Внештатный персонал: как сократить расходы бизнеса без рисков

Привлекать к выполнению проектных работ и оказанию разовых услуг внештатных исполнителей может быть выгодно для бизнеса. Заказчики смогут сэкономить на налогах и выплатах страховых взносов. Но это только в том случае, если взаимодействие происходит в рамках закона, а «внештатниками» являются плательщики налога на профессиональный доход (НПД). Сотрудничество с физлицами без специального налогового статуса не подразумевает такой экономии.

Стоит ли юрлицам привлекать внештатный персонал? И какие риски могут грозить бизнесу при таком сотрудничестве? Давайте разбираться.

Привлечение к выполнению задач внештатного персонала даёт возможность юридическим лицам и ИП не расширять свой штат, а заказывать разовые или проектные работы, а также сезонные услуги у нужных специалистов. К примеру, рестораторы могут на летний сезон набирать из «внештатников» дополнительное количество официантов, уборщиков и других исполнителей, которые в зимний период из-за отсутствия большого потока клиентов просто не нужны. Небольшие предприятия или ИП могут в конце отчётного периода заказывать услуги бухгалтеров – для помощи штатному специалисту.

Сотрудничать с внештатными исполнителями следует по договору ГПХ (гражданско-правового характера). Гражданско-правовое соглашение можно заключить как с физлицами без специального налогового статуса, так и с исполнителями, оформившими самозанятость (физлицами и ИП). При этом сотрудничество с физлицами без специального налогового статуса не имеет существенной выгоды: за них, как и за штатных сотрудников, придётся уплатить НДФЛ и страховые взносы.

Чтобы сократить расходы без негативных последствий для бизнеса, стоит привлекать самозанятых исполнителей только для разовых, сезонных или проектных работ. Согласно Федеральному закону №422-ФЗ, плательщики налога на профессиональный доход (НПД) освобождены от уплаты НДФЛ и страховых взносов. Самозанятые самостоятельно перечисляют налог по следующим тарифам: 4% – при взаимодействии с физлицами и 6% от дохода при сотрудничестве с юрлицами и ИП.

У сотрудничества с самозанятыми есть следующие преимущества для заказчиков: 

• Не нужно уплачивать за самозанятых НДФЛ и страховые взносы. Таким образом, заказчик сможет сэкономить: 13% НДФЛ, а также порядка 30% – страховые выплаты в Социальный фонд России (СФР).
• По закону заказчики выплачивают самозанятым только сумму вознаграждения. При этом нет ни премий, ни больничных, ни отпускных, ни каких-либо компенсаций. 
• Отсутствие отчётности по внештатному персоналу. Заказчик является налоговым агентом только для физических лиц, не имеющих специального налогового статуса. В случае сотрудничества с плательщиками НПД такая функция упраздняется. Самозанятые сами уплачивают налог, поэтому нет необходимости сдавать за них отчётность в ФНС (Федеральную налоговую службу) и СФР.
• Экономия на обустройстве рабочего места. Законодательство запрещает наделять самозанятых трудовыми функциями, закреплять за ними рабочее место и рабочий график. «Внештатники» получают вознаграждение не за трудочасы, а за выполненную услугу. Заказчик экономит значительные средства на обустройстве рабочего места: покупке мебели, компьютерной техники, униформы и т.д.

При сотрудничестве с внештатным персоналом есть следующие риски: 

• переквалификация отношений в трудовые;
• признание заказчика налоговым агентом;
• невозможность учесть в расходах затраты на услуги самозанятых.

Ниже рассмотрим подробнее.

Если ФНС заподозрит организацию в подмене трудовых отношений, то юрлицо или ИП ждут следующие негативные последствия: 

• оплата НДФЛ и страховых взносов за персонал, который был указан в документах как внештатный (причём оплачивать налоги и взносы придётся за всё время сотрудничества);
• предоставление отчётности в контролирующие органы: формы ЕФС-1 в СФР и форм 6-НДФЛ, РСВ (расчёт по страховым взносам), а также персонифицированных сведений в ФНС;
• компенсация всех невыплаченных премий, больничных, отпускных и т.д. за указанный период;
• оплата штрафов и пени, начисленных за просрочку уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Риск признания юрлица или ИП налоговым агентом возможен в следующих случаях: 

• самозанятый не выдал заказчику чек после получения оплаты за свои услуги;
• ФНС расценивает сотрудничество с внештатным персоналом как трудовые отношения;
• доход самозанятого не попадает под критерии, установленные законом №422-ФЗ;
• плательщик НПД получил годовой доход, превышающий установленную законом сумму 2,4 миллиона рублей;
• исполнитель закрыл самозанятость или утратил право пользования специальным налоговым статусом (ФНС будет рассматривать сведения, актуальные на момент выплаты вознаграждения).

Заказчик может учесть оплату услуг самозанятых исполнителей в своих расходах. Выплаченное вознаграждение можно будет вычесть из общей суммы доходов при УСН (упрощённой системе налогообложения «доходы минус расходы»). Также можно вычесть такие расходы из налога на прибыль.

