Учёт самозанятых в 1С

Многие компании привлекают для выполнения работ и оказания услуг. Это удобно и выгодно, потому что при сотрудничестве с фрилансерами не надо платить налоги и страховые взносы. Для расчётов с ними можно использовать программу 1С. Это помогает экономить время, вести учёт в соответствии с актуальным законодательство РФ, не удерживать НДФЛ и не платить страховые взносы с выплат самозанятым. Рассказываем, как заводить самозанятых в 1С, отражать услуги, делать выплаты с помощью этой программы.

Самозанятые — это физические лица, применяющие режим налога на профессиональный доход. Обычно сотрудничество с ними выглядит так: 

• компания или ИП заключает с исполнителем договор или создаёт оферту;
• самозанятый исполняет свои обязательства — оказывает услуги, выполняет работы, поставляет товар собственного производства;
• компания или ИП производит выплаты способом, который указан в договоре, — передаёт наличные, перечисляет деньги на карту, выполняет перевод на банковский счёт;
• самозанятый формирует чек в сервисе «Мой налог», отправляет его заказчику в мессенджере или электронной почте или распечатывает и передаёт в бумажном виде.

Чеки необходимо хранить: 

• ИП — в течение 4 лет;
• компаниям — в течение 5 лет.

Если ИП или организация ведёт бухгалтерский учёт в 1С, можно использовать эту программу в версии 3.0 или более поздней для учёта выплат самозанятым. Такая возможность доступна при использовании полного интерфейса. При этом в разделе «Главное-Функциональность», в пункте «Расчёты», должен быть установлен флажок рядом со строкой «Выплаты самозанятым».

Рассмотрим, как оформить выплаты самозанятым в 1С в индивидуальном порядке. Это делается в несколько этапов.

Первое, что нужно сделать, — завести контрагента в 1С. Для каждого самозанятого создаётся карточка. Для этого надо перейти в «Справочники», после этого — в «Контрагенты». «Вид контрагента» выберите «Самозанятый». В карточку нужно внести паспортные данные плательщика НПД и номер его банковского счёта. В графе «Вид контрагента» указывается «Физическое лицо». Поля «ОГРНИП», «Серия и № свидетельства» и «Дата выдачи» надо оставить пустыми.

После ввода данных нужно нажать на «Записать и закрыть». На этом карточка контрагента считается созданной.

Дальнейшие действия зависят от того, когда вы учитываете услуги от исполнителя: 

• если получение услуги вы будете оформлять позже, перед оплатой, создайте договор, в соответствии с которым будете работать и рассчитываться с плательщиком НПД;
• если хотите зарегистрировать услугу сразу после создания карточки контрагента, в таком случае договор можно будет завести позже, через документ «Поступление услуг».

Если вы планируете вести учёт услуг в 1С, договор с самозанятым надо будет создать один раз. Это можно сделать двумя способами: 

• через раздел «Справочники» — в этом случае надо выбрать самозанятого из списка;
• в карточке контрагента — при этом поле «Контрагент» заполняется автоматически.

Вне зависимости от того, какой вариант вы выберете, вам нужна вкладка «Договоры».

Плательщики в 1С проводятся как поставщики, за которых тоже не нужно платить налоги и взносы. Поэтому в строке «Вид договора» надо выбрать «С поставщиком». После этого нужно: 

• указать дату и номер договора;
• в графе «Наименование», если она не заполнится автоматически, ещё раз указать дату и номер договора или написать «С поставщиком».

Для завершения создания договора нажмите «Записать и закрыть».

Как провести услугу в 1С от самозанятого? Перейдите в «Покупки», затем в «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ «Поступление услуг». Для этого надо нажать на кнопку «Поступление».

Если вы регистрируете услугу от нового исполнителя, с которым у вас ещё нет договора, можно сразу создать нового контрагента. Для этого надо найти соответствующий пункт в выпадающем списке графы «Договор».

Если вы не первый раз сотрудничаете с этим плательщиком НПД, выберите нужного самозанятого в поле «Контрагент». Договор подтянется автоматически. Если договоров несколько, выберите тот, который требуется в данном случае.

Перед тем как перечислить самозанятому вознаграждение, рекомендуется проверить его статус в базе данных ФНС. Есть ряд причин, по которым самозанятый может утратить право на НПД. Если это произошло, придётся платить за него НДФЛ и страховые взносы, а если не заметить этого вовремя, то к платежам добавятся штрафы и пени за просрочку.

На сайте налоговой службы можно проверять самозанятых по одному. Если вы сотрудничаете с большим количеством плательщиков НПД, проверка займёт много времени. Предлагаем использовать онлайн-сервис Qugo для бизнеса: платформа сама проверит статус самозанятых в автоматическом режиме и не позволит провести выплату исполнителю, утратившему статус плательщика НПД, а также предоставит множество других полезных возможностей.

Если договор с фрилансером подразумевает безналичную оплату, чтобы произвести списание с расчётного счёта в 1С, надо создать платёжное поручение: 

• вручную — в разделе «Банк и касса», из которого надо перейти в «Банк», а потом в «Платёжные поручения»;
• автоматически — из документа «Поступление услуг», в котором надо нажать «Создать на основании» и выбрать «Платёжное поручение».

Для загрузки готового платёжного поручения в личный кабинет или приложение банка надо нажать «Провести и закрыть», а затем «Отправить в банк».

Если предусмотрена оплата наличными, необходимо сформировать РКО, расчётный кассовый ордер. Это тоже можно сделать: 

• вручную — в разделе «Банк и касса», где нужно перейти в «Кассовые документы» и нажать на «Выдача»;
• автоматически — через документ «Поступление услуг», где нужно выбрать «Создать на основании» и нажать на «Выдача наличных».

При безналичном расчёте понадобится выписка из банка. Если у вас настроена интеграция с банком, нужный документ загрузится автоматически. Если интеграции нет, его надо сформировать вручную. Для этого нужно: 

• скачать банковскую выписку из приложения или личного кабинета банка;
• перейти в раздел 1С «Банк и касса», из него — в «Банковские выписки»;
• нажать «Загрузить».

Данные из платёжного поручения подгрузятся в выписку, надо лишь проверить их и нажать «Провести и закрыть».

Формирование чека и отправка его заказчику — обязанность самозанятого. Компании этот документ необходим, ведь без него налоговая может начислить НДФЛ, страховые взносы и штрафы. Также чек нужен, чтобы учесть вознаграждение самозанятого в расходах по ОСН, УСН «Доходы минус расходы» или ЕСХН.

В некоторых случаях организация или ИП просит плательщика НПД подписать акт выполненных работ. Он пригодится, если исполнитель недостаточно качественно выполнил работы, сорвал указанные в договоре сроки или испортил арендованное оборудование. В документе «Поступление услуг» есть графа «Акт №». В ней можно указать номер чека или акта, если вы его запрашивали.

Как загрузить чек самозанятого в 1С, чтобы этот важный документ не потерялся? Его можно прикрепить к РКО или платёжному поручению, используя значок в виде скрепки.

Как отразить самозанятых в 1С? Это делается в несколько этапов, причём в программе есть все инструменты, которые для этого понадобятся. Нужно завести карточку на каждого плательщика НПД, создать договор, зарегистрировать оказанные ими услуги и выполненные работы. Также 1С позволяет осуществлять выплаты самозанятым наличным и безналичным способом. Важно следить за тем, чтобы самозанятый присылал чек, подтверждающий факт расчёта, и сохранять его.