реагировать на возникший запрос часто имеет ключевое значение для компании: если ваш бизнес не развивается, нишу займут конкуренты.
• Экономическая эффективность. Заказчику услуг привлечение самозанятого обходится дешевле, чем оформление сотрудника в штат.

Продуманная система управления предприятием включает предотвращение рисков при взаимодействии с самозанятыми. Причиной для этого могут послужить:

• Оплата физлицу без статуса самозанятого. В случае использования платформы Qugo такие ситуации исключаются: перед каждой транзакцией проверка статуса исполнителя происходит автоматически.
• Утрата статуса у исполнителя в процессе выполнения им задания. Также контролируется сервисом в автоматическом режиме.
• Аннулирование чека. В случае отклонения или аннулирования чека исполнителем система оповестит об этом заказчика, чтобы максимально быстро прояснить и исправить ситуацию.
• Некорректно составленный договор (отсутствует объём работ, прописана ежемесячная оплата труда, работник подчиняется внутреннему трудовому распорядку, предусмотрена дисциплинарная ответственность, оказание услуг по договору носит систематический характер, предусмотрена материальная ответственность за исполнителем).
• Некорректные действия исполнителя (ИП или самозанятый использовал инструменты, материалы и оборудование компании и проводил работы на территории предприятия).

Используя все доступные инструменты антикризисного управления персоналом, руководитель имеет все шансы не только сохранить бизнес в сложных условиях, но и вывести его на новый уровень. Кризис всегда даёт возможности: игроки уходят с рынка, освобождая ниши, — конкуренция снижается. При правильной стратегии компанию ждёт успех.