Но юрлица или ИП не смогут учесть расходы на услуги внештатного персонала, если после оплаты им не был выдан чек. Для выдачи этого документа самозанятым не требуется кассовое оборудование – достаточно распечатать или переслать клиенту чек из мобильного приложения «Мой налог». Если же чек был аннулирован или выдан с ошибочными данными (другой суммой, некорректным назначением платежа или неправильными реквизитами), заказчик не сможет подтвердить свои расходы. Поэтому очень важно сразу проверять документ. Из-за неправильной суммы, некорректных реквизитов или неверно указанного назначения платежа у заказчика услуг могут быть неприятности. В этом случае, помимо неучтённых затрат, появится риск переквалификации отношений в трудовые. Это, в свою очередь, грозит дополнительными расходами, о которых мы написали выше.

Чтобы избежать риски, важно строго соблюдать требования законодательства и не допускать подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. Внештатный персонал может быть задействован исключительно на проектных работах с чётко обозначенным желаемым результатом. При этом не менее важно грамотно составлять гражданско-правовой договор. Необходимо исключать из текста документа пункты, которые имеют сходство с трудовым договором и могут вызвать подозрения у сотрудников ФНС.

Чтобы исключить возможность переквалификации сотрудничества с плательщиком НПД в трудовые отношения, важно придерживаться следующих рекомендаций: 

• Проверять статус самозанятых до момента подписания договора. Для этого достаточно запросить справку из мобильного приложения «Мой налог» (для ИП – выписку из ЕГРИП). Также можно самостоятельно проверить сведения на сайте ФНС. Платформа Qugo сама проводит проверку статуса ваших исполнителей в автоматическом режиме как перед началом сотрудничества, так и перед каждой новой выплатой. Это помогает избежать неприятностей с ФНС и особенно ценно, когда компания работает с большим количеством плательщиков НПД.
• Проверять корректность формулировок в гражданско-правовом соглашении. Важно, чтобы документ не содержал условий работы, должностных обязанностей, а также терминов, характерных для трудовых отношений.
• При сотрудничестве с плательщиками НПД необходимо внести в договор ГПХ пункт о том, что исполнитель будет нести ответственность за невыданный чек или умалчивание информации об утрате статуса самозанятого.
• Не наделять внештатный персонал трудовыми функциями. Самозанятые не должны соблюдать график работы предприятия, занимать оборудованное рабочее место, брать отпуск или больничный и т.д. Такие действия нарушают требования законодательства.
• Если вам нужно передать исполнителю подотчётное имущество, нужно заключить договор аренды. 
• Перед каждой выплатой вознаграждения необходимо проверять актуальный статус внештатного персонала. Независимый исполнитель может в процессе сотрудничества закрыть самозанятость или по другим причинам утратить право пользоваться статусом. В этом случае заказчику предстоят дополнительные расходы (доплата НДФЛ, страховых взносов и т. д.).
• После каждой выплаты гонорара требовать от самозанятого чек об оплате. Такой финансовый документ можно получить в мобильном приложении «Мой налог». Чек подтверждает не только правомерность расходов заказчика, но и тот факт, что на момент выплаты вознаграждения независимый исполнитель являлся плательщиком налога на профессиональный доход.
• После выполнения работ подписывать с исполнителем акт об оказании услуг. Данный документ поможет зафиксировать факт выполнения проекта, а также станет доказательством гражданско-правовых отношений между заказчиком и исполнителем. В случае спорных вопросов акт позволит подтвердить наличие сдельных отношений между исполнителем и заказчиком.

Чтобы минимизировать риск признания налоговым агентом по отношению к внештатному персоналу, юрлицам и ИП необходимо соблюдать следующие требования: 

• Обязательно проверять статус исполнителя. Причём проверку важно проводить не только перед подписанием гражданско-правового договора, но и перед каждой выплатой вознаграждения.
• Не сотрудничать с бывшими сотрудниками. Привлечение к разовым или проектным работам бывших работников возможно лишь в том случае, если уже прошло 2 года с момента их увольнения.
• Проверять правильность составления чека, полученного после оплаты услуг самозанятого.

Чтобы оградить бизнес от многочисленных рисков, нужно неуклонно следовать закону, а также внимательно относиться к составлению договоров ГПХ и проверке документов. К сожалению, это требует много времени и усилий. Иногда из-за невнимательности, нехватки времени или ресурсов заказчики допускают ошибки, которые впоследствии становятся критическими.

Современные сервисы помогают предпринимателям обезопасить свой бизнес, сотрудничать с независимыми исполнителями в рамках правового поля и экономить время. Одним из таких решений является использование онлайн-платформы Qugo. Сервис позволяет автоматизировать проверку контрагентов и максимально облегчить процесс взаимодействия с внештатными исполнителями. 

Qugo даёт возможность минимизировать риски при работе с внештатным персоналом. Платформа в автоматическом режиме формирует весь документооборот: договоры ГПХ, акты выполненных работ и чеки об оплате. Все эти документы архивируются и хранятся в личном кабинете пользователя.

Благодаря такому подходу ошибки исключаются, а эффективность сотрудничества повышается.